KPI. Os mais importantes para o controle estratégico do setor de compra

A sigla KPI (Key Performance Indicator, em inglês) substituiu no jargão empresarial os termos “Métricas de Performance” e “Índices de Performance”.

Na verdade, é uma técnica de gestão que surgiu na década de 1990 e busca mensurar o desempenho das diversas áreas de uma organização.

A empresa pode ter KPI’s específicos para cada setor, sofisticando seu nível de análise de desempenho.

Hoje, graças aos sistemas de automação, a tarefa de mensuração de resultados se tornou mais ágil e fácil.

No caso do setor de compras, é indispensável que a avaliação seja sistêmica, levando em consideração o foco nas necessidades de cada área atendida.

Assim, os KPI’s avaliam o desempenho dos fornecedores e seus efeitos na satisfação das demandas específicas do cliente (departamento, setor etc).

Essa ferramenta cria as condições para mensuração de dados e resultados.

Os KPIs no setor de compras têm como objetivos:

•          melhorar o atendimento aos clientes (áreas);
•          avaliar o desempenho dos fornecedores;
•          efetuar o monitoramento de todas as etapas do processo de compra;
•          aperfeiçoar os processos de compra, de modo a reduzir custos e elevar os níveis de competitividade.

O desenvolvimento de métricas requer a elaboração de um checklist com parâmetros para avaliação e o estabelecimento de pontuação para cada item avaliado.

Mas que razões levam a empresa a monitorar fornecedores e a estabelecer um controle estratégico do setor de compras?

A lista abrange diversos aspectos da gestão de compras, tais como:

•          checar a capacidade de utilização de cada contrato;
•          desenvolvimento de métricas para gestão de contratos;
•          definição de scorecards e de metas de performance;

Cuidados na definição dos KPI’s de compras

A definição de KPI’s para o setor de compras requer alguns cuidados.

Equipes com pouca experiência tendem a criar sistemas de avaliação com KPI’s em excesso.

Times mais experientes costumam definir de três a seis pontos.

O excesso de variáveis pode interferir nas análises e comprometer o resultado da aferição.

O que a área de compras deve medir?

Quais os indicadores mais importantes?

Como escapar da armadilha de montar um sistema com KPI’s em número excessivo?

O gestor deve ter tais questões em mente no momento de elaborar a sua estrutura.

Alguns elementos são considerados importantes, independentemente da área de atuação da companhia.

O responsável pela área de compras deve escolher aqueles que mais se adequam as suas necessidades de avaliação:

•          saving de compras, com redução do Custo Total (TCO);
•          relação entre o total de compras da companhia e o total de aquisições gerenciadas pelo setor de compras;
•          comparação entre saving orçado e saving gerado;
•          valor registrado com descontos obtidos junto a fornecedores;
•          prazo médio de pagamentos;
•          custo unitário do pedido de compra;
•          redução de estoques;
•          performance de fornecedores;
•          volume de devoluções;
•          lead time de compras;
•          tempo de atendimento aos setores;
•          satisfação dos setores atendidos;
•          produtividade do comprador.

A definição dos sistemas de avaliação do setor de compras impacta diretamente todas as áreas da companhia.

Além da melhoria dos índices de produtividade, os KPI’s promovem a integração entre os departamentos, pois colocam frente a frente as demandas específicas de cada área e as dificuldades enfrentadas no dia a dia pelo gestor de compras.

Outro dado que merece destaque é a necessidade de avaliação periódica dos KPI’s.

Mudanças de mercado, alterações no portfolio de produtos ou processos de fusão são algumas das situações que exigem reformulações nos KPI’s.

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