HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES: COMO AVALIAR E TER MAIS EFICIÊNCIA?

Você tem problemas com a homologação de fornecedores?

Esse processo é importante para que a sua empresa não sofra com a falta de mercadorias e produtos e também para evitar imprevistos.

Mas como esse procedimento deve ser realizado?

Neste post, você vai entender exatamente o que deve considerar durante a validação de um fornecedor para que sejam atendidos os critérios financeiros, fiscais, trabalhistas e socioambientais.

O que é a homologação de fornecedores?

Esse processo indica a aprovação de um fornecedor para que ele comece a fornecer matérias-primas, mercadorias e/ou produtos para a sua empresa.

Como a produção ou a venda do produto depende diretamente do fornecedor, essa validação tem relação total com a qualidade e a produtividade.

Por meio desse procedimento, é possível reduzir os gastos relacionados à inspeção, bem como aumentar a confiabilidade e a segurança e ter um melhor relacionamento com os fornecedores.

A partir disso, a chance de ocorrerem riscos e problemas no processo de compras é menor.

Como funciona a homologação de fornecedores?

Para que um fornecedor seja considerado válido, ele deve atender a alguns critérios, entre eles:

• Pontualidade nas entregas.
• Qualidade nos produtos ou matérias-primas.
• Preço acessível.
• Fornecimento de um serviço de qualidade.
• Cumprimento do acordo estabelecido.
• Realização de apoio técnico.
• Atualização do comprador a respeito do pedido.
• Antecedentes estáveis.
• Existência de documentos que comprovam a qualidade.
• Regularidades fiscais e habilitações jurídicas.
• Qualificações técnica, financeira e econômica.

Mas para chegar a esses critérios, como é possível analisar o fornecedor?

Você pode criar categorias de fornecimento, que devem estar encaixadas em uma matriz de compras.

Algumas possibilidades são:

• Alavancado: analisa a competitividade, os fornecedores alternativos, os substitutos disponíveis e se o fornecedor é facilmente gerenciável.
• Estratégico: avalia se o fornecedor é estratégico, tem monopólio de mercado, se é crítico para o negócio e se possui alto valor agregado.
• Commodity: verifica a abundância de oferta, se são não críticos para o negócio, a grande variedade e o gerenciamento complexo.
• Baixa oferta: confere se há risco de oferta, monopólio de mercado, barreiras de entrada e baixo valor estratégico.

Assim, o processo de validação de um fornecedor possui 3 etapas gerais, que são:

• Pré-cadastro: é a forma pela qual o fornecedor entra em contato com a sua empresa.
• Homologação: verifica se o fornecedor atende aos critérios estabelecidos.
• Cadastro: faz o registro sistêmico do fornecedor que passou pela verificação.

A ideia é que a sua empresa sempre saiba se o pedido foi feito adequadamente, se será entregue no prazo e se outros quesitos ocorrerão conforme o planejado.

Por isso, assim que um fornecedor é homologado, é possível estabelecer um relacionamento mais estreito, no qual o fornecedor conhece as demandas gerais do comprador (no caso, a sua empresa) e trabalha de forma mais transparente, inclusive tirando dúvidas quando elas aparecerem.

Fica evidente, então, que o preço é uma variável importante, mas não pode ser o único requisito avaliado. Quando a empresa considera somente esse fator, acaba tendo problemas por falta de comprometimento, qualidade e produtividade do fornecedor.

Outro ponto negativo é o não estabelecimento de uma relação mais próxima com a empresa fornecedora, o que acaba impactando o produto e o consumidor final.

Como o e-procurement pode ajudar?

Uma forma de facilitar o processo de validação é usar ferramentas de e-procurement. Por serem eletrônicas, permitem que o contato da sua empresa com os fornecedores seja mais próximo.

No entanto, a grande vantagem quando se fala em cadastro de fornecedores é a possibilidade de fazer o auto-cadastro, além do gerenciamento efetivo da qualificação dele de acordo com a categoria de fornecimento.

As soluções de e-procurement também oferecem a possibilidade de fazer o acompanhamento e a gestão documental dos fornecedores. Assim, caso exista algum imprevisto, é fácil encontrar um substituto para que o processo produtivo ou de vendas não sofra prejuízos.

Assim, o processo de homologação de fornecedores acaba sendo mais simples e, ao mesmo tempo, mais criterioso. Se você quer conhecer melhor sobre esse assunto, aproveite e leia o post Como definir parâmetros para um ranking de fornecedores? Assim, você complementa seus conhecimentos e tem mais eficácia na sua atividade.