CONTRATOS E ORDEM DE COMPRA: QUAL A DIFERENÇA?

Quando você vai adquirir algum produto para a sua empresa, uma dúvida comum pode aparecer: qual é a melhor opção entre contratos e ordem de compra?

Essa indecisão é comum e reflete uma confusão entre os dois conceitos que não pode ocorrer.

Afinal de contas, percebe-se que há uma grande diferença entre os dois elementos quando pensamos algo bastante simples: uma ordem de compra se torna um contrato, mas o inverso não ocorre.

E você, sabe a diferença?

Se a sua resposta é não, continue lendo este post!

O que caracteriza os contratos e ordem de compra

Como destacamos, os dois documentos são bastante diferentes, mas algumas pessoas encaram que a ordem de compra é uma espécie de contrato prévio.

Esse pensamento decorre do fato de que esses papéis possuem termos comuns.

Mas a ordem de compra tem muito menos detalhes que um contrato, porque sua função principal é fazer uma gestão das entradas e saídas do estoque a fim de saber quando determinado produto, mercadoria ou matéria-prima é necessário.

Já o contrato é o documento que firma a parceria entre comprador e fornecedor e estabelece as diretrizes que vão estabelecer os direitos e deveres de cada parte.

Para que as diferenças fiquem ainda mais claras para você, veja 6 fatores que distinguem ambos os documentos:

1. Duração

As ordens de compras têm uma duração curta, que geralmente é de 1 ano e não é passível de prorrogação.

Já os contratos são válidos por um período de tempo maior, costumeiramente acima de 1 ano.

O contrato também permite a renovação de sua validade.

2. Legalidade

O contrato é o documento verdadeiramente legal e somente ele é válido.

A ordem de compra é apenas um arquivo comercial, uma oferta feita do comprador para o fornecedor.

Se ela for aceita, considerando um cronograma razoável, torna-se um contrato.

Fica evidente, portanto, que a ordem de compra é anterior e não tem validade alguma se for recusada.

Mesmo assim, ela pode ser escrita com base em contratos, porque, conforme já informado, alguns termos são similares.

3. Termos e condições

Os termos e condições das ordens de compra e dos contratos podem ser semelhantes, mas o nível de detalhes é muito diferente.

Algumas questões mais específicas são destacadas em ambos os documentos, mas o contrato deve trazer o escopo do trabalho, as entregas, os padrões de desempenho esperados, as possíveis trocas de planos de gerenciamento, entre outras informações.

O contrato é recomendado, então, quando um conjunto de termos bastante complexo está associado à ordem de compra.

4. Nível de risco

Sempre que o nível de risco for alto, recomenda-se utilizar o contrato como forma de ter mais segurança.

A vantagem desse documento é justamente reduzir os riscos que se corre, definir padrões de desempenho e identificar responsabilidades.

Por outro lado, ele não traz uma especificação de quantidades e prazo de entrega. Indica-se, então, usar a ordem de compra para comprometer os pagamentos aos produtos e serviços contratados.

5. Tipo

Em relação ao contrato, existem 3 tipos diferentes: de preço fixo, de custo reembolsável (também conhecido como de cost-plus) e de tempo e material.

As ordens de compra também possuem tipos diferentes, sendo as mais comuns o formato padrão e o documento em branco com datas de entrega variadas durante determinado período de tempo.

6. Classificação dos itens

As ordens de compra são mais utilizadas para a compra de bens e os contratos são voltados para a aquisição de serviços.

É comum que as organizações não sigam esse protocolo, mas é importante que você avalie o que sua empresa necessita, sem praticar exageros, mas ao mesmo tempo se precavendo de riscos.

Entendeu as diferenças entre contratos e ordem de compra?

Agora é só avaliar qual documento é mais adequado para as negociações realizadas na sua empresa.

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