SOFTWARE DE COMPRAS E E-PROCUREMENT: 5 BENEFÍCIOS PARA O SEU TRABALHO

Fazer aquisições de mercadorias e matérias-primas exige a realização de uma série de tarefas, que podem ser facilitadas com a ajuda de um software de compras e um sistema de e-procurement.

Mas quais são os benefícios para o seu trabalho?

No post de hoje, nós vamos mostrar 5 vantagens que você obtém ao adotar essas ferramentas e explicar porque você não pode deixá-las de lado. Acompanhe!

Software de compras e e-procurement: o que são

Antes de apresentar os benefícios, vamos mostrar rapidamente o conceito de cada um desses sistemas.

O sistema de compras é um programa que possibilita gerenciar as atividades executadas pelo departamento de compras.

Entre as ações realizadas estão a gestão de fornecedores, compras e recebimentos.

O resultado é a diminuição dos custos, porque a empresa passa a adquirir os produtos que realmente precisa na quantidade exata.

Ou seja, não há mercadorias paradas em estoque.

Já o electronic procurement é um sistema que oferece uma plataforma na qual é possível acompanhar todos os estágios do processo de compras.

Com os dados obtidos, sua empresa tem informações estratégias que podem ser usadas pela gerência executiva para a tomada de decisão e para a automação do fluxo de negociações.

Veja a seguir quais são os benefícios práticos desses softwares no seu dia a dia:

1. Menos papel

Um problema com o qual os setores de compras se deparam é a bagunça da papelada.

Com uma quantidade grande de requisições, pedidos, notas fiscais e outros documentos, os profissionais que atuam nesse departamento acabam deixando tudo desorganizado, o que pode gerar retrabalho e perda de tempo.

Adotando os sistemas de compras e electronic procurement, os dados ficam armazenados no próprio programa e podem ser facilmente acessados.

Isso faz com que as atividades diárias sejam praticadas mais rapidamente e há redução de custos em médio e longo prazos.

2. Maior velocidade dos processos

As atividades de compras ficam mais rápidas com os softwares porque o processo passa a ser automatizado. Isso implica diretamente em otimização do tempo, já que as tarefas são executadas de forma mais simples.

Outro benefício é o foco no resultado, já que os profissionais podem se focar em ações estratégicas, sem perder tempo com atividades operacionais.

É claro que essas vantagens acabam resultando em mais vantagem competitiva e no destaque da sua empresa perante a concorrência.

3. Rastreabilidade e segurança

Um processo de compras seguro e transparente é tudo o que você precisa para ter sucesso e evitar imprevistos.

Usar os sistemas de electronic procurement e compras asseguram que todas as etapas sejam seguidas, acompanhadas e registradas.

Em médio prazo, isso fortalece a relação com os fornecedores, porque eles sabem que podem confiar na sua empresa e vice-versa.

Por outro lado, também há um reforço de compliance, ou seja, dos controles internos e externos das compras.

A consequência é que sua empresa estará de acordo com as regras e a legislação.

4. Workflow de aprovação flexível

O fluxo de trabalho que não é automatizado acaba causando empecilhos para o processo de compras.

Com a adoção dos sistemas, a aprovação pode ser flexível.

Isso significa que você pode autorizar a aprovação eletrônica de acordo com alguns critérios.

Com isso, você ganha tempo e consegue aproveitar a cotação realizada, sem correr o risco de o valor das mercadorias aumentar devido a algum problema.

5. Relatórios online e em tempo real

As decisões estratégicas da sua organização só podem ser tomadas com base em dados.

Os sistemas que estamos tratando permitem gerar relatórios online e real time, situação que assegura que os dados estejam atualizados.

Dessa forma, você tem uma visão real da empresa naquele momento e pode fazer pedidos de compras, optar por outra alternativa, refletir melhor para tomar uma decisão mais complexa etc.

O que importa nesse caso é que você tem todos os dados de que precisa sempre ao seu alcance.

Em resumo, podemos dizer que os softwares de compras e e-procurement são ferramentas aliadas para a gestão do seu negócio e o melhoramento dos processos de compras que são realizados. Mas eles também podem ajudar os fornecedores.

Quer ver como?

É só ler o post E-procurement: 5 benefícios para os fornecedores.