GESTÃO DE CONTRATOS. QUAL A IMPORTÂNCIA PARA UMA AUDITORIA?

Em todo tipo de negócio existe um contrato entre a parte fornecedora e a parte que adquire serviços ou produtos.

É por meio do contrato que as duas entidades vão estabelecer o enquadramento da relação de negócio, por isso, mantê-los em ordem é essencial no caso de uma possível auditoria.

O contrato é a pedra de alicerce em relação à construção das organizações.

Mas quantas organizações acompanham e conhecem devidamente a sua execução?

Por que focam tanto em se esforçar na negociação, mas muito pouco em sua gestão?

Como elas podem implementar um sistema de gestão de contratos efetivo?
Uma organização precisa dar três passos para conseguir implementar um sistema de gestão de contratos mais efetivo:

1. Criar uma organização voltada para sua realização, ou seja, uma organização que tenha capacidade para dar suporte e ajudar no controle da execução de trabalhos. Isso desde o momento prévio para a construção de um caderno de encargos até a uma execução de auditorias de performance ou mesmo de conclusão, oferecendo suporte e controlando a execução de trabalhos;

2. Implantar um sistema de informação de gestão para contratos;

3. Definir e implantar perfis de risco em cada contrato, sendo que estes possam ser enquadrados em um perfil de gestão unânime com a sua importância.

Para criar um sistema de gestão de contratos não é preciso que uma organização tenha muitos contratos.

Ele proporciona um retorno rápido de investimento, ou seja, em uma gestão de um único contrato, por exemplo, dá para conseguir ganhos suficientes para uma justificação completa de cada valor que foi investido.

Sendo assim, por que as empresas já não começam com a implantação de uma gestão de contratos?

Não é melhor estar com tudo certo caso haja uma possível auditoria?

Documentos são analisados em uma auditoria

É muito importante ter os contratos em ordem, pois no caso de uma auditoria o empresário poderá apresentar os documentos de forma organizada.

Entre os principais documentos analisados pelos auditores e que precisam estar em dia, estão:

• Controle de estoque;
• Livros de razão ou de entrada e saída;
• Livro diário;
• Caixa;
• INSS;
• Livro de registro de empregados;
• FGTS.

É importante saber que a fiscalização de contratos não envolve somente a checagem de averiguação para saber se ele foi cumprido, validando a entrega de serviços ou produtos, a quantidade, qualidade, preços, condições e formas de pagamentos.

Também será verificada toda a rotina, desde um questionamento sobre a necessidade ou não de adquirir um produto ou serviço, quantidade, preço, sugestões, elaboração e alteração das cláusulas contratuais, até mesmo uma visão mais ampla de mercado para o acompanhamento de aumentos e reduções de preços, indagando os motivos do aumento ou então da diminuição do consumo, visando o aumento da eficiência e da eficácia da empresa, otimizando assim os custos.

Vantagens em fazer a gestão de contrato

• Caso o gestor não tenha tempo para acompanhar a vigência de seus contratos, o sistema avisa por e-mail a data de término da vigência. Assim, ele ganha tempo para se decidir em renová-lo ou não e não corre o risco de ser pego de surpresa no caso de uma auditoria rápida;
• O sistema disponibilizará as minutas de padrão da empresa conforme a aprovação do departamento jurídico;
• Se o serviço ou o produto não forem realizados e entregues dentro do prazo, por meio da avaliação do gestor, o sistema gerará indicadores para a área financeira da empresa, criando assim uma visibilidade para a liberação de pagamentos;
• Os documentos que fazem parte do processo de contratação como especificações, cotações acabam ficando perdidas no decorrer do processo, mas com um recurso upload os subsídios que fazem parte do processo de contratação ficarão armazenados em um sistema e poderão ser consultados sempre que precisar;
• Com uma gestão de contratos, todas as áreas envolvidas no processo de contratação terão mais comunicação entre si.

Com tudo isso, quando a empresa tiver que passar por uma auditoria, terá todos os documentos necessários organizados para apresentar e não pecar em nenhuma parte.

Como sua empresa tem feito a gestão de contratos?

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