COTAÇÃO DE PREÇOS: O QUE ANALISAR PARA TER EFICIÊNCIA

Na gestão de Compras, a cotação de preços é uma atividade essencial. Afinal, todo gestor precisa adquirir itens com valor competitivo para manter ou aumentar sua margem de lucro e assegurar a saúde financeira organizacional.

O que nem todo mundo pensa é que a avaliação exclusiva do preço pode trazer grandes prejuízos ao negócio.

A atividade de compras exige, cada vez mais, um processo complexo e amplo, que envolva diferentes áreas e fatores.

Então, o que a cotação deve abranger?

É o que vamos apresentar neste post. O objetivo é que esse processo seja mais eficiente e traga apenas resultados positivos para o seu negócio.

Que tal saber mais?

Acompanhe!

O que a cotação de preços abrange?

Essa expressão designa a análise do preço de mercadorias e produtos ofertadas pelos fornecedores.

Essa atitude ocorre, muitas vezes, de forma automática. Porém, é nesse momento que a sua empresa pode ter prejuízos.

A cotação exige uma análise detalhada dos itens a serem adquiridos. Por isso, envolve aspectos como:

• Questões técnicas;
• Características tributárias;
• Critérios financeiros.

A avaliação deve resultar na seleção do melhor produto ou serviço e no fornecedor mais adequado.

Assim, é possível aumentar a qualidade do que é vendido ou fabricado, a produtividade e a satisfação dos seus clientes.

Fica evidente que a cotação deve ir além do preço.

É necessário analisar uma série de informações relativas ao produto, por exemplo, fornecedores que o vendem, quantidade, custo médio, entre outros aspectos necessários à tomada de preços.

Nesse processo, você pode chegar à conclusão que há divergências entre preço e qualidade, por exemplo.

Isso significa que a sua empresa poderá sofrer danos à sua reputação se optar por esse fornecedor.

Como ter uma cotação de preços eficaz?

Esse procedimento pode ser adotado de diferentes maneiras.

Você pode determinar, por exemplo, que a cotação deve ser iniciada de modo automático depois da solicitação de compra, qualquer que seja o setor solicitante.

Perceba que a cotação também deve abranger o fornecedor.

Por isso, é importante qualificá-lo a partir de critérios como condição de pagamento, prazo e data de entrega, valor do frete etc.

Agindo dessa forma, o resultado é mais eficácia e qualidade na sua avaliação.

Para chegar a esse bom resultado, vale a pena seguir alguns passos:

Defina os materiais que devem ser comprados

Os itens podem ser matérias-primas, produtos ou mercadorias, conforme a necessidade da sua empresa.

Realize a cotação de preços com, no mínimo, 3 fornecedores

Esse processo deve ser complementado com informações sobre as formas de pagamento, análise de reclamações de clientes do fornecedor, prazo de entrega e qualidade do material, se possível.

Avalie os melhores fornecedores conforme os critérios estabelecidos

A cotação abrange diferentes aspectos. Por isso, depois de analisar o melhor preço, analise também o prazo de entrega, a qualidade do produto e qualquer outro fator que considerar relevante para a sua empresa.

Negocie

Esse momento deve ser anterior ao fechamento do contrato. Negocie valores, entrega e condições de pagamento.

Verifique se consegue obter descontos para pagamento à vista ou o total máximo de parcelas que podem ser realizadas.

Outras situações que podem ser negociadas são diminuição de valores devido à compra de grandes volumes ou rapidez na entrega.

Compre com o fornecedor que apresentou a melhor cotação

A consideração de todos os aspectos anteriores leva à definição do fornecedor mais adequado. Verifique a melhor oferta e compre.

Analise os resultados mensais

O acompanhamento dos gastos com as aquisições é uma maneira de verificar se a gestão de compras é realmente eficiente e se tudo está dentro do orçamento mensal projetado.

As regras de ouro para a cotação de preços:

Agora que você já viu o que contempla esse processo e quais são os passos para executá-lo, veja as 3 regras principais para ter sucesso:

1. Não Aceite o Primeiro Preço

Depois de receber a cotação, negocie, solicite descontos, confira as condições de pagamento e outros aspectos que interferem no preço.

Se ainda assim estiver inviável, procure outro fornecedor.

2. Faça Pelo Menos 3 Cotações

Esse é o número mínimo de análises realizadas para que você evite a perda de dinheiro e de oportunidades.

3. Não Fique Encurralado

Depender 100% de um fornecedor é uma armadilha.

Tenha em mente que ele não resolverá todos os seus problemas e ainda pode trazer prejuízos ao seu negócio. Portanto, sempre tenha uma “carta na manga”.

Seguindo essas dicas, fica muito mais fácil fazer uma cotação de preços eficiente.

E na sua empresa, você considera somente o preço ou já avalia outros aspectos?

Aproveite para se aprofundar sobre o assunto vendo como fazer a comparação entre os valores repassados por fornecedores.