5 DICAS PARA FAZER UMA GESTÃO DE NF-E EFICIENTE

A nota fiscal eletrônica se tornou uma exigência em todas as empresas.

Você já deve estar lidando com ela ou, se ainda não estiver, precisa se adequar logo.

A gestão de NF-e vem no mesmo caminho e melhorou muito nos últimos anos.

Isso ocorreu a partir do tratamento das informações por meio de um sistema eletrônico conectado à Receita Federal. Em que isso impacta?

Em maior facilidade para o trabalho do empreendedor e em uma gestão mais organizada.

Para melhorar esses processos na sua empresa vamos apesentar 5 dicas para gerir melhor as NF-e e conquistar melhorias e avanços. Vamos lá?

Gestão de NF-e

A realidade do uso de notas fiscais eletrônicas ainda traz dúvidas para muitos empreendedores.

Vários desconhecem quais são as vantagens do desenvolvimento de metodologias para manter o controle desses arquivos. Além disso, não sabem como podem utilizar essa questão a favor do negócio.

As dicas a seguir vão trazer indicações para armazenar e gerenciar melhor as suas NF-e. Confira:

1. Assegure a segurança das NF-e

A legislação obriga que os documentos fiscais sejam armazenados pelo prazo mínimo de 5 anos. Essa regra também é válida para as NF-e.

O problema é que muitos empreendedores as armazenam como se fossem notas físicas.

Esse é um erro que pode levar a empresa a ter prejuízos.

Arquivos físicos contêm um grande risco de perdas, seja por desorganização, seja por um acidente. Notas armazenadas em HDs, pendrive, CDs etc.

também podem ser facilmente perdidas.

O ideal é guardar as NF-e em um serviço de armazenamento online.

Nesse caso os arquivos ficam salvos em servidores externos, o que elimina o risco de perdas e aumenta a organização.

Se o fisco solicitar a apresentação de uma ou mais notas elas poderão ser facilmente acessadas e a empresa não sofrerá a aplicação de multas.

2. Otimize o rastreio e a organização

O total de notas fiscais eletrônicas emitidas aumenta conforme a empresa cresce.

Ao mesmo tempo isso requer mais organização dos documentos para evitar a perda de prazos e de validação das notas, o que poderia causar prejuízos e dificultar o desenvolvimento do negócio.

As notas devem ser arquivadas de forma segmentada, com opções de rastreamento por destinatário, data, volume de vendas, valor e volume de produtos.

Essa ação facilita o monitoramento e o acesso às notas.

3. Mantenha uma boa comunicação com o contador

Esse profissional deve estar a par de tudo o que acontece em nível contábil na sua empresa.

Enviar um grande número de notas de última hora para a contabilidade pode dificultar o trabalho e até mesmo ocasionar erros.

Recomenda-se que o contador tenha acesso a todas as notas para facilitar o serviço.

Com o armazenamento online é possível fazer isso utilizando um login e senha.

4. Mantenha um controle financeiro das notas

A empresa deve ter o hábito de avaliar continuamente os prazos e pagamentos das NF-e.

Problemas e atrasos no pagamento de fornecedores podem ocasionar prejuízos e até mesmo fazer com que o desenvolvimento do negócio seja mais tardio.

A prática de verificar os prazos e pagamentos melhora a gestão financeira e os trabalhos dos departamentos de Compras e Estoque, por exemplo.

Com isso a empresa consegue crescer de forma saudável.

5. Verifique a autenticidade das notas

O destinatário da NF-e tem a obrigação de verificar a autenticidade dos arquivos.

Em caso de haver dúvidas é preciso entrar em contato com a empresa que fez a emissão.

A autenticidade pode ser verificada no site da Secretaria de Estado da Fazenda emissora e as possíveis falhas devem ser corrigidas para evitar problemas futuros.

Essas 5 dicas ajudam você a ter uma gestão de NF-e melhor e mais otimizada. Que tal implantar essas ideias agora mesmo?

Para conhecer mais sobre as notas fiscais eletrônicas leia o post deste link e saiba quais são os tipos e quando utilizá-los.