COMO PREVENIR FRAUDE NO SETOR DE COMPRAS – 7 DICAS!

Saber como prevenir fraude no setor de compras é um estratégia que pode evitar grandes prejuízos e punições legais.

Se você acompanha os noticiários e as manchetes já deve ter notado que interesses pessoais, ou até mesmo políticos, podem comprometer a ética e a legalidade de processos corporativos.

O setor de compras é um dos mais afetados por essa conduta, muitas vezes usado para lavagem de dinheiro, troca de favores políticos ou comerciais. Isso acontece, em grande parte, porque o setor lida com uma alta movimentação financeira, contratos e negociações que podem ser camuflados ou alterados.

Estudos nacionais e internacionais calculam que mais de 70% das empresas brasileiras já sofreu algum tipo de episódio de fraude. Mesmo contando com auditorias internas.

A revista Exame fez uma matéria, em 2018, sobre o tema e citou o levantamento realizado pela consultoria KPMG. Segundo o mesmo, a apropriação indébita de recursos da empresa representa 56% das ocorrência, sendo a principal natureza dos casos de fraude no setor de compras.

Segundo a mesma pesquisa, fraudes corporativas atingem, atualmente, 74% das empresas brasileiras. Esse número é alarmante e pode trazer prejuízos financeiros e de imagem para as empresas de todos os portes.

Será que é possível diminuir essas porcentagens? Você sabe como prevenir fraude no setor de compras?

Neste artigo você vai compreender melhor condutas consideradas fraudes, quais os principais impactos dentro da empresa e como prevenir fraude no setor de compras.

Como prevenir fraude no setor de compras?

Como mencionei, o setor de compras é um dos mais suscetíveis a fraude. E não estamos falando apenas de grandes golpes que saem na mídia. Segundo o dicionário, fraude é “qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever; logro.”

Isso quer dizer que qualquer ato praticado por funcionários, gestores e parceiros que tenham intenção de sobrepor seus interesses sobre o da empresa com o intuito de lesá-la é considerado fraude.

Você pode estar se perguntando: Ah mas consideramos fraude apenas aquelas condutas que geram rombos significantes para a empresa, não é?

Na verdade, não! Se o motorista responsável pelo transporte da sua mercadoria pede para que a nota do almoço seja um real a mais do que o valor gasto isso é fraude. Tanto quanto um acordo de interesses pessoais entre o seu gestor de logística e um fornecedor de insumos.

Uma empresa que encara um pequeno logro como conduta comum, natural, não conseguirá implantar uma cultura de ética sólida.

Leia mais: COMPRAS COM ÉTICA: POR QUE SUA EMPRESA DEVE AGIR DESSA FORMA?

Consideramos fraude, portanto:

• Acordos que não visem os interesses da empresa;
• Furtos internos de peças e produtos;
• Superfaturamento;
• Desvios;
• Acordos paralelos (fora do conhecimento da empresa);
• Emissão de notas com valores alterados.

Tipos de fraude no setor de compras:

Existem inúmeras formas de fraudes em empresas públicas e privadas. Neste artigo vamos nos ater às fraudes no ambiente corporativo e, mais especificamente, no setor de compras.

Fraude de Pagamento

Pagamentos de funcionários fantasmas, forjar, alterar ou usurpar benefícios de outros colaboradores são alguns dos exemplos mais comuns de fraudes de pagamento.

Fraude de contabilidade

Esse tipo de fraude no setor de compras acontece quando gestores ou responsáveis pela contabilidade maquiam dados, resultados ou informações antes de apresentá-las. Algumas práticas comuns a este tipo de fraude são a supervalorização de ativos ou ocultação de passivos.

Os objetivos, normalmente, são: cativar investidores, inflacionar preço de ações ou fornecer dados para solicitar empréstimos adicionais.

Fraude de aquisições

Fraude de aquisições no setor de compras refere-se: a licitação, propostas ou pedidos de pagamento de bens e serviços que não foram entregues, ou o tenham sido em quantidades inferiores.

Fraude de informações

Informações manipuladas referente a capacitações, formação ou dados pessoais do contratado. Também podemos incluir aqui incompatibilidade entre o horário de trabalho acordado e o tempo cumprido (e informado) pelo colaborador.

Fraude em despesas

Essa é uma categoria de fraude no setor de compras típica de serviços prestados fora do ambiente da empresa. É considerada fraude qualquer tipo de cobrança de ressarcimento com custos de viagens, hospedagem, alimentação além do que o realmente gasto.

Existem casos extremos que os colaboradores acusam despesas que nem ao menos ocorreram.

Fraude de recebimento ou exploração indevida de ativos

Refere-se a conduta de receber ou realizar pagamentos além do verificado e disponibilizado oficialmente pela empresa.

Cabe neste tipo de fraude no setor de compras também utilizar equipamentos, insumos e ferramentas para uso particular sem a devida autorização, causando prejuízos ou desperdícios.

Como prevenir fraude no setor de compras?

Prevenir fraude no setor de compras não é um processo muito simples. Principalmente, porque uma empresa possui inúmeras áreas passíveis de condutas desta natureza. O financeiro/administrativo e o setor de compras ocupam o ranking dos setores mais preocupantes.

Focar em áreas de maiores riscos, portanto, pode facilitar – ou otimizar – o controle de fraudes. Mas algumas outras práticas também podem ajudar a evitar, investigar e prevenir fraudes. Veja abaixo:

Auditoria e gestão de riscos

Uma das melhores formas de prevenir fraude no setor de compras é fazer auditorias rotineiramente. Para garantir a eficiência destes processos é fundamental que o seu time de auditoria interna possa atuar de forma independente para monitorar se as políticas estão sendo cumpridas.

As auditorias podem ser internas, externas ou mistas. O ideal é que as internas ocorram com maior frequência e as externas em intervalos de tempo maiores.

Leia mais: AUDITORIA INTERNA E AUDITORIA EXTERNA: QUAL A MAIS ADEQUADA PARA SEU SETOR DE COMPRAS?

Já a gestão de riscos deve fazer parte da rotina estratégica do setor de compras. Quando construímos planejamento e fazemos a gestão baseada em riscos podemos:

• Prever possíveis ameaças;
• Desenvolver estratégias que minimizem as possíveis consequências, caso algo dê errado;
• Ter consciência das questões que não podem ser minimizadas, nem evitadas. Desta forma é possível terceirizar as responsabilidades ou transferi-la para outro setor mais capacitado.

A gestão de riscos ajuda na avaliação aprofundada dos fornecedores e colaboradores. Isso quer dizer que podemos vislumbrar a possibilidade de haver fraudes externas ou mistas no futuro.

Governança Corporativa

Falamos recentemente sobre a importância da Governança Corporativa no setor de compras, se você perdeu este post clique no link abaixo:

GOVERNANÇA CORPORATIVA – É UM BOM INVESTIMENTO PARA A SUA EMPRESA?

Se você leu este artigo sabe que os princípios fundamentais da Governança Corporativa são:

• Transparência;
• Equidade;
• Prestação de Contas (accountability);
• Responsabilidade Corporativa.

Claramente ter uma equipe especializada em governança corporativa ajuda a prevenir fraude no setor de compras e agiliza a detecção quando – e se – ocorrer.

Conhecer a sua equipe

Sempre que contratamos colaboradores o objetivo é construir uma equipe alinhada com as metas e propostas da empresa. Mas alguns profissionais, antes de serem contratados, tendem a aumentar a sua capacitação. E isso é mais comum do que você imagina.

É extremamente corriqueiro inserirem no currículo cursos, graduações, experiências e capacitações que não fizeram de fato.

Se você não sabe o real histórico de atividades, conhecimentos e experiências dos colaboradores não é possível prever qual a sua conduta referente ao tema. Isso quer dizer que conhecer melhor os candidatos pode ajudar a prevenir fraude no setor de compras da sua empresa.

A melhor forma de evitar contratar profissionais não capacitados é fazer entrevistas, testes, solicitar diplomas e avaliações psicológicas. Além, é claro, de procurar recomendações e ficar atento ao histórico trabalhista do candidato.

Veja também: AS HABILIDADES QUE OS COMPRADORES DEVEM POSSUIR NO MUNDO DIGITAL.

Processos transparentes

Muitas empresas, hoje, colocam em sua descrição que os resultados e atividades são de acesso público. O objetivo é passar ao público a ideia de transparência. Mas que, na prática, nem sempre ocorre.

Isso não acontece apenas com empresas que agem de má fé, deixar a vista todas as informações e condutas pode comprometer a vantagem competitiva frente aos concorrentes. E, caso a empresa esteja passando por momentos difíceis, pode gerar preocupação e até afastamento de alguns clientes e parceiros.

Mas é indispensável criar uma cultura de ética e transparência dentro da empresa para prevenir fraude no setor de compras.

E, como em qualquer ambiente, o exemplo é fundamental. Se os colaboradores perceberem que a empresa camufla ou modifica resultados e processos eles entenderão que podem fazer o mesmo.

Contratos inteligentes

O que são contratos inteligentes e como funcionam?

Você deve ter notado que o principal antidoto para prevenir fraude no setor de compras é estabelecer condutas transparentes dentro da empresa. Os contratos inteligentes, baseados na estratégia de blockchain e na descentralização conseguem atingir um nível de transparência muito benéfico para a empresa.

Resumidamente, contratos inteligentes são realizados de forma digital, baseados em um código de programação e com todas as normas, deveres e direitos especificados. O grande diferencial é que as informações contidas não podem ser alteradas e todas as pessoas (nós) da rede possuem acesso e controle do cumprimento do contrato.

Como já sabemos, quanto mais pessoas tiverem acesso às práticas de uma empresa menores são as probabilidades de fraudes corporativas, não é mesmo?!

Quer saber mais sobre o assunto? Então leia nosso artigo:

Soluções tecnológicas

Neste tópico temos um facilitador de fraudes e um solucionador. A tecnologia, assim como toda ferramenta, se não for usada adequadamente e para os devidos fins pode prejudicar ao invés de auxiliar os processos logísticos.

Com a facilidade de obter informações, até mesmo sigilosas, as chances de fraudes na era digital aumentaram consideravelmente. Cabe a empresa se empenhar para implantar mecanismos e softwares de segurança de dados.

Por outro lado, hoje, existem inúmeras ferramentas que corroboram para a detecção, prevenção e investigação de fraudes. O ideal é que você consiga implantar ferramentas de gerenciamento que facilitem o monitoramento e a integração da equipe e das informações do setor.

Veja também: AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS INDUSTRIAIS.

Afinal, quanto mais integrados estiverem os processos, mais descentralizada torna-se a averiguação das atividades de cada colaborador da empresa. O que facilita o gerenciamento, identificação de etapas ineficientes e, claro, áreas de risco de fraude no setor de compras.

Como mencionei anteriormente as fraudes podem ocorrer interna, externamente e também através de conluio entre seus colaboradores e fornecedores, parceiros, ou até mesmo concorrentes da empresa, certo?

Ter um bom gerenciamento de fornecedores, com todas as informações relevantes, conversas, propostas e compras é fundamental para anular esse tipo de ameaça. Afinal, em muitos casos podem existir contatos irregulares entre um fornecedor e o responsável por compras. Se esse contato for integrado e registrado no sistema não há manipulação de informações ou acordos irregulares.

Ferramenta

Minha dica, portanto, é: invista em ferramentas que otimizem o gerenciamento e façam a integração devida.

A IBID possui uma plataforma moderna de compras, com o poder de fornecer mais agilidade nos processos de Supply Chain, visando, assim, reduzir custos operacionais.

Veja também: CADEIA DE SUPRIMENTOS INTELIGENTE – COMO EVITAR FALHAS E PREJUÍZOS.

Para prevenir fraude no setor de compras a ferramenta permite rastreabilidade e auditoria ao processo de aquisição de materiais e serviços, provendo mais transparência e eficiência. Além de promover a colaboração eletrônica entre compradores e fornecedores, tornando-os, assim, reais parceiros de negócios.

Conheça mais sobre o software da IBID através das nossas estatísticas:

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Gestão de Fornecedores – Mantenha sua base de fornecedores atualizada e controle todos os documentos necessários para o seu negócio. Comunicação ágil e eficaz com toda a sua rede de parceiros;

• DIA-A-DIA – Foco em negociações e redução de custos. Receba as propostas padronizadas e automatizadas. Transações rápidas e objetivas;
• BI – BUSINESS INTELLIGENCE – Identifique tendências e antecipe riscos. Tenha acesso, também, a indicadores de performance (KPIs) focados na necessidade de suprimentos. Você também pode buscar de maneira prática a origem da informação através de Gráficos interativos.

Funcionalidades do sistema:

• Requisição – Publique para a sua área de compras/suprimentos toda a demanda, organizando por tipo de compra com o conceito de RFX;
• Negociação – Aumente a eficiência, disponibilizando as suas necessidades para os fornecedores selecionados, permitindo padronização nas propostas e análise comparativa;
• Pedido – Gere pedidos com agilidade, e de forma instantânea, se atrelado a um acordo de fornecimento;
• Follow-Up – Comunique-se automaticamente com seus fornecedores, efetuando o follow-up eletrônico preventivo e corretivo;
• Recebimento – Efetue eletronicamente o follow-up preventivo e corretivo das entregas dos pedidos;
• Financeiro – Fornecedores e prestadores de serviços podem acompanhar seus fluxos de recebimento por meio da publicação automática dos seus históricos de faturas;
• Contrato – Compartilhe com seus fornecedores todos os acordos de fornecimento celebrados, segundo as estratégias de cada caso;
• Gestor de Fornecedor – Gerenciamento completo de conteúdo e documentação cadastral dos fornecedores.

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