3 MOTIVOS PARA VOCÊ AUTOMATIZAR A GESTÃO DE CONTRATO

Muitas empresas não trabalham com a gestão de contrato e aquelas que o fazem não sabem como automatizar esse processo.

O seu negócio também tem esse problema?

Para contornar esse cenário é preciso investir na automatização do gerenciamento dos seus contratos.

É a partir disso que se pode acompanhar o que se tem a receber e poder atuar no setor de serviços.

Por exemplo: por meio dessa prática é possível trabalhar de maneira mais focada com a inadimplência, cancelamentos, atraso nos pagamentos e mudanças nos modos de contratação.

É importante agir dessa maneira para evitar que o relacionamento com o cliente seja prejudicado e, por consequência, o faturamento do negócio.

No post de hoje vamos entender melhor porque é importante automatizar o processo de gerir os contratos. Vamos lá?

Por que automatizar a gestão de contratos?

Os contratos são a estrutura direcionadora e legal da sua empresa.

São esses documentos que definem compromissos, responsabilidades e obrigações entre empresas e fornecedores, equipes terceirizadas, clientes, outras empresas, governo etc.

Esse é o motivo pelo qual os contratos devem ser geridos e serem considerados elementos importantes para a organização.

Caso contrário, o que ocorre é a punição da companhia, seja pela falta de prevenção adequada, por corrupção, fraudes ou inadequações normativas.

A automatização do processo gerencial e operacional dos contratos leva à melhoria da confecção dos documentos, ao mapeamento e monitoramento dos riscos, ao gerenciamento dos ciclos de vida do contrato e ao ajuste do processo de acordo com os padrões de compliance.

As vantagens da automatização são:

• Mais controle dos eventos relacionados ao contrato;
• Rastreamento e identificação de riscos potenciais;
• Interação eletrônica entre os envolvidos;
• Eficiência da gestão informacional;
• Agilidade nos processos de validação, requisição e aprovação do contrato;
• Redução de prazos e custos.

Além desses benefícios há outras 3 razões que mostram porque você deve automatizar os contratos agora mesmo.  Veja:

Segurança

A falta de controle adequado faz com que as informações não sejam confiáveis.

O investimento em um software para o gerenciamento de contratos permite que a empresa tenha mais garantia em relação ao fortalecimento dos registros.

Ela também pode buscar de forma contínua a confirmação de datas, valores e outros dados em bases diferentes, como documentos físicos e mensagens de e-mail.

Essa centralização também deixa o banco de dados mais seguro e evita a perda ou a manipulação de dados.

A segurança jurídica também é outro benefício que deve ser citado, já que a empresa tem à disposição todas as informações de que precisa em caso de litígio.

Integração e agilidade

A automatização faz com que o processo seja padronizado e ganhe uma estrutura e forma interativa que preza pela integração.

Isso gera mais eficiência por oferecer etapas bem claras a serem executadas e coibir as falhas.

A consequência é a maior agilidade das etapas.

Por exemplo: uma integração com a área de contas a receber permite que o financeiro tenha uma programação mais adequada.

Assim é possível controlar melhor as receitas de cada contrato, fazendo isso de forma independente.

Essa ação não exige a necessidade de converter os débitos em uma cobrança única, situação que assegura melhor visualização da fatura.

Comunicação com o cliente

A gestão dos seus contratos aumenta a interação com o cliente e facilita a comunicação.

Você pode ter, por exemplo, um canal de comunicação pela internet que funcione de forma integrada ao programa e ao site.

Assim, o cliente pode abrir um chamado, acompanhar suas solicitações e até mesmo fornecer um feedback sobre a qualidade dos serviços.

O gerenciamento também ajuda a dinamizar a tramitação de informações entre cliente e empresa e simplifica a criação de indicadores de satisfação devido ao uso das opiniões coletadas dos clientes.

Isso significa, em outras palavras, que essa é inclusiva uma ferramenta aliada ao pós-venda.

Fica evidente, portanto, que a gestão de contrato é essencial para a sua empresa e pode trazer diversos benefícios.

Você pode adotar essa prática na sua empresa utilizando um software de compras, sistema que auxilia bastante esse processo.

Aproveite e leia 3 razões para você adotar um software de compras. Se quiser escolher o seu sistema entre em contato conosco.