AUTOMAÇÃO DE CONTAS A PAGAR: POR QUE INVESTIR?
Você sabia que a automação de contas a pagar pode ser a solução ideal para melhorar seu gerenciamento? Além, é...
Você sabia que a automação de contas a pagar pode ser a solução ideal para melhorar seu gerenciamento? Além, é claro, de evitar falhas, multas e otimizar toda a área financeira do seu negócio!
Sabemos que o setor de contas a pagar é um dos mais complexos e sensíveis de uma empresa. Afinal, o fluxo de capital é alto, assim como as penalidades, no caso de atrasos, pagamentos duplicados e falhas de controle.
Caso esses problemas ocorram também pode haver um impacto extremamente negativo no relacionamento com fornecedores e parceiros. Mas, então, o que fazer para minimizar os principais problemas do setor?
Bom, dois itens são fundamentais: organização e automação de contas a pagar! Vamos entender melhor como começar a fazer esses ajustes e quais serão os benefícios para o seu negócio?
Dificuldades dos processos de contas a pagar

Antes de entrarmos no tema automação de contas a pagar, precisamos visualizar quais os desafios que devem ser combatidos. Afinal, a inclusão de ferramentas e tecnologias precisa ser focada nas deficiências do seu negócio. Para, então, diminuir gargalos e otimizar o gerenciamento de contas a pagar.
Além, é claro, de facilitar e agilizar funções que podem ser realizadas em menos tempo, com maior nível de produtividade e melhores retornos financeiros.
Veja abaixo alguns dos itens que podem ser a causa da ineficiência de contas a pagar:
Deficit tecnológico
Hoje é praticamente impossível imaginarmos a vida sem tecnologia, não é mesmo? Então, por que o Brasil ainda apresenta um déficit tecnológico tão grande em relação a outros países?
De acordo com a Federação Internacional de Robótica (IFR), o país está na 39ª posição entre as nações que mais utilizam tecnologia. Vale ressaltar que o ranking é composto por 44 países.
E mais, apesar do crescimento tecnológico durante a pandemia, o Índice de Automação do Mercado Brasileiro 2020 ainda está em 0,267. Esse índice quantifica o nível de automação dos setores industriais, de comércio e serviços, em uma escala de 0 a 1.
Esse déficit se dá, em grande parte, pelo alto custo na importação de tecnologias inovadoras, mas não apenas. Há uma clara resistência à atualização de metodologias, processos e condutas, por parte das empresas e gestores.
Seja por acreditarem que a atualização não terá retornos, por receio em modificar algo que já está estabelecido ou que o trabalho com capacitação e adequação será superior que o ganho em eficiência.
Descentralização
O excesso de processos offline, ou seja, sem auxílio da tecnologia, faz com que as empresas trabalhem em pontos separados e não integrados. Quanto maior o porte do negócio, mais descentralizado ele se torna.
Isso no caso de empresas sem automação de contas a pagar!
Estamos falando de uma descentralização tanto dentro do próprio setor, quanto em relação às demais áreas da empresa. Afinal, sem as ferramentas digitais, dificilmente as empresas conseguirão manter a integração entre diferentes setores e processos.
Gerenciamento
O gerenciamento é, sem dúvidas, um dos pontos mais problemáticos do setor de contas a pagar. E o principal motivo é a falta de organização!
Se você trabalha nesse setor já deve ter passado pelo susto de saber, de última hora, que um boleto está para vencer. Ou que determinado fornecedor antecipou algum recebimento.
Mas, por falha na comunicação, essa informação não chegou a tempo ao responsável pelo pagamento. Isso, claro, atrapalha toda a engrenagem financeira da empresa e pode ter impactos no relacionamento com clientes, parceiros e colaboradores.
Quanto mais “humanizados” forem os processos de contas a pagar, mais recorrente se tornam essas falhas de comunicação, organização, documentação, etc. E isso torna o processo de gerenciamento lento e ineficiente.
Não é à toa que essa etapa é uma das mais deficitárias dentro do setor de contas a pagar.
Por que é tão importante investir na automação de contas a pagar?

Com a automação de contas a pagar é possível eliminar algumas falhas humanas que podem gerar altos prejuízos para a empresa. Como o atraso reiterado de um fornecedor importante, que pode deixar, inclusive, de ter a sua empresa como prioridade.
Ou falha no pagamento de taxas e tributos, que pode, em casos graves, paralisar as atividades da empresa.
Ou seja, sem a automação de contas a pagar temos um cenário de baixa eficiência, taxas altas de erros, prejuízos financeiros e perda de vantagem competitiva.
Além, é claro, de uma empresa completamente descentralizada, sem fluidez ou integração.
Vamos analisar melhor as vantagem de investir na automação de contas a pagar?
Integração
Um dos principais problemas financeiros de uma empresa é o volume de entradas ser inferior ao de saídas. Bom, você talvez esteja pensando que isso não é nenhuma novidade. Mas precisamos aprofundar um pouco mais nessa questão.
As contas a pagar e a receber não ocorrem todas em um único dia, certo? Isso quer dizer que além do planejamento financeiro regular, precisamos de um mapa mais pontual dessas operações. Não basta focarmos em diminuir custos e aumentar a receita, se não há um diálogo entre os dois setores.
Com a integração, o gestor poderá selecionar quais são as melhores datas para pagamento conforme as entradas da empresa. É exatamente nesse ponto que a automação no gerenciamento se torna ainda mais importante. Afinal, realizar esse processo manualmente não é uma estratégia muito escalável, não é mesmo?
Mapeamento de custos
A automação de contas a pagar também facilita a visualização e compreensão dos custos reais da empresa. Quando investimos em boas ferramentas, podemos ter acesso a gráficos, categorias e dados valiosos para o controle financeiro.
Com o mapeamento dos custos e sua categorização é muito mais simples e efetivo realizar um planejamento de redução de gastos. Além de identificar fornecedores com melhores preços, descontos e prazos.
Economia
Como mencionado acima, a automação de contas a pagar também evita a duplicidade de pagamentos, atrasos e multas. Mas a economia não para por aí, com a minimização de falhas e o aumento da eficiência dos processos temos um barateamento ainda maior dos custos.
Assim como queda de gastos relacionados a retrabalho.
Agilidade
Outra vantagem da automação é agilizar todos os processos do setor de contas a pagar. Desde o cadastro de contas, listagem dos vencimentos, baixa, até o gerenciamento de contas e pagamentos.
Confiabilidade
Com mais agilidade, eficiência e menos erros, a sua empresa aumenta o nível de confiança perante o mercado.
O armazenamento de dados e processos, por meio da tecnologia, também é fundamental para combater fraudes internas e externas.
Isso ajuda a sua empresa a desenvolver e manter uma imagem de segurança, solidez e autoridade.
Saiba mais: COMO DIMINUIR O RISCO DE FRAUDES NAS COMPRAS?
Agora que você já compreendeu a importância da automação no setor de contas a pagar, vamos ver como dar início a esse processo?
Como começar a automação de contas a pagar?
1. Mapeamento de processos
O primeiro passo para automatizar o setor de contas a pagar é compreender todos os processos dessa área. E, de preferência, funções e setores que estejam diretamente ligados a ele, como o financeiro e compras. Isso, claro, se houver uma divisão clara entre eles.
Para facilitar a automação de contas a pagar, é preciso, portanto, fazer um mapeamento detalhado de todas as atividades e processos envolvidos.
2. Análise de demanda
O segundo passo é analisar o desempenho de cada função. Assim ficará mais fácil identificar os gargalos, ineficiências e pontos com maior acúmulo de funções burocráticas e repetitivas, para determinar quais ferramentas são mais emergenciais.
Lembrando que a nossa meta é diminuir ao máximo ações humanas, principalmente nessas atividades repetitivas, como cadastro de contas, por exemplo.
3. Planejamento
O terceiro passo da automação de contas a pagar é o planejamento. Quanto mais objetivo e claro ele for, melhor. Nele precisam estar:
- Objetivos e metas;
- Prazo do processo de automação;
- Equipe responsável por cada etapa e função;
- Cronograma de implantação;
- Ferramentas, estratégias e estruturas necessárias para a automação;
- Planejamento orçamentário;
- Plano de treinamento e capacitação do time para lidar com as novas ferramentas.
Apesar de objetivo, é importante que o planejamento seja quantitativo, com detalhamento numérico e considerando todos os dados necessários. Por exemplo, a meta é diminuir os custos do gerenciamento em 3%, quais áreas? Ou o prazo de cada etapa do processo de automação será de 6 meses e o prazo final será de 3 anos.
4. Escolher as ferramentas ideais para o seu negócio
O quarto passo, na realidade, ocorre em simultâneo ao planejamento. Afinal, as ferramentas e estratégias de automação precisam constar no plano.
E essa escolha dependerá exclusivamente da demanda do seu negócio, baseada no mapeamento e na análise de processos realizada anteriormente. Afinal, as soluções devem sanar os problemas enfrentados pelo seu negócio.
5. Colocar o plano em prática e monitorar resultados
Com o planejamento em mãos e as ferramentas adequadas é o momento de colocar a automação de contas a pagar em prática! Mas o processo não acaba por aí.
Falamos sobre a importância de quantificar e detalhar as metas e objetivo, certo? Esse item é fundamental no momento de monitorar os resultados de cada etapa da automação de contas a pagar.
Afinal, assim é possível fazer o comparativo do desempenho de cada etapa do processo. E, caso ele não esteja atingindo os resultados esperados é o momento de readequar o planejamento, alterar as ferramentas e estratégias escolhidas, inserir complementos de infraestrutura, novas metodologias, verificar se existem falhas ou falta de capacitação da equipe.
Quais processos podem ser automatizados?
Falamos acima sobre escolher as melhores ferramentas para a sua empresa. E, para isso, é fundamental saber quais processos podem ser otimizados com a automação. Veja só:
Lançamento e Pagamento de Faturas

Automatizar o lançamento e o pagamento de faturas é uma das melhores soluções para diminuir trabalhados repetitivos, falhas, atrasos e ineficiências no setor de contas a pagar.
Dessa forma não é preciso lidar com inúmeros papeis em cima da mesa, ou na caixa de emails, correndo risco de algo ser esquecido, ou computado duas vezes.
Comprovantes de pagamento
Hoje, grande parte dos pagamento são realizados digitalmente, seja pagando a fatura diretamente no app ou site da instituição financeira, por transferências, QR code etc. O fato é que esse processo já ocorre de forma automatizada.
Porém o envio de comprovantes e a publicação deles no histórico de contato com o fornecedor pode apresentar falhas. Ao investir em uma ferramenta de automação de contas a pagar e compras essa comunicação pode ocorrer de maneira mais rápida e organziada.
Melhorando, assim, o relacionamento com os fornecedores e otimizando o processo de acompanhamento.
Gerenciamento de fornecedores
Uma das tarefas mais básicas do setor de contas a pagar é o registro e a gestão de fornecedores. Com a automação é possível realizar o auto cadastro, assim como a qualificação por categoria de fornecimento e o acompanhamento documental.
Possibilitando, inclusive, a conferência e atualização dos dados cadastrais com base nas informações geradas pela Receita Federal, Sintegra e outras.
Não deixe de ler: RELACIONAMENTO ESTRATÉGICO COM FORNECEDORES – COMO FAZER?
Comece a automação da sua empresa com IBID
Nossa plataforma de compras trabalha para agilizar todos os processos de Supply Chain, minimizando os custos operacionais. Inclusive as etapas citadas acima. Com a nossa ferramenta a sua empresa tem acesso a funções que permitem rastreabilidade e auditoria no processo de aquisição de materiais e serviços, provendo transparência e eficiência.
Além de promover colaboração eletrônica entre compradores e fornecedores, tornando-os reais parceiros de negócios.
Veja abaixo um pouco mais sobre os nossos números:
- Mais de 40 clientes, que revolucionaram o setor de compras e alcançaram resultados incríveis;
- 20 bilhões de reais em transações nos últimos dois anos;
- Mais de 300 mil fornecedores cadastrados.
Como conseguimos fazer isso? Como funções como:
- Gestão de Fornecedores, com propostas padronizadas e automatizadas, base de dados atualizada, comunicação ágil e eficaz.
- BI – Business Intelligence, com indicadores de performance (KPIs) focados para a necessidade de suprimentos. Além de gráficos inteligentes, sinalizadores de tendências e riscos;
- Follow-up preventivo e eletrônico;
- Etc.
Essas funções auxiliam na automação e na integração entre sistemas logísticos. Possibilitando, desta forma, que todos os processos se comuniquem em tempo real, com fluidez na troca de informações e facilidade no monitoramento
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