E-PROCUREMENT. VOCÊ SABE O QUE É?

Você sabe o que é e-procurement?

Esse termo é muito associado às compras B2B (business to business), ou seja, realizado entre duas ou mais empresas.

Também se refere a ambientes virtuais que realizam a cotação e o fechamento de algumas operações de negócios.

No entanto, é comum existir uma confusão entre e-procurement e e-commerce.

Para entender melhor sobre o e-procurement, qual a diferença para o e-commerce e como ele pode ajudar a sua empresa, confira o post que preparamos para você!

O que é e-procurement?

A palavra vem do inglês eletronic procurement se refere à compra e venda de produtos e serviços por meio da internet.

Normalmente, os sites de e-procurement permitem que os usuários qualificados e registrados encontrem compradores ou fornecedores de produtos e/ou serviços especializados, que geralmente são difíceis de se localizar entre os contatos das equipes de compras ou vendas.

Dependendo da abordagem, os compradores ou vendedores podem prever prêmios ou dar lances, de acordo com o volume negociado, por exemplo, criando uma concorrência que pode beneficiar especialmente a empresa que está comprando.

Como funcionam os softwares de e-procurement?

Esses sistemas são plataformas que contêm métodos eletrônicos para auxiliar em cada estágio do processo de compra – desde a solicitação até o pagamento.

Isso permite extrair informações estratégicas de extrema relevância para a gerência executiva.

Em geral, são utilizados pela área de Compras das empresas para automatizar o fluxo de negociações.

Além disso, há ferramentas e bases de dados integradas a outros departamentos, tornando o gerenciamento de insumos e as contratações de serviços mais ágeis por meio de relatórios gerenciais que oferecem mais poder de decisão em menos tempo.

Entre os módulos de uma solução de e-procurement podemos citar requisição, cotação, catálogo, leilões, pedido de compras, gestão de contratos, reposição de estoques, recebimento, pagamento e follow-up de transações.

Essas funcionalidades automatizam o trabalho e os gestores podem se concentrar em aspectos mais estratégicos do negócio, como o relacionamento com fornecedores e a prospecção de novas carteiras.

Quais são os tipos de e-procurement?

Existem 3 principais tipos de softwares de e-procurement. São eles:

Enterprise Resource Planning (ERP)

Traduzido por planejamento de recursos da empresa, as soluções ERP integram os dados dos mais diversos departamentos para que o acesso a eles seja fácil e agilizado.

A ideia é otimizar o uso desses recursos, embasar a tomada de decisões por parte dos gestores e melhorar os resultados como consequência.

No caso do processo de compras, os ERPs oferecem o agendamento, o que gera um ciclo ideal de produção.

E-sourcing

Nesse modelo, também chamado de leilão reverso, a internet é utilizada como ferramenta de identificação de novos fornecedores.

Esse tipo de sistema é online e permite entrar em contato com um número maior de fornecedores, que podem dar os lances que citamos anteriormente.

Assim, os compradores podem selecionar a oferta mais atrativa.

E-informing

A ideia aqui é apenas a troca de informações entre compradores e vendedores.

O objetivo é criar um banco de dados com os fornecedores e os recursos tecnológicos, como o e-mail, facilitam a estruturação dos dados.

Quais são os principais usos do e-procurement?

A cadeia de distribuição inerente ao processo de compras é ainda mais efetiva quando são utilizados softwares de e-procurement, porque a compra de matérias-primas e suprimentos é facilitada e acaba reduzindo os custos.

Esse é o principal uso desse tipo de sistema, que serve especificamente para criar um fluxo confiável e regular de matérias-primas, evitando atrasos de produção e entrega de produtos para o seu cliente ou para o consumidor final.

Outra utilização para esse software é para os casos em que as ordens de compra não são feitas no prazo adequado e, como resultado, as datas de envio e entrega não estão de acordo com os melhores níveis de eficiência.

Com o e-procurement, a logística empresarial é otimizada e aprimorada.

Quais as diferenças do e-procurement para o e-commerce?

O e-procurement está dentro do conceito de e-business.

A ideia deste conceito é implantar regras de negócios via web.

Por isso, os aspectos sociais e a forma de interação das empresas com seu ambiente sistêmico vêm se modificando com o passar do tempo.

Em relação ao e-procurement, vimos que ele é um sistema que ajuda a otimizar e automatizar a área de Compras.

É por isso que a tradução desse termo pode ser feita como fornecimento eletrônico.

Já o e-commerce é o chamado comércio eletrônico, uma transação comercial feita por meio de um dispositivo eletrônico, como um computador.

Em palavras mais simples, é a compra e venda pela internet.

Quais são os benefícios do e-procurement

A seguir, veja os 3 principais benefícios que um sistema pode oferecer para o departamento de Compras e, consequentemente, para toda a empresa:

Redução de custos

O processo se torna mais automatizado e é possível parametrizar avaliações de fornecedores, permitindo uma decisão de compra muito mais rápida e assertiva.

Aumento da concorrência entre fornecedores

Ao cadastrar diferentes fornecedores, os compradores conseguem avaliar aspectos como qualidade, prazos de pagamento e pontualidade nas entregas, além dos preços.

Economia de tempo

O comprador deixa de fazer análises manuais, podendo, em poucos cliques, visualizar dados e estatísticas apresentados no sistema e quais são as melhores opções para cada operação analisada.

Outra vantagem é em relação às ordens de compras, que podem seguir o calendário de produção, fazendo, por exemplo, com que o ciclo comece na manufatura, passe pela aquisição de insumos de forma automatizada e acelere as aprovações.

Com o e-Procurement, as empresas consolidam a automação dos processos relacionados às compras e à produção de bens e serviços.

Ao atuar com a plataforma integrada em diferentes áreas, melhoram também o senso de colaboratividade e a segurança dos processos.

Isso significa que os fluxos de trabalho não serão interrompidos ou atrasados por falta de insumos, o que faz com que os vários departamentos estejam comprometidos em seguir as práticas de solicitação, autorização e ordem de compra de acordo com o planejamento estratégico.

Por outro lado, um software de e-procurement também se torna uma excelente ferramenta para a busca de novos fornecedores de bens e serviços, auxiliando também na gestão de relacionamento com os fornecedores.

Agora você sabe exatamente o que é e-procurement, quais benefícios pode trazer para a sua empresa e o que caracteriza esse tipo de sistema.

Aproveite e invista nesse software agora mesmo!

Para saber mais, leia E-procurement ajuda a ganhar competitividade.