4 DICAS DE COMO A NF-E PODE AJUDAR NO CONTROLE DAS COMPRAS

Você lida com notas fiscais todos os dias na sua empresa, certo?

Já parou para pensar em como a NF-e pode ajudar no controle das compras e do estoque?

Esses documentos são utilizados como recibos da venda de serviços e produtos e são obrigatórios pela legislação.

Porém, também podem ser utilizados para ajudar a controlar os itens no inventário e aqueles que devem ser adquiridos.

Quer entender melhor como fazer essa relação?

Confira no post de hoje.

Como a NF-e pode ajudar no controle das compras

Os departamentos de Compras e de Estoque devem trabalhar em conjunto em uma empresa.

O segundo deve fazer um controle efetivo das mercadorias que entram e saem, verificando os itens que estão em falta ou que devem ser adquiridos por estar em sua quantidade mínima.

Automaticamente o setor de Compras é acionado.

Ele recebe as solicitações de produtos que devem ser adquiridos e verifica o fornecedor que está mais adequado ao pedido.

O que vale nesse momento é verificar o custo-benefício, não somente o preço.

Até aqui, tudo bem. Mas você deve estar pensando: qual a relação da NF-e com esses processos?

A resposta é simples. A nota eletrônica permite ter um rápido acesso aos dados das compras anteriores.

Com eles é possível identificar quanto foi pago, quando a última aquisição ocorreu, o valor de cada item, o custo do frete, entre outros detalhes.

Para conhecer melhor as vantagens que a NF-e pode trazer para o controle de compras e estoque preparamos uma lista para você.

Veja a seguir:

1. Comparação entre itens comprados e que estão no estoque

As notas fiscais emitidas permitem analisar quais foram os últimos itens adquiridos e quantas unidades foram compradas.

A partir disso é possível fazer uma comparação com o inventário para se certificar de que o controle de estoque foi realizado adequadamente.

Caso haja alguma inconsistência é preciso identificar onde a falha ocorreu.

2. Análise de preços

As operações de compra de fornecedores são recorrentes e é importante que você analise as variações de preços que ocorrem nos produtos.

É dessa forma que você conseguirá economizar dinheiro para a sua empresa.

Com a NF-e você pode verificar quanto pagou na(s) última(s) compra(s) e identificar se o fornecedor está cobrando a mais agora.

Essa informação também oferece subsídios para negociar melhor e chegar a um preço razoável para a sua empresa.

Caso não seja possível negociar a transação, pode-se encontrar outro fornecedor, que conte com um preço mais atrativo.

3. Avaliação de valores gastos com as compras

Uma das maneiras de verificar como estão as compras da sua empresa é verificar quanto foi gasto em determinado período de tempo.

As notas fiscais emitidas são uma boa forma de fazer isso, já que, quando organizadas, fornecem um cenário real e rápido dos valores despendidos.

Por exemplo: você pode verificar quanto gasto no ano X e comparar com os valores do ano Y.

Analisando as questões econômicas e inflacionárias é possível perceber se a variação de preços foi condizente com a realidade ou se a gestão de fornecedores deve ser mais efetiva para evitar custos altos com as aquisições.

4. Eficiência na gestão de estoques

O ideal é que as empresas trabalhem sempre com o estoque mínimo, um conceito que indica manter armazenada a menor quantidade necessária para atender as demandas dos clientes.

Ou seja, é um equilíbrio entre o total de vendas e os custos relativos ao armazenamento.

Observar os dados das NF-e assegura uma melhor previsão da demanda e a identificação de períodos de sazonalidade.

Assim é possível gerir melhor os estoques.

Gostou dos motivos de como a NF-e pode ajudar no controle das compras e do estoque?

Coloque essas ideias em prática e veja como isso vai ajudar no dia a dia do seu negócio.

Para melhorar ainda mais essas questões, aproveite e leia o post Gestão de Compras: 10 dicas para melhorar na sua empresa.