ORÇAMENTOS CONTROLADOS X OTIMIZADOS: QUAL É O CASO DA SUA EMPRESA?

Todas as operações de uma empresa precisam de orçamentos.

E muitos empreendedores acham uma vitória mantê-los sob controle. Porém, o ideal é conseguir otimizá-los para ter resultados melhores.

Um budget otimizado traz muitos benefícios para os gastos da sua empresa. Como fazer isso?

Nós vamos dar as respostas neste post. É só acompanhar!

Reavalie a estrutura de orçamentos

O primeiro passo para você fazer isso é ter uma estrutura específica para a sua companhia.

Na maioria dos casos, as companhias buscam sempre economizar dinheiro.

Mas na prática isso nem sempre ocorre.

Em boa parte das situações, a economia não existe.

A verdade é que não existe uma fórmula mágica que crie um orçamento e táticas de economia perfeitas.

Existem diferentes fatores que vão determinar as diretrizes do budget, como a quantidade de níveis e o tipo dele, ou seja, se é operacional, estatístico, financeiro etc.

Mas um fator que faz a diferença é a tecnologia.

Um software de e-procurement ajuda a obter vantagens da economia de escala, seja comprando de um único fornecedor, seja adquirindo de vários.

A vantagem é que as negociações são facilitadas porque os dados estão dispostos e podem ser comparados.

Assim, você consegue escolher a oferta que possui os termos mais adequados para o que você precisa e, como resultado, você conseguirá economizar dinheiro.

Reconsidere o tempo gasto em reuniões

As reuniões são necessárias, mas a qualidade sempre deve se sobressair à quantidade.

O problema é que o processo de compras desorganizado prejudica essa recomendação.

Isso ocorre porque se perde muito tempo compartilhando informações com pessoas erradas, que não são as tomadoras de decisão.

Essa situação gera mais reuniões e discussões repetitivas e não se chega a lugar algum.

O ideal é evitar as reuniões desnecessárias.

Novamente, o software de e-procurement ajuda nesse processo de formas diferentes.

Uma delas é por meio da definição da rotina de aprovações de ordens de compras e permissão de uso, que deixam mais claras quais são as regras e responsabilidades interdepartamentais.

Aposte na documentação informatizada

Um problema que ainda acontece nas empresas é a manutenção de dados e documentos em geral em papéis que são mal preenchidos ou acabam sumindo.

Essa situação causa frustração e gera perda de tempo e retrabalho.

A melhor forma de evitar isso é usar sistemas que armazenem as informações e permitam checar facilmente qual o histórico do fornecedor, se ele tem um valor muito alto para os produtos etc.

Dessa forma, há menos gastos desnecessários.

Invista no modelo centralizador

O processo de compras de muitas empresas ocorre de forma descentralizada, que tem pouca eficiência e ocasiona muitos problemas.

O modelo centralizador das atividades desse departamento possibilita que as requisições dos diferentes setores sejam reunidas em apenas uma ordem de compra, o que assegura um volume maior de descontos.

Como consequência, também se consegue ter um controle orçamentário melhor e as necessidades da empresa são atendidas em um fluxo de trabalho mais fácil e que enfatiza os objetivos comuns.

Avalie o fator humano

Você já parou para pensar se o setor de compras da sua empresa continua funcionando normalmente se o profissional do departamento não está trabalhando?

Se a sua resposta for não, você precisa de um software de e-procurement agora mesmo.

O sistema assegura que o negócio continue funcionando de forma ininterrupta por ser muito simples e fácil de usar.

Assim, outras pessoas podem solicitar os pedidos se necessário.

Ficou claro neste post que a tecnologia é muito importante para assegurar o que os budgets da sua empresa sejam otimizados e bem trabalhados.

Esse é o requisito principal para conseguir ter um desempenho melhor.

E você, tem orçamentos otimizados ou controlados?

Avalie a sua empresa e aplique as dicas que demos aqui.

Se você quiser melhorar ainda mais os processos internos, aproveite e leia o post Processo de compras: 10 passos simples para otimizar.