DESCONEXÃO ENTRE COMPRAS E FINANÇAS: 4 PROBLEMAS COMUNS

Por mais que você trabalhe para evitar essa situação, é comum haver uma desconexão entre compras e finanças.

Os dois setores devem trabalhar conjuntamente, mas o que ocorre em grande parte das vezes é uma falta de equilíbrio entre eles.

Mas o que causa esse cenário?

Existem alguns problemas comuns que estão diretamente associados e que geram implicações para as compras estratégicas realizadas pela sua empresa.

Quer saber quais são eles?

Confira a seguir:

1. Compras não planejadas

Muitas empresas não trabalham com planejamento.

O resultado são compras urgentes e realizadas fora do que é esperado em questão de programação e organização das finanças.

As chamadas despesas não programadas ocasionam a perda de tempo.

Por outro lado, negociações autorizadas acontecem envolvendo diferentes departamentos e transações.

O que você deve fazer para solucionar essa questão?

A melhor maneira é envolver todos aqueles que participam do processo de compras e incentivar a colaboração.

Se possível, o ideal é implantar um sistema que permita a todos os stakeholders se comunicarem facilmente.

2. Falta de orçamento para as compras

Provavelmente sua empresa não trabalha com um orçamento para as atividades de compra, certo?

A justificativa mais comum para esse contexto é que o setor de finanças não tem competência suficiente para prever um valor necessário para as aquisições.

Além disso, acredita-se que o financeiro não pode fornecer dados valiosos a fim de promover decisões de compra mais inteligentes.

Mas você já parou para pensar que essa é a área de expertise do departamento?

É claro que não é possível prever com exatidão, mas você deve trabalhar com um orçamento.

Porém, é preciso existir um equilíbrio.

As atividades operacionais diárias não podem ser limitadas por regras.

Afinal de contas, sua produção não pode simplesmente parar por falta de matéria-prima, por exemplo.

Por outro lado, o orçamento pode estar alinhado aos gastos reais.

Basta que o setor de compras compartilhe seus relatórios de análise de gastos com o financeiro.

Dessa forma, os dois setores conseguem obter benefícios e ter resultados melhores com a colaboração.

3. Falta de contribuição entre os setores

Se os departamentos financeiro e de compras não cooperarem entre si, o resultado pode ser catastrófico.

De um lado, é difícil avaliar os resultados do desempenho de um fornecedor, porque a parte de finanças não faz sua contribuição.

Por outro lado, sem o setor de compras não se obtém os melhores resultados possíveis em algumas áreas, como melhoria da receita e redução dos gastos com impostos.

A solução para esse problema é fazer com que os colaboradores do financeiro e das compras conversem entre si.

Apesar de essa estratégia ser bastante simples, é a mais efetiva, porque possibilita a verdadeira troca de informação entre as partes.

A consequência dessa interação é a diminuição de erros e o aumento da estabilidade e do crescimento do negócio.

4. Falta de ação por parte da gestão

O último problema está relacionado a problemas de gestão.

É praticamente impossível que o trabalho de gerenciamento controlar a desconexão existente entre compras e finanças.

Isso significa que essa atividade raramente consegue participar no processo de decisão final.

Porém, é importante destacar que o gestor tem a responsabilidade de tomar as ações corretivas necessárias.

Para isso, é preciso compreender que as compras têm um valor estratégico para a organização e isso requer a contribuição do departamento financeiro por meio de reuniões regulares.

Os 4 problemas relacionados neste post mostram que eles são bastante comuns, mas é possível solucioná-los facilmente.

Além de adotar as medidas que indicamos, você também deve apostar em softwares de compras, que ajudam a integrar os departamentos de compras e finanças.

Dessa forma, você nunca mais sofrerá com a desconexão entre compras e finanças e terá resultados ainda melhores para a sua empresa.

Para ampliar seu conhecimento, indicamos o post Software de compras: o que é e por que usar, que vai apresentar tudo o que você precisa saber sobre esse sistema.