5 DICAS PARA IDENTIFICAR FALHAS NO PROCESSO DE COMPRAS

Todos os dias a sua empresa adquire matérias-primas e materiais.

O setor responsável emite as solicitações de itens necessários, avalia os fornecedores, escolhe aquele que é melhor e realiza diversas outras atividades.

Esse processo é feito automaticamente, mas você já parou para identificar falhas no processo de compras?

É bem provável que sua resposta seja não.

A correria do dia a dia e os problemas e imprevistos que surgem dificultam um acompanhamento mais eficaz.

No entanto, se você não começar a monitorar essa questão, poderá ter problemas.

Isso porque o setor de Compras pode aumentar os lucros e fazer a empresa conquistar vantagem competitiva.

Caso não haja esse acompanhamento, os resultados não serão tão satisfatórios e podem piorar com o passar dos meses.

É por isso que no post de hoje vamos abordar os principais aspectos que interferem no processo de compras e quais cuidados são necessários para garantir que sua empresa potencializará seu desempenho.

Confira as dicas que preparamos a seguir:

1. Mapeie os processos

O mapeamento de processos é a prática que permite identificar como o negócio opera e quais são os passos executados para que o trabalho seja realizado.

É assim que você poderá identificar os primeiros gargalos.

A identificação precisa dos processos permite analisar as falhas existentes e criar ações eficazes, que vão ajudar a solucionar o problema.

O mapeamento requer a avaliação de alguns pontos principais, entre eles:

• Fornecedores;
• Entradas, que são as informações e materiais utilizados para que o processo seja realizado;
• Fluxo das atividades;
• Saídas, que são o produto do encerramento de informações e materiais trabalhados;

Essa análise permite desenhar a maneira como os processos ocorrem.

É o chamado fluxograma. A partir dele é possível implementar soluções para os problemas e acompanhar os resultados a fim de ter certeza de que o novo método está surtindo o efeito esperado.

2. Utilize indicadores de desempenho

Para que um processo possa ser melhorado é necessário acompanhar seus resultados.

Isso é feito por meio dos indicadores de desempenho, que são uma ferramenta de gestão que permite verificar se as metas e objetivos estão sedo atingidos.

A mensuração também facilita a identificação de quais recursos e esforços devem ser empregados para que as metas traçadas sejam atingidas.

Se o resultado for negativo, está na hora de pensar qual falha ocorreu, se os recursos são insuficientes ou se o método de trabalho é ineficiente.

A finalidade é saber quais processos exigem atenção maior e quais são as estratégias que permitem o alcance dos objetivos.

3. Selecione bem os fornecedores

Sua empresa precisa de fornecedores e eles são verdadeiros parceiros de negócio.

Além disso, a má qualidade do serviço ou do produto vendido por eles impacta o resultado do seu produto final e, consequentemente, o desempenho do negócio.

O processo de seleção se torna, portanto, fundamental para a garantia de uma boa performance.

Nesse momento busque referência, avalie o mercado, confira a opinião de outras empresas clientes e conte com uma plataforma de e-procurement, que facilita a pesquisa pelos melhores fornecedores.

Lembre-se de que o preço não é o fator principal.

O ideal é trabalhar com o custo-benefício, ou seja, o fornecedor que oferece o melhor produto ou serviço e possui o valor mais baixo.

Caso sua empresa possua uma lista de fornecedores completa, uma ideia é tentar desenvolvê-los.

Forneça feedbacks, implante políticas de melhorias e verifique se eles estão alinhados às suas metas e valores. Outra ideia interessante é solicitar uma certificação de qualidade, que ajuda a revigorar a supply chain.

4. Integre a gestão de compras a outras áreas

A gestão de compras deve estar alinhada com a estratégia do negócio e a outros departamentos.

Dois setores que devem estar diretamente relacionados são o estoque e o comercial.

O estoque depende das compras corretas para assegurar que a demanda será atendida e fornece informações para o departamento de Compras a respeito da necessidade de mercadorias e matérias-primas.

Já o comercial depende do estoque e, consequentemente, do setor de Compras, para garantir as vendas.

Esse compartilhamento de informações permitirá que os clientes sejam atendidos de modo adequado.

Portanto, esteja atendo ao compartilhamento de informações entre os setores, já que a falta de comunicação pode levar a gargalos produtivos e problemas nas tomadas de decisão.

5. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é sempre uma aliada dos negócios.

Um software de compras é imprescindível para padronizar processos e identificar falhas que devem ser corrigidas.

Esses benefícios são devido ao fato de a automatização de tarefas reduzir a quantidade de erros e retrabalho.

Ou seja, o trabalho se torna mais preciso e as informações ficam centralizadas, podendo ser acessadas pelos colaboradores sempre que necessário.

O software de compras ainda possibilita gerar relatórios e acompanhar os resultados.

Assim consegue-se identificar problemas que devem ser corrigidos para evitar imprevistos maiores.

Gostou de saber como identificar falhas no processo de compras?

Aproveite as dicas e coloque-as em prática.

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