6 DADOS E INDICADORES DE COMPRAS INDISPENSÁVEIS E COMO ANALISÁ-LOS

Como os dados e indicadores de compras podem afetar o faturamento da sua empresa?

Analisar dados e indicadores de compras pode reduzir consideravelmente os custos operacionais e aumentar, portanto, seu faturamento. Por outro lado, uma leitura equivocada também é capaz de impactar negativamente e gerar resultados desastrosos.

O mau gerenciamento do setor de compras e da supply chain pode causar muitos prejuízos para toda a cadeia produtiva, com gastos elevados, negociações ruins, previsão de demanda equivocada, falhas de estoque e uma infinidade de possíveis falhas.

Saber como extrair boas estratégias dos dados e indicadores de compras vai potencializar o resultado do seu gerenciamento de compras. Mas quais informações são relevantes e como ler e fazer a análise correta delas?

Bom, montei um guia com os principais dados e indicadores de compras, erros que você, definitivamente, precisa evitar e dicas para montar as melhores estratégias.

Vamos lá?

Boa leitura.

Importância dos Dados e Indicadores de compras

Não é possível gerenciar qualquer setor empresarial sem informações mensuráveis. Dados, números, e suas análises, ajudam o gestor a enxergar informações extremamente relevantes, como:

• Falhas, problemas e deficiências no setor;
• Velocidade dos processos e atividades;
• Eficiência da aplicação de estratégias;
• Suporte para definir novas prioridades.

O objetivo dos dados e indicadores de compras é fornecer embasamento numérico para o gestor visualizar a situação desejada (meta) e a atual (resultados). Para, então, compreender quais são as diferenças entre elas e como ele pode minimizar este hiato.

Ou seja, trazer a realidade o mais próximo possível da meta estipulada.

As áreas que demandam KPIs e análises dentro do setor de compra são:

• Captura de pedidos;
• Gerenciamento de inventário;
• Gerenciamento de compras;
• Gestão de fornecedores;
• Produção;
• Fabricação;
• Armazenamento e
• Transporte

Bom, grande parte dos gestores sabem o quão importante são os dados e indicadores destas áreas, mas o volume das informações pode ser assustador. Principalmente para médias e grandes empresas.

O segredo, portanto, é selecionar quais deles impactam mais nos resultados do setor. A minha dica é: selecione dados e indicadores de compras que mensurem:

• Saving (economia feita);
• Cost avoidance (custo evitado);
• Qualidade e
• Desempenho

Alguns gestores focam nos dois primeiros grupos, mas pecam na avaliação da qualidade e desempenho das suas estratégias. Essa deficiência acaba por chegar no consumidor final e prejudica substancialmente o faturamento, fidelização e experiência do consumidor.

3 principais indicadores de Compras

Os principais indicadores de desempenho, ou KPI’s, são:

Lead Time

Lead time é o tempo de aprovisionamento, ou seja, intervalo de tempo entre a chegada do produto até a entrega do produto final ao consumidor. É, portanto, o tempo necessário para que o produto percorra todas as etapas de produção.

É um dos dados e indicadores de compras que merecem uma atenção especial. Afinal, pode ser interpretado de maneira equivocada. A frase: “quando menor o lead time melhor” é uma falácia.

A produção deve levar o tempo suficiente para garantir a qualidade sem que ferramentas, pessoas ou processos tenham tempo ocioso. Isso quer dizer que o lead time deve ser otimizado e não estritamente minimizado.

Saiba mais: LEAD TIME DE COMPRAS: QUAL A IMPORTÂNCIA PARA SUA EMPRESA?

Prazo médio de pagamento (payment terms)

O payment terms pode ser usado em diversos setores, inclusive B2C, neste artigo nosso foco é em dados e indicadores de compras. Portanto, deve-se atentar para o prazo médio de pagamento a fornecedores.

Ou seja, período – ou idade média – das duplicatas a pagar. Esse indicador ilustra as negociações entre compradores e fornecedores. Quanto maior for o prazo médio de pagamento maior o intervalo de “respiro” para quitar as duplicatas.

Como calcular o prazo médio de pagamento (PMP):

PMP = (Pagamento a Fornecedores/Compras)X 360

Onde Compras = Custo das Mercadorias Vendidas(CMV) – Estoque Inicial(EI) + Estoque Final(EF).

Exemplo numérico

Se EI = 400; EF = 420; Pag. Fornecedores = 380, CMV = 1.400 então:

Compras = 1.400 – 400 + 420 = 1.420

PMP = (380/1420)X360 = 96,33

Saiba mais sobre: PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO: COMO CALCULAR NA SUA EMPRESA.

Saving

Saving é um dos dados e indicadores de compras mais falado, e buscado, pelos profissionais da área. Não à toa, ele sinaliza o quanto a sua empresa conseguiu economizar em comparação ao planejado.

A área de compras abre inúmeras possibilidades para economia inteligente, se o gestor conseguir implementar boas estratégias de contenção de gastos é este indicador que mostrará um resultado real.

O saving é um indicador de economia real, quando analisamos o valor pago e o valor esperado(orçado). Mas também pode ser utilizado para medir economias não esperadas. Como, por exemplo, uma mercadoria que deveria ficar em estoque por determinado período, mas devido à otimização do processo, ela foi utilizada antes.

Ou seja, o saving aqui é de tempo e de capital parado. Dos dados e indicadores desta lista, o saving é o mais utilizado para medir a eficiência das estratégias do setor.

Erros comuns na definição de KPIs

A matemática da definição de dados e indicadores de compras não é complexa. Na verdade, existem inúmeras ferramentas e sistemas que ilustram estas informações em gráficos e planilhas. A grande dificuldade está em definir os KPIs e dados relevantes.

Vamos analisar 3 erros e dificuldades mais comuns.

Desequilíbrio entre indicadores financeiros e operacionais

Existem indicadores financeiros e operacionais, os primeiros mensuram o gap entre os valores reais e os planejados. Já os operacionais indicam o desempenho e eficiência dos processos.

Ambos são importantes em uma boa gestão de dados e indicadores de compras.

Mas, não podem ser lidos e interpretados separadamente. Senão caímos na economia burra, priorizando o corte de gastos em detrimento do valor agregado aos processos e produtos.

Selecionar indicadores sem uma estratégia estabelecida

Os dados e indicadores de compras citados neste artigo são úteis para grande parte das empresas, mas é preciso compreender que eles indicam eficiência, que é uma grandeza, por si só, não numérica.

Portanto, é preciso estabelecer um valor ideal no planejamento estratégico para que, comparado aos dados reais, os gestores possam mensurar se as aplicações atendem às expectativas, ou seja, sejam eficientes.

Por exemplo, não faz sentido estabelecer prioridade nos indicadores operacionais se a saúde financeira da empresa exige um controle dos gastos. Portanto, montar uma estratégia é fundamental para selecionar os indicadores que merecem mais atenção.

Não realizar o acompanhamento e ajustes

O objetivo de implementar estratégias com dados e indicadores de compras é que as soluções – e resoluções – tornem-se cada vez mais eficientes e novas estratégias sejam desenvolvidas. Acreditar que elas são perpétuas e rígidas é um erro bastante comum.

Mas que pode trazer prejuízos e investimento ineficiente de capital financeiro e pessoal. Minha sugestão é que você estabeleça prazos para acompanhar cada indicador, e crie novas metas e planejamentos periodicamente.

3 Dados importantes para o setor de compras

Se você notar dados e indicadores de compras se misturam, afinal todo indicador carrega dados relevantes, certo? Então vamos elencar mais alguns dados que podem ser muito úteis antes de tomar decisões e montar estratégias:

Giro de Estoque

O tempo que a mercadoria permanece em estoque é um dado que, se analisado corretamente, pode evitar inúmeros prejuízos. Se o giro de estoque é mais lento do que deveria, algumas mercadorias podem vencer, por exemplo.

Além de o investimento parado ser alto e o custo de manutenção torna-se maior do que deveria.

Afinal, as chances dos produtos e insumos serem danificados aumenta com o tempo de estocagem. O ideal é que os gestores analisem produtos super-estocados, e montem um planejamento para minimizar o intervalo entre a compra, o uso e a venda do produto final.

Analisar e acompanhar o giro de estoque também é fundamental para compreender a liquidez de cada produto e programar corretamente futuras compras. Evitando assim excesso ou falta no estoque.

Leia mais: 6 PASSOS PARA FAZER UMA GESTÃO DE ESTOQUE EFICIENTE.

Custo e evolução de preços dos suprimentos

Os custos dos suprimentos são dados fundamentais para um bom gerenciamento do setor de compras. Afinal, são os principais fatores de impacto no faturamento de uma empresa.

Comparar o custo efetivo atual e o anterior ajuda a criar uma linha evolutiva de valores, o que facilita a compreensão de tendências e sazonalidades dentro do setor. Com estes dados o gestor pode se antecipar a altas de preços e negociar melhor em períodos de queda.

Saiba mais: 5 DICAS PARA LIDAR COM A SAZONALIDADE PARA SEU NEGÓCIO.

DOT – Entrega no tempo (Delivery on Time)

Este é um dos dados e indicadores de compras que ajudam a mensurar a eficiência logística. Trata-se da porcentagem de pedidos que foram entregues no prazo pelas transportadoras.

A indicação de especialistas é que esta porcentagem seja de 90%, ou seja, o ideal é que 90 de 100 produtos sejam entregues no tempo estipulado. Trata-se, entretanto, de uma dado estritamente quantitativo e não qualitativo.

Afinal, analisa apenas as datas e não se a entrega foi feita corretamente, seguindo as especificações, etc.

Ainda assim é um dado que pode ser utilizado em estratégias de otimização da cadeia de logística e em estratégias de melhoria na experiência do cliente e customer success, se usado em conjunto com outros dados qualitativos.

Na prática, todos estes dados servem como indicadores, basta que haja um dado ótimo para se comparar a realidade e verificar o desempenho das ações, projetos ou estratégias.

Ou seja, é fundamental que o gestor realize comparativos, tanto com informações anteriores quanto com metas futuras. Por exemplo, se foram realizadas 250 entregas no tempo isso é bom, correto?

Mas, e se as entregas em atraso foram 350? E se no mês anterior você teve 550 entregas no tempo? Percebe que dados sem comparativos não carregam informações de valor? Exatamente por isso que é fundamental ter bons gestores e estrategistas, e montar uma análise de dados e indicadores de compras eficiente.

Mas como fazer isso? Montei um passo-a-passo para você começar hoje a desenvolver um planejamento de leitura e análise das informações mais valiosas da sua empresa.

Vamos lá?

Como montar a análise de dados e indicadores de compras

1.º Passo – Monte a sua estratégia.

Fazer a análise dos resultados de faturamento, custos, falhas e avaliações é o passo que antecede a criação do planejamento.

Com estas informações em mãos a equipe de estratégia pode visualizar quais pontos demandam mais atenção, para então construir um planejamento que ataque especificamente estes pontos.

2.º Passo – Determine quais indicadores possuem prioridade.

Traçada a estratégia é possível estabelecer prioridades baseadas nos objetivos pretendidos, tais como:

• Corte de gastos;
• Aumento de produtividade;
• Diminuição de tempo em estoque;
• Otimização do período de processo produtivo;
• Maximização do faturamento;
• Etc.

Desta maneira, a escolha dos indicadores torna-se mais assertiva.

Por exemplo, se a ideia é maximizar o faturamento, os gestores precisam ficar de olho em métricas de churn, satisfação do cliente, customer success, custos e perdas durante o processo produtivo.

3.º Passo – Estabeleça prazos

Como você já sabe, usamos dados e indicadores para entender qual o gap entre as metas do planejamento e os dados reais. O objetivo de acompanhá-los e analisá-los é que este hiato torne-se cada vez menor.

Faz-se necessário, portanto, estipular qual o prazo para atingir tal objetivo. Esse passo é fundamental para manter o foco na resolução de problemas.

4.º Passo – Determine quais ferramentas serão usadas

O 4.º passo é fundamental para a eficiência da análise dos dados e indicadores de compras. As soluções de e-procurement fornecem a maior parte das informações necessárias para a análise de dados e indicadores de compras.

No e-procurement da IBID, por exemplo, o gestor terá acesso a todos os KPIs indispensáveis para uma boa gestão de fornecedores. Solicite uma demonstração gratuita para conhecer as funcionalidades desta ferramenta.

Leia mais: SOFTWARE DE COMPRAS E E-PROCUREMENT: 5 BENEFÍCIOS PARA O SEU TRABALHO.

5.º Passo – Acompanhamento e análise das informações

O último passo é acompanhar e ler os dados objetivos deste levantamento. Não existe uma ferramenta que leia dados, interprete-os, sugira ferramentas e soluções. Este é um trabalho exclusivo da equipe de estratégia.

Alguns dos dados e indicadores parecem ser facilmente interpretáveis, mas uma boa análise consegue ir além, linkar informações e descobrir falhas mais profundas. Essa habilidade pode estabelecer resoluções a longo prazo.

Feito isso o próximo passo é criar novas estratégias pautadas nas melhorias e descobertas deste processo.

Conclusão

Pronto para criar estratégias eficientes com os principais dados e indicadores de compras?

Tenho certeza que sim!

Afinal, neste post você conheceu algumas métricas e informações valiosíssimas para otimizar o setor de compras. Tais como:

• Saving;
• PMP;
• Lead Time;
• DOT;
• Giro de Estoque
• E muito mais.

Mas, sabemos que os dados e indicadores são apenas números, cabe a equipe especializada determinar quais deles são relevantes para a estratégia estabelecida. E, claro, o que as informações colhidas significam de fato para o planejamento estratégico.

Só assim é possível desenvolver melhorias e sanar falhas no setor. E, para facilitar o gerenciamento de fornecedores e a análise de dados e indicadores de compras, indiquei a ferramenta de e-procurement da IBID.

Afinal, não é sempre que as informações estão visíveis e claras para os gestores.

As conexões e análises corretas corroboram para otimizar o gerenciamento da Supply Chain. E, consequentemente, aumentar o faturamento, minimizar custos e potencializar a eficiência do processo produtivo.

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