AUDITORIA INTERNA E AUDITORIA EXTERNA: QUAL A MAIS ADEQUADA PARA SEU SETOR DE COMPRAS?

Você já realizou uma auditoria interna na sua empresa? E uma auditoria externa?

Esse processo tem o objetivo de identificar elementos que podem comprovar ou não a eficácia e a adequação das ações desenvolvidas pela organização.

Ao abordarmos as atividades especificamente do setor de Compras, esses processos servem para verificar se os procedimentos foram realizados da forma correta, por exemplo, a seleção de cotações.

Quando a auditoria deve ser realizada e qual sua importância?

É o que vamos responder neste post.

Qual a importância da auditoria?

A empresa que não conta com controles adequados nem tem transparência nas informações está imersa em um verdadeiro caos.

Essa situação pode trazer diversos prejuízos, como problemas financeiros, queda nas vendas, interrupção da produção, um valor muito alto parado em estoque, entre outros problemas.

Nesse caso a auditoria serve para identificar os problemas e indicar soluções.

O auditor é o profissional especialista na função que ajuda a entender os riscos inerentes ao seu negócio, como as falhas que ocorrem, o não cumprimento de uma norma ou de requisitos exigidos para os processos ou produtos.

Esses erros são chamados de não conformidades e devem ser ajustados para evitar que a empresa tenha prejuízos com eles.

Para exercer bem sua função, o auditor deve:

• Conhecer os controles internos da empresa;
• Identificar os setores importantes e conhecer seus processos;
• Verifcar se a empresa já passou por outra auditoria anterior e conhecer os relatórios gerados;
• Definir prazos para cada etapa do trabalho.

A auditoria pode ser interna ou externa.

Cada uma delas tem suas características, vantagens e desvantagens.

O que é a auditoria interna?

Esse processo é realizado por um profissional interno da empresa.

Ou seja, ele não é contratado especificamente para isso nem é chamado um terceirizado.

Um colaborador, na realidade, é desviado de sua função temporariamente para fazer a auditoria.

A principal finalidade desse modelo é atender as necessidades do negócio.

Ele mostra como está o cenário atual da empresa e indica se os objetivos do planejamento estratégico estão sendo atendidos.

Assim é possível tomar melhores decisões e ter dados que subsidiam essa etapa.

As vantagens desse modelo de auditoria são:

• Fiscalização dos controles internos e análise da eficiência deles;
• Fornecimento de informações precisas sobre a situação da organização;
• Indicação de erros em procedimentos e processos, bem como a sugestão de atitudes preventivas ou corretivas;
• Atenção com relação a erros e fraudes, o que exige maior colaboração dos funcionários;
• Impedimento de pagamentos indevidos;
• Garantia de que os processos são registrados.

O que é a auditoria externa?

Esse modelo também é chamado de independente, porque a empresa contrata um profissional ou empresa terceirizada para fazer a análise.

O auditor verifica as políticas e procedimentos internos adotados e indica as falhas que ocorrem.

A diferença para o outro tipo de auditoria é o fato de que esse profissional não tem preocupação com a prevenção e detecção de irregularidades ou fraudes, apesar de elas poderem surgir ao longo do processo.

As principais vantagens são:

• Maximização da confiança da empresa perante os stakeholders;
• Comprovação da precisão dos registros contábeis;
• Cumprimento das exigências estatutárias;
• Objetividade, já que o profissional externo não tem ideias preconcebidas.

Para que serve a auditoria no setor de Compras?

O departamento de Compras tem o objetivo de adquirir os recursos necessários para a empresa considerando o melhor preço, custo-benefício e quantidade, sempre cuidando com as exigências de qualidade.

As requisições de compra devem seguir as indicações da empresa e serem realizadas por meio da emissão de uma ordem de compras formal.

O profissional deve fazer pelo menos 3 cotações com diferentes fornecedores.

Até aqui, tudo bem. Qual o papel da auditoria?

Verificar se os processos de seleção dessas cotações foram registrados e armazenados de maneira adequada e se eles seguiram os procedimentos exigidos.

Também é uma forma de verificar se o profissional de Compras realmente optou pela melhor oferta.

É por isso que as decisões de escolha de outro fornecedor que não seja o mais competitivo devem ser aprovadas pela direção.

Outras questões verificadas especificamente na auditoria de Compras é se:

• Os itens pessoais foram adquiridos pelos canais de compras da empresa, o que é proibido;
• A centralização de compras de matérias-primas foi avaliada de maneira formal;
• Os fornecedores exclusivos existem devido às exigências de qualidade e se foram aprovados em âmbito gerencial;
• As devoluções de materiais ou qualquer outra alteração que implique a dedução de valores foram informadas para o setor financeiro;
• Os materiais que devem ser devolvidos aos fornecedores estão formando estoques, o que deve ser evitado;
• Os contratos de serviços foram analisados e aprovados pelo departamento Jurídico;
• A função de compras indiretas é realizada por pessoas autorizadas;
• A compra de serviços é baseada em coleta e avaliação de preços de diferentes fornecedores e quando isso não for possível a seleção deve ser autorizada pelo nível gerencial.

Existem outras situações que podem ser verificadas pela auditoria no setor de Compras.

Escolher entre a interna ou a externa depende do seu caso, já que uma não substitui a outra.

Para saber qual é o tipo mais adequado, você deve lembrar sempre de que a interna é voltada para a verificação e preparação para os ajustes dos desvios.

Já a externa serve para comprovar ao mercado que as informações são transparentes e a empresa adota as melhores práticas.

Entendeu por que a auditoria interna e a auditoria externa devem ser realizadas?

Para melhorar o funcionamento do setor de Compras da sua empresa, leia o post Fraude em compras: o combate ganha importância na gestão das companhias.