SETOR DE COMPRAS. A ATUAÇÃO IMPACTA TODA A EMPRESA

Independentemente do tamanho ou da área de atuação da empresa, o setor de compras desempenha papel estratégico para o sucesso do negócio.

Sua atuação impacta diretamente todos os setores da companhia, influenciando resultados e índices de produtividade.

Mas por que esse departamento tem tamanha importância?

De onde vem tanto poder?

Para responder a essas perguntas, é necessário compreender a função do setor de compras.

A área de compras de uma empresa tem como função primordial localizar as fontes de suprimentos mais apropriadas, negociar preços mais baixos e buscar prazos de entrega adequados ao ritmo de produção da companhia.

Sua atuação prevê ainda o planejamento das aquisições, definindo quantidades e fluxo de entregas.

De forma ampla, o setor cuida do relacionamento com os fornecedores, sempre tendo em vista o máximo aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis.

Tecnologia

O trabalho do setor de compras conta com o auxílio precioso da tecnologia.

Pesquisar preços se tornou uma tarefa muito mais rápida e precisa com a internet.

Sistemas inteligentes monitoram em tempo real o comportamento das cotações de produtos e matérias-primas.

Planilhas controlam níveis de estoque e projetam demandas.

A automação eleva a produtividade.

Mas a tecnologia também torna mais complexo o trabalho do setor de compras.

A execução das tarefas se dá em ritmo acelerado e exige respostas rápidas por parte dos gestores.

Manter o fluxo contínuo de suprimentos para a produção é vital para a empresa.

Qualquer falha pode ser crucial.

Por isso, a gestão do setor de compras deve estar atenta a algumas questões básicas.

Dessa forma, ele evitará problemas para a produção e não comprometerá o desempenho da empresa:

Monitoramento – o rígido controle dos dados permite o acompanhamento em tempo real do ritmo de produção, do estoque de suprimentos e da duração desse estoque.

A informação atualizada permite ao gestor planejar compras em quantidades adequadas e dentro de prazos realistas.

Além disso, áreas como financeiro, vendas e logística devem alimentar o banco de dados.

Fornecedores – o setor de compras deve manter atualizada a lista de fornecedores confiáveis, avaliando cada um deles em quesitos como qualidade do material, preço, prazo de entrega e facilidade de pagamento.

Dependendo da estratégia adotada, a empresa pode optar por ter vários fornecedores de um determinado item ou manter exclusividade com um deles.

Neste caso, a companhia deve ter um plano de contingência para contornar possíveis problemas com o fornecedor exclusivo.

É fundamental discutir com a área de produção a melhor estratégia.

Negociação – fechar negócio com o fornecedor é a etapa final de um longo caminho de negociação.

O setor de compras deve buscar sempre as melhores condições de pagamento, produtos de alta qualidade, o menor preço e prazos adequados ao seu ritmo do setor de produção.

Elevações bruscas de preços devem ser imediatamente comunicadas ao setor financeiro.

Estoque – eis o grande desafio do gestor de compras.

A ele cabe definir a estratégia que equilibre o menor estoque possível com a maior oferta do produto.

Margem de segurança – entre as preocupações do setor de compras está a definição de um nível de estoque que garanta com segurança o nível da produção.

Essa projeção leva em conta instabilidades do mercado, problemas com logística (estradas interditadas pelos mais diversos motivos, greves etc) ou antecipação de pedido de algum cliente.

Mais uma vez, a definição da melhor estratégia deve ser tomada levando em consideração informações de áreas como produção, vendas, logística e financeiro.

Análise – o setor de compras deve acompanhar de perto os relatórios das áreas de produção e vendas, antecipando possíveis problemas (e as respectivas soluções) no que se refere ao controle de estoque.

É inconcebível imaginar um setor de compras funcionando sem o auxílio de sistemas inteligentes.

O processamento de um volume tão grande de informações requer o suporte tecnológico que garanta rapidez e eficiência na execução das tarefas.

Ao gestor cabe justamente garantir a adoção de um sistema eficaz e que sua área utilize as informações de forma planejada.