DEPARTAMENTO DE COMPRAS: COMO MEDIR A PERFORMANCE

As empresas acompanham o desempenho de seus processos constantemente ou, ao menos, deveriam acompanhar.

A questão é: como medir a performance da área de Compras?

A medida mais óbvia do sucesso de um departamento de Compras é a quantidade de dinheiro economizado pela empresa com os suprimentos adquiridos.

No entanto, há uma série de métricas que podem ser utilizadas para saber como a equipe de compradores está contribuindo para o sucesso do negócio.

Redução de custos

Se o departamento de compras adquiriu um item a um preço menor do que foi pago anteriormente, então houve uma economia de custos.

Isso pode ocorrer quando um novo fornecedor é encontrado, quando um item é substituído por outro mais barato e com a mesma qualidade, quando um novo contrato é assinado com o fornecedor, quando um método de transporte mais barato é encontrado e assim por diante.

Para exemplificar, vamos tomar por base os custos de compras para suprimentos de fabricação.

O ideal é que a redução siga um planejamento anual, com levantamento dos itens que precisam ser adquiridos para a fabricação de produtos (estrutura e quantidade), para que se tenha uma real visão das quantidades necessárias diária, semanal, mensal e anualmente.

Depois, Vendas e Marketing, que já planejaram, devem informar qual a previsão de venda de cada produto.

E é desta projeção que se estima o budget para cada item e cada fornecedor para o próximo ano.

Com estas informações, os compradores podem elaborar um Cost Saving Plan (CSP), ou um plano de redução de custos item a item, fornecedor a fornecedor, mês a mês as quantidades podem ser fortes argumentos de negociação.

Afinal, o fornecedor terá uma visão do quanto venderá e, assim, poderá calcular suas margens e ver o percentual que pode reduzir.

Com base no CSP, Compras em conjunto com Finanças podem acompanhar a evolução de sua performance, confrontando o que foi  planejado com o que foi alcançado.

A perseguição dos resultados deste planejamento, por meio de negociação e busca de alternativas, será determinante na performance do Compras.

Como apresentar os dados da performance de compras

O relatório de performance deve ser apresentado com dois resultados: “Full Year” e “Average Year”.

O resultado FY é calculado com o valor anual, ou seja, a redução ou aumento do item comprado multiplicado por 12 meses (independente do mês em que foi comprado).

Para o resultado AY, calcula-se o valor do mês da aplicação até o final do período.

Quanto mais distante do início do período estiver a ação planejada no CSP, maior será a diferença entre FY e AY.

Portanto, o resultado de AY pode ser entendido como o efeito real no caixa da empresa e, quanto mais próximo do volume do budget, mais o resultado financeiro será próximo do resultado AY.

Para que todos entendam, é importante separar os dois resultados em slides diferentes, visto que os relatórios também são separados.

Aumento da qualidade e melhoria de processos

Para além das finanças, a qualidade das compras e a melhoria dos processos também devem ser medidas.

Quando o departamento consegue encontrar produtos e serviços com qualidade superior negociando com outro fornecedor ou até com o mesmo sua performance melhora, pois esta qualidade será refletida na redução do desperdício de recursos ou de produção.

Esta métrica pode ser tangível à medida que há integração entre as áreas clientes e o departamento de compras.

O feedback de quem está utilizando os insumos e/ou serviços adquiridos é importante neste processo.

Falando sobre melhorias nos processos, o desempenho de qualquer departamento melhora muito quando estes são aprimorados, e com o setor de compras não é diferente. Assim, o desempenho aumenta quando o departamento introduz novas formas de desempenhar suas funções com mais rapidez e eficiência, o que pode incluir a aquisição de sistemas de e-procurement, relatórios mais detalhados etc.

Conclusão

Os custos administrativos são a base para a medição da eficiência do departamento de Compras, que se refere à forma como a equipe está realizando as atividades que lhe são atribuídas com o orçamento disponível. Se os custos de aquisição estão abaixo – ou dentro – do que foi projetado, então a eficiência do departamento de Compras irá superar as expectativas.

Contudo, esta não é a única métrica que deve ser observada.

O departamento pode ser avaliado em relação aos requisitos funcionais das suas funções, considerando a conquista de exclusividade com bons fornecedores, melhorias na qualidade dos produtos e serviços adquiridos, rapidez no atendimento às áreas solicitantes, entre outros.

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