GUIA PARA ESTABELECER UM FOLLOW UP DE COMPRAS EFICIENTE

Follow Up é uma ferramenta apenas de captura ou fidelização? Como o Follow Up pode ser útil também para o setor de compras da sua empresa?

Todo departamento de uma empresa precisa ser gerenciado e acompanhado para se obter organização, controle e eficiência das atividades. Afinal, é bastante comum que estratégias postas em prática tenham que sofrer ajustes e aperfeiçoamentos.

E quando falamos em departamento de compras, também não é diferente.

É preciso manter um fluxo contínuo de mercadorias/produtos/matéria-prima, com o Follow Up de compras todo o processo de produção e comercialização ocorre conforme o esperado.

O “Follow-Up” é extremamente útil para avaliar, controlar e planejar toda tomada de decisão dentro do setor de compras. Este termo é bastante conhecido no setor de vendas, principalmente na era de educação e captação de clientes.

O acompanhamento permite que o vendedor entenda quais características do processo facilitaram a venda. Mas, também quais dificultaram e, principalmente, o que impossibilitou a conversão.

A eficiência de todas as fases da produção e comercialização de um produto dependem do fortalecimento – e maximização – das características positivas da empresa e minimização dos pontos fracos.

Leia mais: TEORIA DOS JOGOS EM COMPRAS: QUAIS AS VANTAGENS?

Apesar de ser um termo típico para o setor de vendas ele também é bastante importante para equipe de compras. Se você ainda não está familiarizado com esse termo e a sua prática, acompanhe o nosso post e entenda como sua empresa pode ter benefícios.

Boa leitura!

O que é o Follow Up?

Antes de compreender o que é o Follow Up precisamos falar sobre algumas modificações existentes no mercado.

A automação, mecanização e inteligência inseridas no processo produtivo geram diversos benefícios, tais como:

• Aumento da produtividade;
• Minimização dos custos;
• Maximização da eficiência;
• Alocação correta dos insumos;
• Otimização de tempo;
• Profissionalização;
• E outros.

Estes benefícios, porém, estão disponíveis para todas as empresas, em todos os mercados. Isso quer dizer que a competição foi muito potencializada.

Leia mais: AS HABILIDADES QUE OS COMPRADORES DEVEM POSSUIR NO MUNDO DIGITAL.

Os gestores e empreendedores que não acompanharem as tendências ou utilizarem as ferramentas sem fazer o acompanhamento e ajustes não conseguirão vantagem competitiva suficiente para se destacar no mercado.

Significado

O Follow Up (abreviação FUP) é uma expressão em inglês que significa “acompanhar”, na prática, é a estratégia de analisar resultados e indicadores e seguir o desenvolvimento dos pedidos.

Na área dos negócios, o termo Follow Up é muito utilizado, principalmente pelas áreas comerciais e de compras. O principal objetivo é manter o fluxo produtivo sem entraves ou interrupções.

Realizar o Follow Up na área de compras é, basicamente, acompanhar todos os processos que estão envolvidos dentro desta atividade, que vão desde o contato com fornecedores, até a entrega dos produtos.

O Follow Up de compras é uma tarefa fundamental dentro das empresas.

Pois, através deste acompanhamento, é possível manter o fluxo contínuo de mercadorias sem que haja atrasos, falta de determinado produto para a comercialização ou de matéria-prima para fabricação.

Como resultado, é possível dar continuidade aos processos para que eles sejam realizados da maneira mais eficiente para o negócio.

Dentro da cadeia de suprimentos, o Follow Up corrobora na alocação correta dos recursos.

Portanto, em conjunto com outras ferramentas de informatização e automação, o acompanhamento é um meio estratégico para maximizar resultados no processo de produção.

Alguns especialistas dividem o Follow Up em dois:

Preventivo

As estratégias são criadas para evitar problemas, manter prazos, quantias e estoques adequados e coerentes com os contratos e promessas. O Follow Up preventivo mantém os fluxos de produção futuros dentro do cronograma.

O que, naturalmente, garante a satisfação do cliente final e o cumprimento das propostas realizadas.

Corretivo

Analisar as falhas já existentes no processo e corrigi-las. Dessa maneira o fluxo pode ser reajustado para evitar maiores atrasos. O ideal é que com uma boa estratégia e o Follow Up preventivo tornem-se regulares para que o corretivo não seja necessário.

Benefícios da implementação do Follow Up

Agora que você já sabe o que é o Follow Up e como inseri-lo na sua empresa, vamos elencar alguns dos principais benefícios para o setor de compras.

Lembrando que o Follow Up é uma ferramenta que pode – e deve – ser incluída em todos os setores da empresa. Afinal, o acompanhamento de estratégias e indicadores traz, sempre, bons resultados para todas as etapas.

Automação

Falaremos sobre automação como uma dica do Follow Up, mais a frente, mas ela também é um dos principais ganhos para as empresas. Realizar o acompanhamento dos pedidos impulsiona o armazenamento e análise de dados de forma automatizada.

A automação, como você já deve saber, traz vantagem competitiva e maximiza os rendimentos. Afinal, os processos tornam-se menos demorados e a equipe é utilizada de maneira mais otimizada e eficiente.

Profissionalização

Quando falamos de vantagem competitiva, a profissionalização é um item fundamental para destacar os competidores mais preparados para o mercado. Toda ferramenta que facilita a análise e verificação de dados, informações e resultados resulta em maior profissionalização para a empresa.

Esse resultado, entretanto, só é possível com profissionais e ações efetivas. Afinal, dados sem interpretação são apenas números.

Relação com o cliente

Esse talvez seja um dos benefícios mais claro para as empresas. O Follow Up proporciona direta, e indiretamente, uma melhora na relação entre a empresa e seus clientes. No caso do setor de compras a relação com os fornecedores também pode ser beneficiada.

Quando o processo de compras recebe o acompanhamento adequado os pedidos são realizados com maior precisão e rapidez. O que, naturalmente, favorece o diálogo com os fornecedores.

A agilidade nestas fases iniciais evita atrasos, e a eficiência garante que não haja excesso ou escassez nos estoques. Estes dois itens em conjunto possibilitam prazos menores e o cumprimento com o que foi ofertado ao cliente.

Leia mais: EVOLUÇÃO DO RELACIONAMENTO CLIENTE E FORNECEDORES.

Dificuldades do Follow Up

Grande parte das ferramentas, seja no setor de compras, ou qualquer outro, possuem dificuldades no momento de implementação. Afinal, mudanças com bons resultados costumam mexer com a estrutura da empresa.

Veja quais pontos podem comprometer os resultados do Follow Up no setor de compras.

Profissionais capacitados

Quando mencionamos anteriormente sobre os dados não representarem nada sem uma análise profissional estamos falando diretamente da sua equipe de compras. Todas as fases do processo produtivo precisa de pessoas capacitadas.

Principalmente naquelas com maior automação!

Encontrar profissionais capacitados pode ser, portanto, umas das dificuldades com maior reflexo nos resultados do Follow Up. Ter um programa de treinamento e capacitação pode minimizar ou, até mesmo, eliminar esta dificuldade.

Leia mais: OS TALENTOS ESCONDIDOS DENTRO DA SUA EQUIPE DE COMPRAS.

Sincronismo

O processo produtivo é um fluxo de etapas, e quanto mais fluído ele for melhor. O sincronismo de dados entre as etapas e setores é uma dificuldade presente em muitas empresas de médio e grande porte.

Se houver falha na comunicação, no armazenamento de informações e na continuidade da estratégia o Follow Up pode ter seus resultados prejudicados. Exatamente por estes motivos que insistimos na necessidade de automação em todos os setores.

Quanto menores forem as falhas humanas e ruídos na comunicação mais profissional e eficiente será o processo produtivo.

Comunicação

Ao falarmos de Follow Up – ou acompanhamento – o termo comunicação recebe um sinal de alerta. Afinal, não é possivel acompanhar um pós vendas (setor comercial) ou o desenvolvimento de um pedido sem dialogar com o cliente, ou fornecedor.

No caso do setor comercial um dos principais erros é não saber a hora de abordar o cliente no pós venda e quando deixar de tentar a fidelização. Algumas empresas passam-se por chatas, insistentes ou até mesmo impertinentes por este motivo.

Isso não é diferente no Follow Up de compras, a equipe responsável por colocar esta estratégia em prática precisa formular métodos de abordagem compatíveis com cada fornecedor.

E, principalmente, entender quando e como finalizar uma parceria. Esse timing só será possível com a avaliação correta dos indicadores.

Como fazer o Follow Up de compras?

Nas empresas, o Follow Up de compras geralmente é realizado por um ou mais responsáveis do setor que possuem a missão de acompanhar cada processo ligado à atividade de compras por meio do diligenciamento.

Como mencionamos, o processo de Follow Up pode ser realizado para prevenir ou corrigir atrasos nas entregas. Além desta divisão existe outra referente as estratégias, na prática.

Os gestores podem fazer o Follow Up de forma passiva ou ativa.

Passivamente é o Follow Up administrativo. Ele pode ser feito analisando e verificando os pedidos processados e em andamento. As informações coletadas devem ser feitas de acordo com cada pedido e cada fornecedor.

É importante ter os números dos pedidos, status de entrega e pontualidade, qualidade da mercadoria entregue, problemas e histórico de cada um.

A segunda forma é a ativa, através do diligenciamento. A ação é realizada de forma preventiva, portanto, ocorre antes do pedido. Por este motivo influencia ativamente na entrega do mesmo.

Dicas para fazer Follow Up no setor de Compras

Você já viu quais são os benefícios e dificuldades de implementar o Follow Up no setor de compras, mas quais são os principais pontos de uma implementação correta e eficiente?

O acompanhamento tem alguns pilares importantes para que ele tenha resultados e funcione no longo prazo. Alguns destes pontos você deve ter notado no tópico das dificuldades.

Mas, para facilitar este processo, nós da IBID, decidimos montar uma lista com as 3 dicas de ouro para um Follow Up eficaz. Confira abaixo!

Realize visitas periódicas

Da mesma forma que os emails marketing ou telefones são fundamentais no setor comercial, as visitas são no setor de vendas.

As visitas periódicas aos fornecedores permitem que a empresa saiba detalhadamente qual é a situação, seja de montagem ou fabricação do seu produto.

Durante a visita, será possível avaliar os seguintes pontos:

• Infraestrutura do fornecedor;
• Padrões de qualidade;
• Armazenagem;
• Montagem ou produção.

Mas é importante criar uma relação de parceria e profissionalismo. Assim como três emails por dia assusta um cliente em potencial, a abordagem equivocada pode dificultar ou anular uma parceria importante com um fornecedor.

Mantenha o contato

O acompanhamento das compras também pode ser realizado via telefonemas, para saber como anda o status do material ou produto, antecipar pedidos e outros.

Outra maneira de acompanhar a sua compra é por meio de e-mail, fax entre outros.

Porém, esses modelos de contato tornam-se mais recomendados quando já foram realizadas visitas e contatos telefônicos.

Vale lembrar que, muitas vezes, a resposta pode demorar dependendo da disponibilidade do fornecedor em responder a um e-mail, por exemplo.

Deste modo, o contato mais direto pode ser mais eficiente para o Follow Up, principalmente quando há urgência nas entregas dos produtos ou materiais.

Automatize processos

Sim, você possivelmente já está cansado de ouvir sobre automação dos processos. Mas, esta é uma necessidade que, apesar de muito conhecida, ainda é pouco aproveitada no mercado brasileiro.

A maioria dos nossos empreendedores não faz o uso da automação em sua totalidade. Quanto mais você e seus gestores investirem neste conhecimento, maior vantagem competitiva terá, principalmente, no Brasil.

Diversos processos devem ser realizados pelo setor de compras até que o produto ou matéria-prima adquirido sejam entregues à empresa. Isso significa maior probabilidade de falhas humanas, desperdício de tempo e equipe.

Sem falar na possibilidade de dados e informações se perderem entre as etapas.

Atualmente, boa parte desses processos podem ser automatizados por meio de ferramentas que facilitam a gestão e o acompanhamento das atividades de compras, como, por exemplo, o uso de um Software de E-Procurement.

Os softwares de e-procurement são plataformas que tem como objetivo auxiliar cada estágio do processo de compras, que vão desde a solicitação até o pagamento de fornecedores.

Assim, por meio desta ferramenta, o acompanhamento e o gerenciamento do setor de compras pode ser realizado de maneira mais eficiente, segura e rápida.

Esta última dica, portanto, é unir a estratégia de Follow Up com a automação dos processos no setor de compras.

Nós da IBID podemos ajudar a sua empresa a criar e administrar o seu Follow UP de compras com maior agilidade e eficiência.

Acesse o nosso site, confira nossa solução de e-Procurement e leve sua empresa para outro patamar na Gestão da Cadeia de Fornecimento.

Conclusão

Não tem como negar que em um ambiente competitivo qualquer vantagem deve ser aproveitada. Afinal, o acesso à informações é livre para todas as empresas. Algumas delas ficam a frente por terem maior capacidade de investimento.

O empreendedor, no entanto, deve focar em empresas maiores que ele, mas deve ter ciência de que ele compete diretamente com empresas de igual porte e potencial.

Aproveitar ferramentas e estratégias de baixo custo é essencial para que você não fique atrás nesta corrida.

O Follow Up, ou acompanhamento na área de compras, é uma estratégia de baixo custo que rende benefícios a longo prazo, Como, por exemplo:

• Otimização de tempo;
• Melhora no relacionamento com fornecedores e clientes;
• Profissionalização;
• Redução de falhas;
• Entre outros.

Vale ressaltar, entretanto, que a análise – ou acompanhamento – em si, não é custoso. Mas investir em ferramentas que automatizem esse processo e em uma equipe capacitada é fundamental.

Afinal, o simples ato de acompanhar não garante resultados. A ação deve ser eficiente para que os gestores possam desenvolver estratégias que tragam os resultados esperados.

Leia mais: 5 DICAS PARA APRIMORAR OS RESULTADOS DE SEU SETOR DE COMPRAS.

O Follow Up, portanto, deve ser uma das fases intrínsecas ao processo produtivo e não adjacente a ele.

O ideal é que ele faça parte da rotina da equipe de compras e, com o tempo, o Follow Up corretivo não será mais necessário. A sua empresa, portanto, conseguirá otimizar boa parte das etapas de compras.

Pronto para começar a acompanhar os seus pedidos de maneira mais eficiente e lucrativa? Deixe nos comentários se você já faz isto na sua empresa e quais os benefícios mais visíveis.

Tem alguma dúvida? Deixe nos comentários. Iremos lhe responder o quanto antes.

Até breve!