SOFTWARE DE COMPRAS: O QUE É E POR QUE USAR

Se você pensar no dia a dia da sua empresa, verá que um dos setores mais estratégicos é o de compras.

O profissional responsável por essa função deve deixar a sua empresa mais competitiva à medida que articula ações para envolver os fornecedores.

Mas para exercer bem sua função, ele precisa contar com um software de compras.

Esse sistema ajuda a reduzir custos e a trazer resultados melhores para a sua organização. E segundo o especialista Claudio Mitsutani, o departamento de compras representa 50% ou mais dos custos totais de uma empresa.

Ou seja, contar com a tecnologia para ter uma eficiência melhor nessa atividade é a ordem do dia. Mas será que a sua organização trabalha dessa forma ou ainda tem pontos a melhorar?

Você vai descobrir a resposta lendo este post. É só continuar!

O que é software de compras?

Isso pode parecer bastante óbvio para você, mas sempre é bom reforçar. Esse é um sistema que permite o gerenciamento de todas as ações relacionadas ao departamento de compras.

Isso significa que o software ajuda a controlar a gestão de fornecedores, recebimentos e das compras em si.

O resultado é a redução de custos, porque se consegue saber exatamente o que é necessário, verificar os pedidos anteriores e adquirir somente os produtos e materiais relevantes na quantidade certa.

De quebra, o sistema também ajuda a selecionar melhor os fornecedores, o que impacta positivamente na qualidade do produto e na satisfação do consumidor final, além de também permitir um monitoramento e um equilíbrio maior entre as contas a pagar e a receber.

Nesse cenário, também aparece o conceito de e-procurement, que se refere aos processos de compra e venda de produtos e serviços por meio da internet.

Você deve estar se perguntando: e-procurement e sistema de compras é a mesma coisa? Podemos entender que sim, já que, por definição, o e-procurement é uma solução voltada para a gestão de compras.

Independentemente do nome que se utilize, você deve saber que esses sistemas têm por objetivo fornecer um método eletrônico para gerenciar as compras da empresa, o que torna o processo mais simples e fácil de ser monitorado.

Quais são as características do software de compras?

Como já ficou claro, os sistemas de e-procurement ajudam a gerenciar todas as etapas das compras, desde o momento em que a solicitação é realizada até o pagamento ao fornecedor.

Por atuar em tantas etapas, o software ajuda a gerenciar o estoque, otimizar os ciclos de produção e reduzir os custos. E isso é feito pela existência de basicamente 3 módulos:

Compras e solicitações de pedidos

Os processos são padronizados para que o desempenho seja mais fácil. Assim, o software trabalha na solicitação, na aprovação e na emissão do pedido de compras. Entre os exemplos de ações que podem ser citadas estão a configuração de cotas mínimas segundo o tipo de compra realizado, configuração de privilégios por usuários, criação de regras para aprovação da compra etc.

Gestão de recebimentos

O momento em que as compras são recebidas também é monitorado pelo software, o que confere mais confiabilidade e segurança para o processo e ao validar as informações tributárias e fiscais. Com isso, o sistema trabalho na conferência dos pedidos recebidos, para verificar se estão conforme a solicitação realizada; na contabilização de impostos, escrituração fiscal e classificação, para que não sejam pagos impostos indevidos; no registro de entrada dos produtos no estoque etc.

Gestão de fornecedores

O software permite o acesso a um histórico dos fornecedores, detalhando se os pedidos foram entregues no prazo e a qualidade deles. Isso evita problemas, atrasos e também garante que a sua empresa reduza custos de forma inteligente. Ou seja, é uma forma mais fácil de comprar o produto que traz o melhor custo-benefício a partir de um fornecedor que oferece melhores condições de entrega. Outra vantagem desse módulo do sistema é a avaliação do fornecedor, tanto antes quanto depois da entrega do produto ou serviço adquirido.

Quais são os benefícios?

Se você leu o post até aqui, já percebeu que a sua empresa pode obter diversos benefícios a partir da adoção de um sistema de e-procurement.

Mas se ainda ficou alguma dúvida, veja todas as vantagens desse software:

Aumento da lucratividade

Até aqui falamos bastante da redução de custos, mas também precisamos abordar o aumento da lucratividade. Por ser um sistema adequado às normas do seu negócio, o software de e-procurement facilita a geração de relatórios de desempenho devido à sua integração com sistemas ERP. A partir desses relatórios é possível negociar preços melhores com os fornecedores, além de as verbas poderem ser alocadas de acordo com os centros de custo, o que auxilia a verificação de quais departamentos gastam mais e quais gastam menos.

Acompanhamento dos pedidos

Tanto a sua empresa quanto os fornecedores podem acompanhar os pedidos por meio do sistema. Cada solicitação tem um status separado, que pode ser verificado a qualquer momento. Isso também facilita a identificação de gargalos e a solução deles.

Acesso a históricos de pedidos e negociações

O software deixa registrados todos os pedidos realizados e eles podem ser consultados sempre que necessário. As novas solicitações podem ser feitas de acordo com as antigas e você pode analisar melhor os gastos feitos e de que forma pode conseguir uma negociação mais adequada futuramente.

Independência para os fornecedores

Os próprios fornecedores podem atualizar suas cotações no software, garantindo um relacionamento mais transparente com a sua empresa. Essa ação é feita mediante uma senha e um link seguro. Com isso, algumas informações já vêm pré-preenchidas, o que reduz o tempo de duração do processo e evita erros e falhas, que são bastante normais.

Assim, fica evidente que a adoção de um software de compras é essencial para a sua empresa. Você já trabalha com um ou ainda está pensando se vale a pena? Caso esteja na dúvida e queira mais um motivo para seguir as dicas deste post, aproveite e leia Gestão de compras: 10 dicas para melhorar na sua empresa. Verificando todos os requisitos a melhorar, você chegará à conclusão de que o melhor é adotar esse sistema.