SISTEMA DE COMPRAS: POR QUE SUA EMPRESA DEVE ADOTAR AGORA!

Qual a importância que você dá para sistema de compras atualmente?

Faz bastante tempo que o setor de Compras deixou de ser encarado como uma área dispensável nas empresas. Na verdade, hoje em dia é um departamento estratégico. E essencial para o bom funcionamento das atividades da organização e para a diminuição de custos nas operações.

Para ter melhor resultado nesse trabalho é indicado usar um sistema de compras.

Esse software ajuda a manter a empresa mais competitiva e assegurar que as aquisições sejam realizadas com o melhor custo-benefício.

Afinal de contas, de acordo com o especialista Claudio Mitsutani, o setor de Compras é responsável por 50% ou mais do total de custos da companhia.

Mas será que vale a pena implantar esse sistema na sua organização?

Quais são os benefícios que pode conquistar para o processo de gestão de compras?

É isso que vamos responder no post de hoje. Vamos lá?

Processo de compras: como funciona

Toda empresa precisa adquirir matérias-primas, mercadorias ou produtos para o seu processo de produção.

Como afirmamos anteriormente, isso pode representar um percentual muito elevado de gastos e nos permite chegar à conclusão de que quem compra melhor vende melhor.

É por isso que o setor de Compras tornou-se estratégico e uma função que agrega valor ao negócio.

Os profissionais desse departamento têm o objetivo de encontrar os melhores fornecedores, obter produtos com o menor preço e a melhor qualidade possível.

Para isso, existem 3 tipos de compras que podem ser realizadas:

Compras estratégicas

Também chamada de strategic sourcing, é o processo no qual há o desenvolvimento e a gestão da relação com os fornecedores a fim de adquirir materiais e contratar serviços com base no modelo do custo total da aquisição.

É um formato diferente do tradicional, porque volta seus esforços para as compras estratégicas propriamente ditas, ou seja, os preços são negociados de forma estruturada e os custos administrativos e de uso e movimentação do produto ou serviço são incluídos.

O strategic sourcing apresenta como resultados:

• a redução e o redesenho do ciclo de compras;
• a diminuição e a identificação do custo total de aquisição;
• o entendimento dos direcionadores principais de custos de cada categoria;
• o reconhecimento dos fornecedores e suas especialidades;
• a assimilação clara da estratégia e do modelo de ida ao mercado.

Compras eletrônicas

Também conhecido por e-procurement, essa é uma plataforma disponibilizada para que os profissionais de Compras encontrem fornecedores especializados.

A solicitação é encaminhada de maneira detalhada, já com descrição do material, quantidade necessária, entre outros dados relevantes para a compra.

A partir disso, a empresa compradora recebe as respostas de forma organizada e pode escolher a melhor opção.

O e-procurement ajuda a reduzir custos, deixa a empresa mais competitiva e com maior controle do estoque, o que assegura mais otimização do ciclo de produção.

As consequências obtidas com o e-procurement são:

• A diminuição de ciclos;
• a redução dos custos administrativos;
• a melhoria do aproveitamento estratégico;
• a redução dos preços de compras;
• a diminuição dos custos de estoque.

Compras internacionais

Refere-se aos processos fiscal e comercial que preveem que determinada carga seja encaminhada de outro país para o local de referência.

Em outras palavras, é a operação de importação.

Neste post, vamos nos focar no e-procurement, que está diretamente relacionado ao software de compras e permite atingir resultados ainda melhores.

O que é o sistema de compras

É um software que permite gerenciar todas as ações relativas ao departamento de Compras, como a gestão de fornecedores, aquisições, recebimentos, entre outras.

Nesse contexto, o e-procurement é uma solução direcionada para o gerenciamento das compras.

Ele abrange desde a solicitação até o pagamento do fornecedor. Por isso, é possível gerir o estoque, reduzir os custos e otimizar os ciclos de produção.

Quais as vantagens do sistema de compras

Esse software é específico para as compras e, por isso, garante que a empresa obtenha diversos benefícios.

Entre eles podem ser citados:

Controle de pedidos de compra

As compras realizadas pela empresa envolvem diferentes áreas, como o financeiro, as contas a pagar, o estoque e a produção.

O software de compras possibilita controlar os pedidos e fazer a integração entre esses setores, detalhando as condições de pagamento, a data de vencimento e outros itens importantes.

Assim, a empresa pode se organizar melhor e até fazer pedidos maiores, o que assegura uma porcentagem maior de descontos.

Atualização automática

As aquisições feitas têm seu lançamento por meio da indicação de itens ao estoque disponível. Isso agiliza a rotina diária da empresa e oferece um status atualizado e com menor chances de erros, já que a digitação manual das entradas no estoque pode ocasionar falhas humanas.

Ao mesmo tempo, essa situação evita a inserção de informações repetidas, que necessitam de controles paralelos.

Monitoramento dos pedidos de compra

O software de compras permite fazer um controle mais adequado dos pedidos, o que resulta em mais precisão ao prever a entrada de produtos.

Agilidade nas transações

Além de o software de compras oferecer a chance de entrar em contato com um maior número de fornecedores, ele também assegura uma agilidade maior nas transações.

Por exemplo: para fazer um orçamento se transformar em uma compra, basta dar um clique. Já para fazer as cotações, é só enviar um pedido e aguardar o retorno dos fornecedores.

Em relação às notas fiscais, o sistema pode ter a opção de digitalizar o documento fiscal e integrar as informações para não precisar digitá-las.

Assim, em poucos minutos é possível gerar uma movimentação no estoque, fazer um lançamento financeiro e registrar o fornecedor.

Aumento da lucratividade

O software de compras está adequado às regras do negócio e simplifica a gestão de relatórios de desempenho por se integrar ao sistema ERP.

Leia mais: INTEGRAÇÃO ENTRE O ERP E A AUTOMAÇÃO DE COMPRAS: POR QUE APLICAR NA SUA EMPRESA?

Com esses dados, você pode negociar preços mais atrativos com os fornecedores e alocar verbas de acordo com os centros de custo a fim de identificar quais setores gastam mais e quais gastam menos.

Acompanhamento dos pedidos no sistema de compras

Por meio do software de compras, você pode fazer o acompanhamento dos pedidos diretamente pelo sistema. Isso também é permitido ao fornecedor.

Dessa forma, é possível identificar gargalos mais rapidamente e encontrar uma solução para eles.

Viu como você pode conseguir mais resultados com o sistema de compras?

Aproveite para reduzir o ciclo da sua empresa, conseguir fornecedores mais qualificados e diminuir custos e implanta agora esse software na sua companhia!

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