DENEGAÇÃO DE NOTA FISCAL: SAIBA COMO EVITAR

Já aconteceu de a sua empresa passar pela denegação de nota fiscal? Essa situação ocorre quando a Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) identifica alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou destinatário. O aviso é repassado no final do processo de validação.

Isso significa que há a perda de tempo, além de a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já estar gravada. Portanto, seu número não pode ser utilizado, inutilizado ou mesmo cancelado.

O resultado é que a nota precisa ser registrada pela contabilidade e arquivada pelo período determinado na legislação, ou seja, 5 anos, no mínimo.

É por isso que ter uma nota denegada representa retrabalho e um problema desnecessário para o seu negócio.

Para evitar essa situação, este artigo vai indicar o que é a denegação de uma nota e como evitar essa situação. Vamos lá?

O que é a denegação de nota fiscal?

Em termos simples, essa é a situação em que a Sefaz não autoriza que a transação especificada na nota seja realizada.

Na prática, é como se a NF-e tivesse apresentado validade jurídica, mas não possuía cobertura suficiente para a operação no entendimento do Fisco.

Porém, é importante diferenciar a nota denegada da rejeitada. Ambos os casos preveem que a operação não foi permitida pela Receita Federal.

No entanto, os motivos que levam a essa situação são diferentes.

O que leva à rejeição e à denegação da NF-e?

Os motivos de rejeição são bastante variados. Há mais de 600 possibilidades, entre elas: inscrição estadual (IE) de destinatário não cadastrada, IE não vinculada ao CNPJ e NF-e denegada pela Sefaz.

Esse último caso acontece quando uma nota já denegada tem seu número reutilizado, o que não é permitido.

Por isso, nessa situação é preciso corrigir a numeração da nota seguinte.

Já na denegação há apenas 3 casos que podem acontecer:

• IE da empresa emitente em situação de irregularidade perante o Fisco;
• IE do destinatário em situação de irregularidade perante o Fisco;
• Destinatário sem autorização para operar naquela unidade da federação.

Outra diferença entre os dois casos é que a NF-e rejeitada não fica armazenada pela Sefaz. Ou seja, é como se nunca houvessem existido.

Por outro lado, a nota denegada deve permanecer armazenada.

Como evitar a denegação da nota fiscal?

A situação de denegação da NF-e pode ser evitada a partir de uma atitude simples:

Essa é uma boa medida, especialmente quando sua empresa não conta com tantos fornecedores ou possui um sistema de gerenciamento eficaz.

O segundo caso é ainda mais interessante, porque não há a permissão de imprimir o DANFE antes da autorização de uso da NF-e pela Sefaz.

O ideal é contar com um serviço de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

A ideia, aqui, é eliminar ou reparar falhas para evitar inconsistências no cadastro.

Trabalhar com o cadastro inconsistente de fornecedores ocasiona diferentes problemas. Além da denegação, também podem surgir outras situações, como:

• Problemas e demora na retificação da Escrituração Fiscal Digital – Contribuições (EFD
• Contribuições), Escrituração Contábil Digital  e EFD do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e
• Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Multa pelo registro de créditos inválidos;
• Devolução de créditos de impostos;
• Não cumprimento de obrigações acessórias;
• Dificuldades na validação de arquivos tributários digitais que tenham sido enviados;
• Aplicação de multas e sanções devido ao não cumprimento das obrigações acessórias;
• Prejuízos para as finanças empresariais ao quitar dívidas com multas e processos.

Compreendeu melhor como funciona a denegação de nota fiscal?

Veja também os benefícios do saneamento de cadastros.