QUAIS OS RISCOS DE OPERAR COM FORNECEDORES QUE ESTÃO COM CADASTROS INCONSISTENTES?

Através do projeto nomeado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) implantado em 2007, muitas empresas estão tendo as suas notas fiscais denegadas pela Secretaria de Fazenda.

Isso significa que provavelmente há cadastros de fornecedores inconsistentes dentro do sistema de registro da organização.

Se você possui uma empresa e isso já aconteceu, é hora de entender os riscos por trás dessa situação para que não volte a acontecer.

Leia agora o artigo que preparamos explicando os riscos de não sanear o cadastro de fornecedores em uma empresa.

Entendendo o SPED

O SPED, através da implantação da NF-e 2.0., as Secretarias de Fazenda e a Receita Federal têm controle total de todas as transações comerciais realizadas por uma empresa, tanto quando é com o fornecedor quanto com o consumidor final dos produtos ou serviços.

Isso é devido aos arquivos digitais da escrituração da empresa que são emitidos aos órgãos em tempo real.

Quando uma mercadoria chega à empresa pelo fornecedor, deve ser registrado à escrituração comercial e fiscal do empresário.

Porém, como antes era utilizado um padrão de regulamento menos rigoroso, é muito comum que os sistemas ainda não regularizados tenham um mesmo produto registrado com diversos códigos, ou vários códigos para um mesmo fornecedor, etc.

A solução é, portanto, sanear o cadastro dos fornecedores vinculados à instituição.

O saneamento de cadastros consiste em unificar o fluxo de comercio dentro do sistema do seu estabelecimento comercial.

Deve-se adequar nomenclaturas, ajustar códigos de produtos, fornecedores e clientes.

Tudo isso para eliminar excessos e estar de acordo com as exigências da NF-e 2.0.

Denegação

Se estamos falando nos riscos de operar com fornecedores que estão com cadastro inconsistentes, um deles e o mais conhecido é a denegação.

Desde 2011 as Secretarias de Fazenda têm a permissão de denegar qualquer nota fiscal eletrônica que apresente irregularidades no cadastro.

Assim como a NF-e é uma evidência fiscal da operação comercial realizada, quando a mesma é denegada acaba se tornando uma evidência da irregularidade presente na transação.

Ou seja, a numeração dessa nota já não poderá ser usada e não é permitida a finalização da operação.

Além de perder a venda e diminuir a rentabilidade do negócio, o risco maior é o que fica registrado legalmente em nome da empresa.

Tenha o bando de dados do registro dos seus fornecedores sempre ativo e renovado, sanear o cadastro é a melhor saída para não estar exposto aos riscos da denegação.

Os outros riscos

Além da denegação da operação pelo Fisco, há uma série mais de riscos que o empresário que não realizar a higienização dos cadastros de fornecedores inconsistentes poderá estar exposto.

Saiba agora quais são:

• Demora e diversos problemas na retificação EFD Contribuições, ECD e EFD ICMS/IPI;
• Devolução de créditos de impostos;
• Multa pelo registro de créditos inválidos;
• Transtornos na validação de arquivos tributários digitais enviados;
• Não cumprimento das obrigações acessórias;
• Passar do prazo legal de cumprimento das obrigações principais e acessórias;
• Aplicação de multa e sanções legais através do Fisco pelo não cumprimento;
• Prejuízo no orçamento para quitar as dívidas com multas e processos;
• Recorrer a gasto extra com advogados;

Pontos para prestar atenção no saneamento do cadastro

Todos os arquivos enviados ao SPED têm validade jurídica através da Certificação Digital, que é obrigatória e significa que o remetente está ciente de toda a informação contida, inclusive as irregularidades causadas pelos cadastros de fornecedores inconsistentes .

Logo, é de extrema importância que tudo seja verificado atentamente antes de enviar ao sistema os cadastros vinculados à empresa.

A capacitação de todos os funcionários que têm acesso à escritura tributária é fundamental para que a instituição comercial nunca sofra as consequências citadas acima.

Entendendo as obrigações principais e acessórias

Quando falamos dos riscos que os cadastros de fornecedores inconsistentes expõem a empresa, apontamos os atrasos e os diversos transtornos envolvendo as obrigações tributárias.

Para entender melhor sobre o que se trata, já que normalmente são escritórios de contabilidade que cuidam do serviço, vamos explicar melhor aqui.

Há normas estabelecidas pelo Código Tributário Nacional que regem todas as obrigações tributárias dos contribuintes comerciais do Brasil.

Elas são divididas em duas: a obrigação principal e a acessória.

A obrigação tributária principal é o tudo aquilo que envolve o pagamento do tributo nele mesmo, como os impostos, taxas, contribuição, entre outros.

Já as obrigações acessórias são várias, porém todas apontam ao resto dos trâmites burocráticos que afetam o pagamento do tributo e respaldam a fiscalização posterior.

Exemplos de obrigações acessórias: escrituração de livros fiscais, folhas de pagamentos, os contracheques, emissão da nota fiscal de todas as mercadorias comercializadas, elaboração e envio das declarações fiscais correspondentes, emissão de guias de recolhimento da tributação, elaboração e envio de declarações sociais, etc.

Como explicamos no decorrer do texto, permanecer com cadastros de fornecedores inconsistentes pode colocar a empresa em uma situação de exposição a diversos riscos tributários e financeiros.

Portanto, não deixe de realizar a higienização do seu sistema, eliminando falhas que poderiam afetar negativamente o envio dos arquivos tributários digitais à Secretaria de Fazenda.