COMPRAS E SUAS MÉTRICAS: UMA ESTRUTURA QUE FUNCIONA

Uma frase de Lord Kelvin, engenheiro britânico nascido na Irlanda do século XIX, ainda é valida hoje: “Se você não pode medir, você não pode melhorar.”

As métricas são desenvolvidas em cada campo com o objetivo de ajudar a Medição de Desempenho de uma situação atual.

As métricas são os elementos-chave do KPI (Key Performance Indicator ou, em português, Indicador-Chave de Desempenho).

Isso também se aplica a uma aquisição com objetivo de melhorar os processos de trabalho, programas, métodos ou funcionários que estão produzindo os resultados que são eficazes e eficientes.

E com certeza a métrica mais importante em compras: Poupança.

No Wikipedia, há diversas boas perguntas, se você não tiver as métricas em ordem:

• Como saber onde melhorar?
• Como saber como comparar com os outros?
• Como saber se você está melhorando ou piorando?

Um quadro sugerido baseia-se nas principais atividades em aquisições: cliente, fornecedor e origem; e transforma os resultados KPI em pontuação.

Dependendo de cada organização de aquisições e seus respectivos objetivos, você pode preparar um Balanced Scorecard (metodologia de medição e gestão de desempenho) de cada atividade.

Não é nada prático medir e acompanhar tudo; no entanto, você pode selecionar diferentes métricas de cada atividade e construir o seu Balanced Scorecard.

Cliente

Cliente refere-se ao negócio ou função para quem você compra produtos ou serviços.

Algumas métricas para os clientes são: Satisfação do nível de serviço, nível de risco e hora para proteção, e benefícios de aquisições.

ROI (Return on Investment ou, em português, Retorno sobre Investimento) também pode ser adicionado.

O nível de satisfação pode ser alcançado por pesquisa para medir o grau de satisfação do cliente com os seus serviços.

Os benefícios de compra são a economia que você gerou para eles.

Em termos de riscos, você pode medir diferentes tipos e seus respectivos condutores, como descrito em meu artigo “Risk Management – A comprehensive view for Purchasing”. (Link fora do ar)

Para cada KPI, você cria uma escala, e essa escala deve possuir uma pontuação de 0 a 100.

Fornecedores

Vários artigos foram escritos descrevendo formas de criar um Scorecard de fornecedor.

O mais importante deles é a estrutura de indicadores de desempenho que é capaz de ser agregado para ser comparável entre os fornecedores, mas também capaz de perceber aspectos específicos de pontos fortes e fracos de fornecedores.

Primeiramente você cria cinco dimensões que podem ser aplicáveis a qualquer fornecedor, desde matérias-primas, logística, embalagens até operação de reparo de manutenção.

As cinco dimensões podem ser: qualidade, tecnologia, financeiro, riscos e serviços.

Para cada dimensão é necessário ter uma KPI específica relacionada com a dimensão, e esses KPI devem atender as necessidades do cliente.

Por exemplo, você pode incluir em “qualidade”: o tempo de entrega, porcentagem da qualidade do produto correto, exatidão da fatura etc.

Para “financeiro”, você pode incluir: competitividade de preços, iniciativas de geração de receita, redução de custos etc.

Para “tecnologia”, você pode incluir: novos produtos, melhorias de processos, liderança de mercado etc. E para “serviços”, pode incluir: nível de serviço, assistência técnica, ordens de emergência etc. e assim sucessivamente.

Para cada KPI, uma escala deve ser criada e essa escala deve ter uma pontuação de 0 a 100.

Cada vez que essas KPI são medidas, trimestral ou anualmente, você tem uma pontuação que pode refletir o desempenho do fornecedor no período.

E você também pode sofisticar o modelo, impondo diferentes pesos para cada KPI, bem como pesos diferentes para cada dimensão.

Ao fazer isso, você pode agregar todos os KPI em uma pontuação final.

A pontuação final para cada fornecedor em cada período reflete seu desempenho geral e é comparável entre eles, permitindo verificar a evolução de cada um.

Origem

Você pode medir e monitorar a eficiência e eficácia da sua organização utilizando as métricas apropriadas.

Primeiro você precisa definir seu gasto, que pode ser o gasto total para a empresa ou gastos gerenciados.

Do gasto total ou gastos gerenciados, você mede o gasto endereçável de cada ano.

A eficiência pode ser medida com o gasto por FTE (Full Time Equivalent ou, em português, Equivalente a Tempo Completo) para que possa ser comparado com outras empresas sobre como você é eficiente no gerenciamento de gastos.

Outra métrica pode ser o Gasto Endereçável por Gasto Total.

Como você tem contratos em vigor, você não precisa ter um ponto de partida todos os anos, então o Gasto Endereçável é o quanto você teve de origem a cada ano.

Em termos de funcionamento, você pode medir a eficiência como # Ordens de Compra por FTE, ou # Fatura / FTE, % do % encomenda para enviar no prazo etc.

Outra medida de eficiência pode ser o custo organizacional dividido pelos benefícios de compra que você gerou, ou seja, uma espécie de ROI.

Para eficácia, temos duas métricas: Preço de Competitividade e Benefícios de aquisições.

Para Preços de Competitividade, você pode comparar seus preços versus os preços de mercado.

Para Benefícios de aquisições, pode-se incluir: Poupança, Anulação, Capital de Giro e Geração de Renda.

A eficácia de sua organização pode ser medida com os Benefícios de Compra por Gastos Endereçáveis, de modo que esse percentual mostra quão eficaz estão seus projetos de abastecimento.

Para cada KPI, a mesma escala de pontuação entre 0 e 100 deve ser criada.

Balanced Scorecard

Você pode selecionar alguns KPI previamente definidos para cada atividade e construir um Balanced Scorecard que reflete todas as aquisições.

Conforme descrito na atividade “Fornecedor“, você pode definir pesos diferentes para cada KPI, bem como pesos diferentes para cada atividade.

Ao fazer isso, você pode agregar todos os KPI em uma pontuação final e acompanhar a evolução das aquisições como um todo.

Certamente não foram listados todos as potenciais métricas disponíveis para eficiência e eficácia em aquisições.

No entanto, as formas aqui citadas podem ajudar a pensar em um quadro de indicadores a serem utilizados em sua organização de acordo com os seus objetivos e necessidades do cliente.

O mantra “Métricas conduzem comportamento” é verdadeiro.

Assim, dependendo dos objetivos de sua organização de aquisições, você pode construir o Balance Scorecard utilizando métricas que irão conduzir diferentes tipos de comportamento.

Você está medindo o que pode ser melhorado para conduzir os clientes ao comportamento adequado?

Traduzido por Ibid do original: Metrics for Purchasing: A Framework that Works.

Autor: Paulo Morett

Fonte: (Link fora do ar) http://www.mypurchasingcenter.com/purchasing/blogs/metrics-for-purchasing-a-framework-that-works./