GERENTE DE AQUISIÇÃO – 5 PRÁTICAS QUE VOCÊ PRECISA CONHECER

O gerente de aquisição pode melhorar o faturamento da sua empresa, você sabia?

Mas também pode gerar muitos prejuízos!

Ter profissionais gabaritados e com aptidões especificas pode facilitar, e agilizar, o processo produtivo. Um gerente de aquisição, por exemplo, com um perfil de liderança e rápido na resolução de problemas pode corroborar na diminuição de custos de uma empresa.

Mas se você tem um profissional com ótima formação e pouco talento?

A única saída é dispensá-lo?

Não! Não se antecipe!

Existem algumas práticas que podem transformar o seu gerente de aquisições em um profissional muito melhor.

Quer saber como?

Continue essa leitura e entenda as mudanças profissionais do cargo de gerente de aquisições, a importância atual que ele tem no sucesso (ou não) do processo produtivo. E mais 5 práticas para potencializar seus resultados.

E uma dica bônus!

Vamos lá?

Boa leitura!

O que é um Gerente de Aquisição

Há algum tempo a equipe de compras tinha a função de dar suporte às demais áreas. O seu trabalho era preocupar-se em concretizar os pedidos demandados pelas fases seguintes.

Era uma etapa, portanto, operacional.

Com o tempo, os processos produtivos tornaram-se mais complexos e muitos pesquisadores viram no setor de compras e aquisições uma área pouco desenvolvida e com grande potencial.

Os resultados mostram que o gerenciamento das aquisições influencia consideravelmente nos resultados finais.

“Cada real economizado é um real a mais no faturamento, certo?”

Com este novo entendimento a área de compras passou a compor o time de estratégia das grandes empresas. Isso quer dizer que o setor deixou de apenas receber instruções para sentar à mesa e montar estratégias.

Um dos reflexos diretos desta alteração é que os cargos de gerente de compras e aquisições tornou-se extremamente competitivo. Afinal, com maior significância dentro do processo produtivo, os salários e benefícios aumentaram.

Mas, como você já deve imaginar, com o aumento de profissionais que se especializam na área, mais rigorosas tornam-se as seleções.

Portanto, se você quer seguir carreira como gerente de aquisições, ou precisa educar e selecionar um novo gerente, deve conhecer as principais funções e práticas de um bom gerente.

Vamos entender melhor o que é um setor de aquisição.

Hoje, algumas empresas dividem o setor de compras em duas partes:

Aquisição

A área de aquisição é a responsável por elencar os insumos e suas origens, avaliar as ofertas de produtos, serviços e fornecedores, além de estabelecer quais serão as possíveis compras.

É uma área, portanto, mais específica de estratégia e planejamento dentro do setor de compras. Ela quem avalia quais insumos serão desenvolvidos internamente e quais terão que ser, de fato, comprados.

Algumas empresas, inclusive, dividem a área de aquisições em duas. Uma que dá suporte ao que será produzido pela própria fábrica e a outra responsável pelas aquisições externas.

Compras

O termo “área de compras” pode ser compreendido de formas diferentes pelas empresas e gestores. Alguns consideram que ele é um termo abrangente que se refere à estratégia, ao planejamento e execução de compras.

Portanto, cabe ao setor de compras pesquisar produtos e fornecedores, conhecer as características de cada, negociar, comprar e, por fim, fazer o faturamento.

Outros consideram que se trata apenas da parte de execução, ou seja, o ato de efetivar a compra.

Não estranhe caso a sua empresa não tenha essa diferenciação delimitada (compra X aquisição), ou possua subdivisões diferentes. A ideia deste tópico é compreender que o setor de compras deve ser tratado de forma mais complexa do que era antigamente.

Independentemente se o CEO ou os gestores subdividirem a área, ou não.

Gerenciamento de Projetos de Aquisição

Neste artigo, quero, especificamente, focar no gerenciamento de aquisição. Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento de projetos de aquisições é divido em 6 nichos de atividades:

• Planejar compras e aquisições;
• Planejar contratações;
• Solicitar respostas de fornecedores;
• Selecionar fornecedores;
• Administração do contrato;
• Encerramento do contrato.

Esta última etapa é sempre presente no gerenciamento de projetos de aquisição, mas não em todos os processos produtivos. Afinal, a ideia de construir parcerias com fornecedores é que elas funcionem, e sejam benéficas, no longo prazo, certo?

O Guia PMBOK, Project Management Body of Knowledge, é, como o próprio nome sugere, voltado para o gerenciamento de projetos. Mas a maior parte das etapas e práticas podem ser usadas no planejamento e gerenciamento do processo produtivo.

Nele é sugerido que o gerente de aquisições condense as práticas em três grupos de ações:

1 – Planejar o gerenciamento de aquisições:

O gerente deve estipular o que será feito e adquirido em uma lista, de preferência com ranking de prioridades. Nesta lista o produto e/ou serviço devem ser especificados segundo suas características.

Realizada esta etapa, estabeleça os critérios de avaliação que serão utilizados para filtrar os produtos e fornecedores em potencial. Assim é possível montar os pedidos (RFP, RFQ, RFI) e solicitar as propostas.

2 – Efetuar as aquisições

Nesta etapa, o gerente de aquisição terá as respostas dos fornecedores, para, então, avaliar e escolher quais são as melhores. E, por fim, assinar o contrato.

É importante levar em consideração quais são os objetivos que a sua empresa tem em relação aquele fornecedor. Se a estratégia é cortar custos, firmar parcerias a longo prazo, melhor a qualidade dos insumos ou explorar novas possibilidades.

Uma ferramenta extremamente útil nesta etapa é o e-procurement.

Nossa ferramenta de gestão de fornecedores traz os seguintes facilitadores:

• Mantém sua base de fornecedores atualizada e controla todos os documentos necessários para o seu negócio;
• Torna a comunicação com a rede de parceiros mais ágil e eficaz;
• Fornece KPI’s fundamentais para acompanhar o desenvolvimento da área de suprimentos.

Solicite a demonstração do e-procurement da IBID direto no nosso site!

Saiba mais: QUALIDADE DE BONS KPIS: 10 CARACTERÍSTICAS OBRIGATÓRIAS.

3 – Acompanhamento das aquisições

Assinado o contrato, o gerente precisa supervisionar e monitorar a entrega. Isso quer dizer, verificar se os prazos e exigências contratuais estão sendo cumpridos. É também nesta fase que um bom gerente coloca em prática a habilidade de solucionar problemas.

Afinal, caso algo esteja em desacordo é necessário realizar mudanças ou correções o mais breve possível, para não comprometer o projeto, ou processo produtivo.

Guia PMBOK

Vou falar brevemente sobre o Guia PMBOK, caso você tenha ficado curioso e possua projetos de aquisição dentro da sua empresa.

O guia de Project Management Body of Knowledge é um manual, atualizado periodicamente (de 4 em 4 anos, mais ou menos) , que reúne conhecimento e práticas para a gestão de projetos.

Ele procura abordar 9 ou 10 áreas dentro de um projeto, entre elas:

• Recursos Humanos;
• Integração;
• Riscos;
• Aquisição;
• Etc.

Falamos rotineiramente sobre padronização dos processos e um dos principais objetivos deste guia é exatamente isso: padronizar os projetos.

O Guia PMBOK é um tema do seu interesse? Deixe nos comentários que farei um artigo especialmente sobre este assunto.

5 Práticas Indispensáveis para um Gerente de Aquisições

Você já sabe todo o cenário que envolve o gerente de aquisições, mas deve estar ansioso para saber quais práticas utilizar para maximizar os resultados da função.

É extremamente bem-vindo que o gerente seja pró-ativo, tenha espirito de liderança e saiba lidar rapidamente com situações-problema. Estes são talentos naturais da maioria dos gerentes, mas existem algumas ações diárias que podem potencializar talentos ou desenvolvê-los.

Veja abaixo algumas das práticas que um gerente de aquisição pode desenvolver:

1 – Estudo de corte de gastos inteligente

O financeiro de uma empresa costuma focar suas estratégias de corte de custos nas áreas de compras e aquisições. Portanto, um bom gerente de aquisição deve estudar e pesquisar formas de reduzir despesas.

Cortar gastos é muito simples, certo? Basta selecionar os insumos e fornecedores com os menores preços.

Errado!

A menos que a qualidade do serviço/produto que a sua empresa produz não seja uma prioridade.

O corte de gastos precisa ser feito de forma inteligente, mas como?

1. Contate mais fornecedores, isso vai lhe dar maior poder de negociação;
2. Quanto maior for o pedido, maiores serão os descontos. Faça o planejamento pensando nisso, ou feche parcerias que necessitem dos mesmos insumos;
3. Pesquise fornecedores estrangeiros;
4. Pondere quais serviços e produtos trazem maior retorno se forem terceirizados;
5. Negocie! Mas respeite as margens aceitáveis para isso.

2 – Acompanhar as métricas

Hoje, todos os setores de um processo produtivo podem ser “metrificados”. Isso quer dizer que os resultados podem ser analisados e usados como parâmetros de melhora nos projetos e processos futuros.

Saiba mais: COMPRAS E SUAS MÉTRICAS: UMA ESTRUTURA QUE FUNCIONA.

Por exemplo, imagine que a equipe de customer success desenvolveu uma estratégia para diminuir a taxa de desistência em 23%, nos próximos 6 meses. No primeiro mês as taxas permaneceram iguais, no segundo caíram 3% e no terceiro subiram 2%.

Se esta equipe ignorar as métricas e esperar o resultado, depois dos 6 meses haverá prejuízo financeiro, de tempo e equipe. Afinal, insistiram em uma estratégia que nos primeiros meses já apontava um insucesso.

O gerente de aquisições deve ter este pensamento estratégico e analisar rotineiramente as métricas que envolvem seu setor. Como, por exemplo:

• Taxa de contratos encerrados por parte dos fornecedores;
• Porcentagem de aumento dos produtos;
• Itens que geram insatisfação do cliente final;
• Taxa de insumos com avarias, defeitos ou atrasos.

Dependendo do nicho da empresa, algumas métricas devem receber maior atenção do que outras. Tenha uma ferramenta para fazer esse gerenciamento, como o e-procuremment da IBID, por exemplo.

3 – Ter ética, responsabilidade social e ambiental

Um bom gerente de aquisição deve seguir as normas e legislações do setor. Obedecer ao código de ética estabelecido pela empresa é uma das práticas que diferem um profissional de um amador.

As estruturas sociais, de ética e ambientais são suportes básicos do novo posicionamento das grandes empresas. Entramos, finalmente, em um cenário comercial que se preocupa com estes temas.

Saiba mais: POR QUE SUA EMPRESA DEVE ADOTAR A COMPRA SUSTENTÁVEL.

Para mim um bom gerente de aquisição procura fornecedores que partilhem desta visão. Conhecer o modus operandi das empresas parceiras é fundamental para evitar contradições.

O gerente de aquisição precisa saber se o fornecedor com melhores preços não burla leis trabalhistas ou ambientais. Nosso código de ética exige transparência nas relações comerciais e ligar a sua empresa a fornecedores irregulares é extremamente desaconselhável.

Entenda que vantagem competitiva e ética devem caminhar juntas!

Leia mais: ÉTICA NO SETOR DE COMPRAS: NECESSÁRIO OU DISPENSÁVEL?

4 – Estabelecer prioridades

Uma das piores estratégias dentro de uma empresa, ou fábrica, é tentar fazer tudo internamente, ou querer abranger muitos objetivos em um único projeto. Você já deve ter lido a frase: desenvolva o que você faz de melhor, e torne externo todo o resto.

Saber priorizar o que realmente é necessário fazer naquele momento é uma das melhores práticas em um gerente de aquisição. Uma ótima ferramentas para elencar prioridade é a Matriz Gut, que ensinamos a montar aqui no blog.

Leia mais: MATRIZ GUT SAIBA COMO MONTAR.

Quando o gerente de aquisição estabelece o que é prioridade para a área, ele pode montar projetos mais específicos e assertivos. E, dentro do processo produtivo, é possível estruturar o que de fato pode ser produzido e desenvolvido internamente e o que será terceirizado.

Por exemplo, se a empresa tem um projeto de comprar peças teste para uma nova máquina e outro para solucionar uma peça defeituosa – e antiga – que está atrasando a produção atual. O que você priorizaria?

O gerente de aquisição teria que avaliar qual a urgência de cada um destes projetos. O atraso na produção costuma ser um problema mais emergencial do que um projeto de inovação, certo?

Um bom gerente deve montar as aquisições segundo a Gravidade, Urgência e Tendência de cada questão.

5 – Estar sempre atualizado

Essa é uma prática que deveria ser inerente ao cargo de gerenciamento. Na era da Indústria 4.0 se atualizar sobre as tendências e inovações é indispensável para gerenciar qualquer etapa do processo produtivo.

Afinal, vivemos em uma economia que está sempre em movimento, novas ferramentas, softwares e produtos são desenvolvidos diariamente.

Estudar e acompanhar o que ocorre com os concorrentes e no mercado externo vai lhe garantir a vantagem competitiva que tanto falamos aqui na IBID.

A minha sugestão é tentar estar sempre à frente dos competidores nacionais.

Dicas: leia artigos estrangeiros sobre o setor, descubra quais países são especialistas naquele assunto e veja o que os melhores do ramo andam fazendo. Um bom gerente de aquisição não pode ser passivo e esperar que as atualizações cheguem até ele.

Se você é um CEO, empreendedor ou proprietário de uma empresa estimule projetos e estudos dentro do setor de aquisições.

E, se você, que esta lendo este artigo, pensa em se tornar um gerente de aquisição: se movimente! E estude muito! Sempre.

Dica Extra

Um bom gerente de aquisição deve saber minimizar a burocracia dentro do projeto ou processo produtivo. O Brasil é um dos países que mais impõe etapas burocráticas para fábricas, indústrias e comércio, em geral.

Se um gerente, ou a própria empresa, não souber minimizar essa burocracia, teremos um setor de aquisições oneroso e demorado.

Como falei anteriormente, diminuir custos é a palavra de ordem na aquisição e compra de insumos. Isso vale para projetos e para o processo produtivo.

O gerente de aquisição que compreende a legislação comercial e sabe como diminuir exigências burocráticas tem alto valor no mercado brasileiro. Mas volto a reiterar, faça isso dentro do que é ético e legal.

Conclusão

Neste artigo você entendeu melhor quais as atividades dentro do processo de aquisição. Falamos sobre a possibilidade de subdividir o setor em: compras e aquisições. Mas que não há obrigatoriedade de fazer esta divisão.

Os setores de compras e aquisição podem ser unificados, sendo chamados apenas de compras.

A realidade atual é que este setor deixou de ser apenas um suporte às outras áreas para tornar-se ativo dentro do processo decisório e estratégico. Exatamente por isso que o gerente de aquisição passou a ser mais valorizado.

Não apenas salarialmente, mas também profissionalmente.

A minha pergunta inicial, no entanto, foi referente a obrigatoriedade deste gerente de aquisição ter os talentos naturais esperados para o cargo.

E, apesar de características como espírito de liderança, bom negociador, etc serem extremamente bem-vindas, existem práticas que podem aperfeiçoar o profissional da área.

Tais como:

• Saber ponderar entre o custo e qualidade das aquisições;
• Conhecer normas de ética e leis sociais e ambientais;
• Se atualizar constantemente e acompanhar as tendências do mercado;
• Saber ler e analisar métricas do setor e
• Construir um sistema de prioridades.

Além, é claro, da dica extra sobre minimizar, quando possível, a burocracia interna do setor.

Ser o melhor gerente de aquisição deve ser um conjunto entre talento e práticas.

E você? Já ficou em dúvida se valia a pena investir em um determinado profissional que, aparentemente, não demonstrava todos os talentos esperados?

Bom, espero ter auxiliado.

E lembre-se, estratégias de capacitação são sempre um investimento inteligente. Afinal, não são descartadas com a saída de um profissional. Você pode replicar isso!

Deixe nos comentários a sua experiência e me conte se este artigo alterou sua visão sobre o setor de aquisições.