ÁREA DE COMPRAS: SIGLAS E TERMOS QUE VOCÊ DEVE CONHECER

A maioria das profissões tem um vocabulário peculiar, já notou?

Por esse motivo, representantes comerciais e vendedores devem conhecer, no mínimo, as principais siglas usadas na área de compras.

Para ajudar, preparamos esse post com algumas nomenclaturas e abreviações que são utilizadas neste setor!

Bidder list

Lista de fornecedores responsáveis por um determinado produto ou serviço.

Geralmente, é armazenada em uma planilha do Excel para que haja um controle sobre quem são os responsáveis pelo fornecimento de cada área da empresa.

Também é possível usar um software de compras, que mantém os registros de fornecedores.

Break down

Termo utilizado para se referir à estrutura de valor de um produto que será comprado.

Tem duas versões.

A detalhada verifica a especificidade de cada material, realizando uma análise minuciosa sobre as operações realizadas, além de custos e margem de lucro.

Já a simplificada engloba apenas a mão de obra, o material e o valor agregado.

CAPEX (Capital Expenditure)

Refere-se a compras realizadas em despesas de capital ou bens de capital, como edificações, equipamentos, entre outros que tenham valor considerável.

Eles servem como referência para a base de compras nesse modelo.

CIF (Cost, Insurance, Freight)

Trata-se do momento em que a mercadoria é comprada e entregue ao cliente.

Ou seja, acabou o negócio de compras propriamente dito.

FOB (Free on Board)

Refere-se ao momento em que a mercadoria é comprada e inclui a retirada no fornecedor.

LTA (Long Term Agreement)

Termo referente ao contrato de fornecimento.

Geralmente, trata de ingredientes de produção, ou seja, peças que serão utilizadas para compor o produto de venda da empresa.

Nesse caso, a companhia se compromete a adquirir uma quantidade mínima do fornecedor por um determinado tempo e, em troca, recebe descontos no preço dos produtos.

MRO (Manutenção, Reparo, Operações)

Compras de manutenção, reparo e operações, como uniformes, equipamentos individuais de segurança e materiais auxiliares utilizados na linha de produção.

Dessa forma, MRO é um termo que pode ser utilizado tanto pela gerência, que irá cuidar da compra de novos produtos para aumentar a eficiência da produção, quanto pela área da segurança do trabalho.

Outsourcing

Refere-se às atividades internas que são terceirizadas buscando o corte de gastos desnecessários, como a contratação de uma equipe de segurança de uma companhia especializada.

SLA (Service Level Agreement)

Significa um termo condicional para efetuar o pagamento pelos produtos adquiridos.

Por exemplo: o SLA de um serviço é a entrega de um produto no prazo máximo de 30 dias após a solicitação. Caso isso não ocorra, o fornecedor não recebe.

Supply Chain (cadeia de suprimentos)

Esse termo envolve todo o processo de compra, desde a cotação, negociação, até o fechamento do contrato de compra e venda.

Além disso, o termo pode referir-se à questão da logística, sobre a ótica da embalagem, transporte e entrega dos produtos.

RFQ (pedido de cotação)

Processo de negócio padronizado com a finalidade de convidar fornecedores para participarem de uma licitação de produtos ou serviços específicos.

Geralmente, apresenta informações sobre o preço do item, condições de pagamento, duração do contrato e nível de qualidade.

RFP (pedido de proposta)

Solicitação normalmente realizada por meio de uma licitação, entidade ou empresa que tem interesse de comprar um produto, serviço ou bem valioso.

Envolve os potenciais fornecedores, que apresentam propostas de negócios, e geralmente abrange contratos de longo prazo.

Há exigências preliminares para o serviço ou produto. A RFP costuma refletir a estratégia e os objetivos de negócios de curto e longo prazos.

CLM (gestão do ciclo de vida dos contratos)

Processo de trabalho que tem o objetivo de padronizar e simplificar o gerenciamento dos contratos desde o surgimento até a criação.

Entre os itens abrangidos estão as cláusulas contratuais, responsabilidades, prazos, identificação de desvios, correção de atrasos e problemas, entre outros.

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)

É relativo às operações de entradas e saídas de mercadorias entre municípios e estados.

O CFOP é um código numérico que faz a identificação do tipo de circulação da mercadoria ou do formato de prestação de serviços de transportes.

Esse número indica se haverá incidência de tributos na operação fiscal. É obrigatório para todos os documentos fiscais.

MRP (planejamento das necessidades de materiais)

É uma filosofia de planejamento que enfatiza a criação de um plano de suprimentos de materiais interno e externo.

Para fazer isso, usa softwares sofisticados para fazer o processamento de dados.

MDM (gestão de dispositivos móveis)

Essa solução integrada facilita o gerenciamento da base de mobile device, como smartphones e tablets.

Entre as funcionalidades, pode haver a inclusão de provisionamento remoto, gestão de dispositivos em grupos ou individual, segurança dos sistemas e informações, administração de aparelhos pessoais etc.

Incoterms

São Termos Internacionais de Comércio, ou seja, regras padronizadas que regulamentam o comércio internacional.

Determinam quem é o responsável pelo pagamento do frete, o ponto de entrega, quem deve fazer o seguro, entre outras informações.

Kanban

É uma metodologia criada na Toyota que usa o conceito de cartões para sinalizar o andamento dos fluxos de produção.

No entanto, também pode ser usado para a área de Compras e estoque para reduzir os custos e trabalhar com o conceito de estoque mínimo.

Benchmarking

Esse é um processo em que produtos, serviços e práticas empresariais são comparados.

Por isso, é uma ferramenta de gestão, porque ajuda a melhorar os processos e as funções da companhia.

Além disso, é um instrumento importante para vencer a concorrência, já que o benchmarking permite avaliar as estratégias e a outra empresa pode criar novas ações em cima de situações já realizadas.

SRM (gestão do relacionamento com os fornecedores)

É o processo que gere as interações realizadas entre a empresa compradora e seus fornecedores.

A ideia é deixar os procedimentos mais eficazes nessa relação, melhorando a compra de bens e serviços, os materiais de processamento e a gestão de inventário.

Lote Econômico

Representa a quantidade de material que deve ser adquirida nas operações de reposição de estoque.

Nesses procedimentos, o custo total da compra e as despesas com estocagem são o mínimo possível para o período considerado.

Está relacionado ao abastecimento pelo método da manufatura para o estoque, sendo chamado de Lote Econômico de Produção, ou pela aquisição de produtos no mercado, cuja denominação é Lote Econômico de Compras.

E-procurement

É o processo de compra e venda de produtos usando a internet.

Os usuários registrados e qualificados conseguem encontrar fornecedores especializados por meio dos sites dessa categoria.

Essas plataformas acompanham todas as etapas da compra, desde o momento da solicitação até o pagamento.

Em contrapartida, é possível obter informações estratégicas que devem ser usadas pela gerência executiva a fim de reduzir os custos, escolher o melhor custo-benefício e automatizar os fluxos de negociações.

Lead time

É o período de tempo necessário para que um produto ultrapasse as etapas de um fluxo de valor ou processo.

Ou seja, é o intervalo entre o começo de uma atividade e seu fim, sendo ela produtiva ou não, ou o espaço entre o pedido do cliente até a chegada da mercadoria.

Margem de contribuição

Indica o valor em dinheiro que sobra depois da venda de um produto ou serviço depois de os gastos variáveis serem descontados.

Esse montante assegura que o custo fixo e o lucro sejam cobertos depois que a empresa alcançou o seu ponto de equilíbrio, ou seja, momento em que receitas e despesas se igualam.

Ponto de ressuprimento

Esse sistema de controle do estoque usa como base a análise de quantidades sempre que uma saída de estoque ocorre, seja por consumo, seja por retirada.

Com essa avaliação é possível saber se está na hora do item ser reposto.

Para esse cálculo é necessário ter certeza a respeito do ciclo de pedidos e da demanda.

Cost avoidance

Esse conceito é relativo ao custo que o comprador consegue evitar.

Ao adquirir um produto, são feitas cotações, que passam a servir como referência.

Em uma compra futura, se o valor for mais baixo, consegue-se atingir o cost avoidance.

Increase

É o aumento que um produto tem em relação a uma compra feita anteriormente. Da mesma forma que o cost avoidance, é usada uma cotação anterior como base para verificar se houve um aumento de preço.

Inflação

Representa a variação de preço de determinado item.

É feita uma avaliação por período e considera-se o valor médio que foi pago.

Também é uma ferramenta importante para analisar o desempenho do setor de Compras em relação a diferentes aspectos.

FCA (free carrier)

A sigla, que significa livre no transportador, é um dos Incoterms.

Esse é o caso em que o comprador opta por pagar as despesas do transporte principal e arca com os riscos gerados no processo.

Essa situação prevê que o vendedor disponibilize o produto em um local acordado com o comprador, que passa a ser o responsável.

EXW (ex works)

Esse Incoterm representa a obrigação mínima para o vendedor, já que ele repassa a mercadoria para um estabelecimento ou outro local acordado sem desembaraço e não carregada.

O comprador se responsabiliza pelos custos e riscos ao retirar a mercadoria, mas os custos e riscos no processo de carregamento e saída podem ser do vendedor.

CFR (cost and freight)

Nesse caso, o vendedor é o responsável por fazer o desembaraço da mercadoria na alfândega do país em que mora.

A partir disso, o comprador assume os riscos, tendo a opção de arcar com os seguros relativos ao transporte.

CPT (carriage paid)

Significa o transporte pago até um destino determinado.

Esse Incoterm especifica que a contratação e o pagamento do transporte da origem até determinado local são responsabilidade do vendedor, bem como os desembaraços alfandegários.

O vendedor deve, portanto, entregar a mercadoria no país do comprador. Em caso de seguro, ele deve ser contratado pelo comprador.

CIP (carriage and insurance paid to)

O CIP prevê que as responsabilidades do vendedor são as mesmas que as do CPT, mas a contratação e o pagamento do seguro até o destino devem ser feitas pelo vendedor.

No momento do encaminhamento da mercadoria para o transportador, o comprador é responsável pelos riscos por danos e perdas e possíveis custos extras.

DAF (delivered at frontier)

De acordo com esse Incoterm, a mercadoria deve ser entregue em um local combinado antes da divisa aduaneira e até esse limite o vendedor arca com os custos e riscos.

A entrega é feita sem descarregar e o vendedor se responsabiliza somente pelo desembaraço da exportação.

DES (delivered ex-ship)

Esse Incoterm especifica que o vendedor deve disponibilizar a mercadoria não desembaraçada para importação no navio.

Os custos e riscos são de responsabilidade do vendedor até o porto de destino, antes de fazer a descarga.

É importante destacar que o DES serve apenas para o transporte aquaviário.

DEQ (delivered ex-quay)

Nesse caso, o vendedor precisa disponibilizar a mercadoria não desembaraçada no cais de porto delimitado.

O vendedor se responsabiliza pelos riscos e custos do transporte até o porto de destino.

O comprador deve arcar com o processo restante e paga o desembaraço aduaneiro de importação.

DDU (delivered duty unpaid)

A carga deve ser disponibilizada pelo vendedor no destino sem estar desembaraçada para importação.

Ela também não deve estar descarregada. O vendedor assume os riscos e custos até a entrega, exceto em relação ao desembaraço de importação.

DDP (delivered duty paid)

Ao contrário do DDU, a mercadoria é entregue já desembaraçada para importação.

Esse Incoterm tem o segundo maior nível de compromisso do vendedor, porque ele arca com custos e riscos de transporte e entrega. Por isso, não é recomendado nos casos em que o vendedor não quer conseguir os documentos necessários para a importação.

O DDP pode ser usado por qualquer meio de transporte, mas o DES ou o DEQ deve estar junto quando a entrega for realizada no porto.

Essas são apenas algumas das siglas mais utilizadas na área de compras.

O conhecimento pleno dessas abreviações confere melhor rendimento no trabalho em equipe, seja em baixa, média ou grande escala.

Todavia, sempre há uma novidade no ramo para que os funcionários do setor possam se aperfeiçoar.

Para auxiliar todos os procedimentos de compras, a IBID desenvolveu o software de e-Procurement. Sua principal função é atender completamente cada estágio do processo da compra através de métodos eletrônicos.

O e-Procurement se encarrega das funções de Requisição, Cotação, Catálogo, Leilão Reverso, Pedido de Compras, Gestão de Contratos, Reposição de Estoques, Recebimento, Pagamento e Follow-Up de Transações, entre outras. Tudo feito com total segurança de dados, sendo também uma ótima alternativa para a redução de custos.

Já verificou se seus funcionários conhecem as principais siglas da área de compras?

Obter um auxílio tecnológico para auxiliar a funções do setor é uma ótima opção, concorda?

Deixe um comentário nos contando sobre sua experiência no ramo!