PORTAL DE COMPRAS: 5 VANTAGENS QUE SUA EMPRESA PODE OBTER

Toda empresa que quer otimizar seu departamento de compras precisa adotar uma solução para criar um portal de compras.

Segundo especialistas, esse setor pode representar até 60% do faturamento da empresa.

Ou seja, quanto mais otimizado estiver o processo, mais a sua empresa economizará e obterá vantagem competitiva.

A criação do portal pode ser feita por meio do e-procurement, uma solução que agiliza os processos de gestão da cadeia de suprimentos (suppy chain) e, como consequência, traz uma redução dos custos relacionados à compra dos insumos.

Por isso, este post apresentará 5 vantagens de usar o e-procurement para gerenciar as compras da sua empresa.

Portal de compras e e-procurement: como obter vantagens?

Os sistemas de e-procurement consistem em soluções que permitem a compra e a venda de serviços e produtos diretamente pela internet ou a ambientes virtuais que cotar e fechar algumas operações.

Geralmente, esse sistema é utilizado em empresas B2B (business-to-business, ou seja, que vendem diretamente para outras empresas), porque essa solução aumenta as chances de encontrar fornecedores ou compradores qualificados.

Já os portais são sistemas voltados para o suporte ao processo de compras e recebimento, podendo ou não fazer a integração com outros sistemas de gestão.

A partir desse sistema otimizado, é possível gerenciar toda a cadeia de suprimentos e garantir que clientes, fornecedores e parceiros internos trabalhem em parceria.

Ao usar o e-procurement para criar o portal de aquisição de suprimentos, a empresa obtém diferentes vantagens. Veja quais são elas:

1. Melhoria na gestão de custos

Gerenciar as compras impacta diretamente a redução de custos, porque a empresa consegue controlar suas despesas de acordo com os centros de custo existentes e por meio da identificação de quanto cada departamento corresponde ao faturamento.

No caso de já haver, ou se adotar, um limite para o orçamento mensal de cada setor, o portal também impossibilita que esse montante seja ultrapassado.

Isso representa, no final das contas, uma margem de lucro maior porque se gasta menos para produzir o mesmo produto.

2. Monitoramento eficiente dos indicadores de resultados

A melhoria da gestão e a consequente redução de custos requerem o controle das atividades por meio da adoção de indicadores de resultados.

Eles devem ser constantemente analisados e o uso de um portal específico para as compras permite ter acesso a dados atualizados e, como consequência, a indicadores mais confiáveis.

3. Aumento do lucro direto na compra

O sistema voltado para as compras permite comparar as diversas informações dos fornecedores, como o preço, comparando-as com indicadores e informações estratégicas, o que garante a compra do melhor produto.

Outra vantagem é poder negociar melhor com os fornecedores, tendo subsídios para solicitar descontos, prazos maiores de pagamento etc.

4. Alinhamento dos processos e eficácia da comunicação

Diversos setores da sua empresa precisam do departamento de compras.

Quando o processo de comunicação entre esses centros de custos não é eficaz, o resultado é compras erradas, problemas na quantidade de itens, aquisições urgentes que não seriam necessárias etc.

Por meio de um portal, é possível organizar as informações, fazer o acompanhamento de solicitações e aquisições e reduzir os erros.

Além disso, é possível estipular quanto cada comprador conseguirá solicitar de uma vez sem que seja necessária uma autorização via sistema.

5. Melhoria da transparência dos processos de compras

O departamento de compras gerencia um valor grande de negociações diárias e isso é ainda maior em empresas grandes.

Ter um processo bem documentado, de fácil acesso e organizado é fundamental para que não sejam perdidos dados durante o processo.

E-procurement IBID

A IBID possui um sistema de e-procurement que facilita a gestão da cadeia de suprimentos e traz economia para as empresas devido à redução dos custos para a aquisição de insumos.

O sistema trabalha diretamente com a possibilidade de rastreabilidade e auditabilidade, além de promover o trabalho em equipe de compradores e fornecedores, o que aumenta a eficácia e a transparência de todo o procedimento de compras.

O sistema da IBID trabalha com foco em 8 módulos, que podem ser instalados conforme a necessidade da sua empresa:

• Requisição: todos as demandas podem ser publicados para o departamento de compras, segmentando de acordo com o foco do comprador e o estilo da solicitação. Assim, é possível priorizar as demandas e identificar aquelas que possuem um fluxo menor e mais rápido.

• Recebimento: o follow-up de compras preventivo e corretivo é pode ser realizado para que os processos ocorram da melhor forma possível. Além disso, é possível compartilhar com os fornecedores os dados dos bens e serviços comprados.

• Pedido: os pedidos podem ser facilmente gerenciados e relacionados a um acordo de fornecimento, o que permite uma administração instantânea. O sistema envia automaticamente os pedidos para a empresa vencedora da cotação e o fornecedor pode verificar o pedido rapidamente, evitando atrasos por falhas de comunicação ou divergências.

• Contrato: os acordos de fornecimento podem ser compartilhados com os fornecedores, tendo especificados o período de validade, o teto negociado de acordo com o valor ou a quantidade e as listas de preço. Os pedidos podem ser gerados automaticamente, o que aumenta a produtividade e a eficiência.

• Cotação: nesse processo, as necessidades de compras são publicados para os fornecedores, o que faz com que as propostas sejam padronizadas. Todas as etapas do processo ficam visíveis e a documentação é disponibilizada para maior transparência do processo.

• Financeiro: as contas relativas aos fornecedores a pagar são detalhadas. Isso evita atrasos e desgastes nos relacionamentos com os fornecedores. A publicação de históricos de fatura também é uma vantagem, porque os fornecedores podem fazer o acompanhamento próximo.

• Gestão de fornecedores: os fornecedores podem ser auto-cadastrados e sua qualificação pode ser gerenciada. As informações cadastrais dos fornecedores também podem ser checadas e atualizadas de acordo com os dados da Receita Federal e outras fontes de consulta.

• Follow-up das compras: o contato com os fornecedores pode ser feito automaticamente por meio eletrônico, aumentando a pontualidade da entrega.

Essas vantagens apenas demonstram que o portal de compras é um grande aliado para fazer a requisição, o recebimento, o pedido, o contrato, a cotação, o financeiro, a gestão de fornecedores e o follow-up das compras.

Se você busca uma solução que oferece todas essas vantagens e que é fácil de usar e tem boa integração com diferentes ERPs, procure a IBID acessando o nosso site.