POR QUE SUA EMPRESA DEVE EVITAR AS COMPRAS URGENTES?

Um problema muito comum nos setores de compras é a necessidade de fazer compras urgentes.

Mas você já parou para pensar no impacto dessa atividade para a sua empresa?

Essa situação ocorre porque muitos gestores dos centros de custos esquecem de fazer algum pedido ou acabam deixando a tarefa para depois e, quando percebem, já é tarde.

O resultado é a exigência de realizar o pedido imediatamente para que a produção não seja prejudicada.

Porém, essa situação deve ser evitada e até mesmo combatida.

Neste post, vamos entender os prejuízos que a sua empresa pode ter ao fazer pedidos com urgência e por quais motivos isso ocorre.

Dessa forma, você vai deixar de “apagar incêndios” para começar a trabalhar de maneira proativa. Então, vamos lá?

Por que as compras urgentes ocorrem?

A necessidade urgente de adquirir algum produto sai do controle do profissional de compras.

Por mais que ele faça um monitoramento adequado, situações imprevistas que aumentam a demanda podem ocorrer a qualquer instante.

Isso significa que o comprador deve trabalhar em conjunto com os gestores dos outros centros de custos, a fim de que as compras sejam feitas com antecedência e a produção não pare a qualquer momento.

É claro que isso nem sempre acontece. Em boa parte das vezes, os pedidos urgentes são feitos devido a alguns fatores principais, como:

• Esquecimento do empregado ou gestor do outro departamento, que deveria ter feito a solicitação com antecedência;
• Falta de monitoramento a respeito do estoque mínimo;
• Falta de planejamento no setor de produção;
• Falta de manutenção preventiva.

De toda forma, o fato é que esse trabalho acaba não sendo realizado de forma eficaz e a ideia de comprar pelo melhor preço, do melhor fornecedor e com o melhor prazo possível não vai ser aplicada.

Quais os impactos negativos das compras urgentes?

As requisições de compras feitas com urgência impactam diretamente no resultado da empresa, especialmente em relação ao financeiro.

Isso fica evidente quando tenta negociar um desconto. Provavelmente não conseguirá.

Se conseguir, o percentual será muito menor do que aquele que poderia ser aplicado se a compra fosse feita com antecedência.

No entanto, não podemos focar somente no prejuízo financeiro.

Também há impactos negativos nos processos, na produtividade do outro setor etc.

Geralmente, os aspectos que mais sofrem os efeitos negativos são:

• Problemas na negociação com fornecedores homologados devido à urgência;
• Necessidade de adquirir produtos de fornecedores que não estão cadastrados, o que exige a criação do cadastro, envolvimento da área de contas a pagar etc.;
• Falta de qualidade dos produtos adquiridos de forma urgente.

Como evitar essa situação?

Pode ser que as solicitações feitas de última hora sejam recorrentes na sua empresa.

Ou seja, nesse caso, essa prática já está impregnada na cultura organizacional e vai ser ainda mais difícil modificar essa situação.

Mesmo assim, vale a pena trabalhar para impedir que isso ocorra.

Uma forma de fazer isso é comprovando os prejuízos que a área que solicitou a compra urgente teve.

Algumas práticas que ajudam nessa função são:

• Realize o processo de compras sem urgência, como se fosse um pedido normal e realizado antecipadamente;
• Faça a compra que atende a sua necessidade premente;
• Elabore um relatório que compara o pedido urgente com aquele feito com tempo. Os resultados falarão por si sós.

Com essa comparação, você consegue provar que a compra feita com urgência é ruim para a empresa como um todo, e não apenas um problema de organização das atividades do departamento de compras.

O objetivo é que esses resultados façam com que todos colaborem para evitar as compras urgentes.

Só falta você começar a aplicar essas ideias agora mesmo! Outra dica para otimizar os processos está explicada no post Software de compras: o que é e por que usar. Aproveite e leia!