COMO DIMINUIR O RISCO DE FRAUDES NAS COMPRAS?

O setor de compras é uma área de risco em todos os meios de organizações, pois milhares de transações são feitas e aprovadas diariamente. Evitar fraudes em compras, portanto, pode ser um processo trabalhoso.

E com isso algumas empresas sofrem com fraudes de compras e irregularidades que às vezes não são previstas ​​dentro de seus esquemas de controle substancial.

O que surpreende, na maioria dos casos, é que esse tipo de fraude nas compras, se fossem compartilhadas e demonstradas com indicadores (reconhecidos e corretamente administrados), poderiam ser detectadas de forma rápida. E assim, evitadas por outras maneiras.

Falando um pouco mais sobre fraudes nas compras

Para surpresa, na maioria dos casos essas alterações compartilhadas entre padrões e indicadores se forem reconhecidos e estiverem corretamente administrados podem ser detectados de uma forma bem rápida.

E por falar em fraudes e irregularidades é importante ter a distinção entre dois tipos:

• O primeiro são os fatos de corrupção, onde, por exemplo, o provedor de retornos (geralmente dinheiro) que é o pessoal da entidade, que obtém uma porcentagem do valor total da compra;
• O segundo é quando há alteração ou falsificação de documentos ou informações de backup.

Por isso a importância de manter o cuidado na hora de obter qualquer negócio, para que possa evitar risco de fraude nas compras.

Fazer essa distinção é importante, porque os fatos de corrupções são muito mais difíceis de detectar e mais caros que as fraudes nas compras decorrente de documentos falsos ou alterados. Embora este último ocorra com bem mais frequência.

Mas hoje, graças ao desenvolvimento de novas técnicas e tecnologias, não são muitas ferramentas e procedimentos de controle disponíveis para esses tipos de organizações que utilizam recursos para manter esses riscos em certos níveis.

Ferramentas para prevenção e detecção de irregularidades e fraudes nas compras

Entre as principais ferramentas para a prevenção e detecção de irregularidades podemos mencionar:

• Denúncias anônimas entre canais de funcionários para clientes e fornecedores podem enviar as suas preocupações sobre possível comportamento fraudulento. Estes sistemas são adequadamente aplicados se reduzir o custo de fraude nas compras por 50 a 60 por cento.
• Sistemas de alerta precoce e monitoramento contínuo para detectar e informar situações extremas online. Por exemplo, a existência de duplos fornecedores e faturas, alertas de arredondamento.
• Procedimentos de validação terceirizando fornecedores. Organização de segurança em que o provedor está cumprindo com todos os requisitos legais quando a operação é feita com ele. Normalmente, estes fazem valer com que os fornecedores cumpram com todas as suas responsabilidades fiscais e sociais, e impedem que a empresa faça parte integrante de uma contingência.
• Fazer parceria com bons fornecedores. Avalie a ética de valores do fornecedor, isso vai permitir estabelecer uma relação de confiança.

Contudo, os processos são basicamente realizados nos departamentos de auditoria interna com o objetivo de prevenir e detectar irregularidades.

Veja como evitar fraudes nas compras:

Identificar:

• Por escrito, responsabilidades e também os papéis dos vários funcionários envolvidos no setor. Eles devem fornecer responsabilidades e obrigações que estão a tomar de conformidade. Isto permite ao atribuir responsabilidades para identificá-los claramente.
• Prestadores responsáveis por entregar o código de ética da empresa e princípios gerais para fazer negócios com a mesma (entrega de documentos). Assim, por exemplo, mal-entendidos sejam evitados futuramente.
• A existência de pagamentos antecipados a fornecedores não se aplicam por mais de três meses, por vezes, as empresas pagam o baixo pagamento e pagamentos de fatura duplicada.

Verificar:

• Através do sistema deve ser atribuído aos vários funcionários responsáveis ​​para conciliar os prestadores de contas e deixá-los de aguardo no sistema se considerar que a conta está reconciliada ou não e se há diferenças. Isso gera maior comprometimento dos funcionários para trabalhar.
• Regularmente para todas as compras descarregadas, se não há nenhuma fraude nas compras ali feitas e entregues, através das encomendas.
• Se há fornecedores com diferentes nomes comerciais, mas com o mesmo endereço ou número de telefone. Tudo é um jeito para evitar qualquer tipo de fraude nas compras.
• Se os provedores de dados (número de identificação fiscal, endereço ou número de telefone) coincidem em alguns casos com os de empregados da empresa. Todo e qualquer detalhe é válido.
• Os provedores e também saldos devedores e negativados.
• Se são provedores que faturam correlativamente e tenham lucro.
• Se existem casos em que o fornecedor contém número relacionado cronologicamente de contas não respeitados, pode ser um indicador da existência de vales fictícios.
• Prestadores de saldos, se não são de caixa de saldos que não correspondem à operação normal, estes casos podem refletir a existência de despesas documentadas, como retornos pagantes.
• Os empregados de cada setor e estilo de vida sem invadir os seus direitos de privacidade.
• Se há limites de autorização em adquirir quantidades, onde não são muitas contas com valores nos níveis de limite para evitar controles. Isto é muito útil para usar a Lei de Benford.
• Quem pode modificar os fornecedores de dados fixos e se há mudanças como validados. Às vezes, as contas bancárias de fornecedores são modificadas para desviar os pagamentos e, em seguida, volta-se para gravar corretamente.
• Os vendedores, cujos telefones não estão listados no guia e sendo difícil identifica-los para verificar a sua existência.  Normalmente todas as empresas comerciais têm publicado seus telefones.

Controlar:

• Todas as operações declaradas pelas transações e também fornecedores processados pela empresa. Assim, a carga pode ser detectada em verdadeiros fornecedores com provas fictícias.

Agrupar:

• A existência de provedores que são descarregadas e onde as compras são feitas para quantidades significativas. E, em seguida, deixa de funcionar, tais transações são realizadas em alguns casos para fraudar a empresa ou o tesouro.
• Os provedores que não são carregados no fornecedor, dominar seus números de telefones e verificá-los para validar se existem. Nestes casos, preste especial atenção para o endereço postal.

Visualizar:

• Os perfis de acesso para o sistema e verificar se há transações em momentos incomuns. Verifique também o horário de saída dos empregados sobre os horários e fora da rede também. Assim você pode detectar se os usuários-chave estão sendo usados por outros funcionários ou não.

Analisar:

• Como os provedores costumam visitar a empresa e quantas vezes. Enquanto tratamento personalizado é positivo pode ser um indicador de atividade ilegal (mas também não).

Confirmar:

• Se existem exceções às formas tradicionais de pagamento. Por exemplo, em certos casos, funcionários de confiança ou compradores para a emissão de proximidade são aqueles que entregam cheques a fornecedores. Nestes casos, se houver, pode facilitar o acontecimento de irregularidades e fraudes nas compras.

Finalmente, se necessário, proceder às investigações complexas em casos de fraudes de compras, além de procedimentos detalhados, podem ser realizadas da seguinte forma:

Verifique e-mails de trabalho e máquinas de propriedade da empresa, desde que não seja violada a privacidade.

Se os telefones celulares são de propriedade da empresa, poderia analisar os detalhes dos números de chamadas recebidas e efetuadas (horários, duração, frequência, etc.). O conteúdo, no entanto, é protegido pelo direito à privacidade para além de que são propriedades da empresa.

Faça câmeras ocultas, vigilância e gravações que, sobre certos parâmetros, podem ser apresentados como prova.

Em conclusão, é essencial que as organizações tenham uma estrutura adequada de ambos os acompanhamentos preventivos e detetive. Desta forma irá reduzir o risco da exposição à fraude nas compras / ou erros.

Não são numerosos os sistemas e controles que podem ser feitos.

O momento, natureza e âmbito de cada, vai depender dos riscos envolvidos em cada caso. E controle político estabelecido pela empresa.

Essas são apenas algumas dicas para se tomar cuidado em tentar diminuir um pouco a fraude nas compras.