5 DICAS PARA APRIMORAR OS RESULTADOS DE SEU SETOR DE COMPRAS

O setor de Compras da sua empresa alcança bons resultados?

Trabalha de modo interligado a outros departamentos e tenta atingir o máximo de eficiência possível?

Pois saiba que, dependendo da atuação dessa área, a sua empresa pode ter problemas e até prejuízos.

A ineficiência do trabalho da área de Compras pode impactar negativamente toda a cadeia de suprimentos e os resultados de vendas.

Porém, o que pode ser feito para aprimorar os efeitos obtidos?

É o que mostraremos neste artigo. Aqui, você verá 5 dicas relevantes para estruturar o seu departamento de Compras ou aperfeiçoá-lo.

Então, que tal conhecer as sugestões que preparamos? Confira a partir de agora:

1. Detalhe as informações de compra por produto

Um dos principais erros cometidos pela área de Compras é a realização de um pedido em desacordo com as reais necessidades da organização.

Por exemplo: a equipe pode solicitar uma grande quantidade de itens com pouca saída.

Nesse caso, eles ocupam espaço no estoque e representam dinheiro parado, o que pode levar, inclusive, a um descasamento de caixa – ou seja, há contas a pagar, mas falta dinheiro porque ele está armazenado em estoque.

Por outro lado, é possível pedir uma quantidade menor do que o necessário de outros itens. Nessa situação, há demanda, mas a sua empresa não consegue atendê-la.

Assim, os clientes podem procurar o item na concorrência.

Para resolver essa situação, é necessário detalhar as informações de compra por produto. Isso significa organizar uma lista de itens que permita ter uma integração mais adequada com a equipe de estoque.

Nesse cenário, o ideal é contar com um sistema de gestão, como um ERP.

Perceba que a planilha ou o sistema deve especificar as informações relativas a cada produto, como o total existente e as movimentações de entrada e saída.

A partir da análise do histórico de vendas, você consegue determinar a quantidade ideal de cada item e manter um estoque de segurança adequado e que evita os custos altos com armazenamento.

2. Faça uma seleção de fornecedores rigorosa

Essa é uma atividade estratégica do departamento de Compras, porque os fornecedores são fundamentais para o cumprimento dos prazos de entrega e manutenção da qualidade dos produtos.

Para fazer esse controle, é preciso ter um histórico completo de cada parceiro.

Agregue informações de feedback de outros clientes e da sua própria empresa, como situações de atrasos, falta de qualidade dos produtos, entre outras situações negativas e positivas.

Lembre-se de que é necessário manter uma prospecção constante. Assim, evita-se que o seu negócio seja deixado em uma situação complicada quando um fornecedor simplesmente o deixa na mão.

Para esse processo, vale a pena contar com uma ferramenta de e-procurement, que ajudará a encontrar os fornecedores mais adequados e com o melhor custo-benefício.

3. Mantenha um bom planejamento para o setor de Compras

O planejamento é a palavra-chave para esse departamento. Quando você sabe quando e em qual quantidade precisará adquirir determinado item, fica mais fácil negociar os termos e as condições de compra, chegando a um acordo mais atrativo.

É possível, por exemplo, solicitar amostras, pedir descontos para aquisições maiores, testar novos fornecedores e solicitar condições especiais de pagamento. Essas facilidades também são conquistadas a partir de um relacionamento de longo prazo.

4. Gerencie os pedidos de compras

Esse departamento terá mais eficiência com um bom controle dos processos. É preciso delimitar procedimentos adequados para a emissão de pedidos, pagamentos e controle de entregas.

Tenha em mente que esses processos são aqueles que apresentam mais falhas e isso leva a retrabalho e atrasos.

O ideal é ter uma rotina administrativa bem definida. É recomendado seguir a ordem: compra de um produto – retirada da planilha de compras – entrada no controle de entregas e estoque – encaminhamento da nota de pagamento para o financeiro.

Observe se a equipe está bem treinada para seguir as indicações e evitar problemas.

5. Estabeleça um programa de relacionamento com os fornecedores

Esse recurso traz mais eficiência para manter relações duradouras e sólidas entre a equipe de compras e os parceiros que fornecerão os produtos.

Vale a pena fazer um brainstorming entre os colaboradores para chegar a ideias interativas e diferenciadas.

Por exemplo: que tal oferecer brindes para os fornecedores mais antigos no final do ano? Ou marcar almoços entre parceiros e compradores?

O único cuidado que se deve ter é com as influências do departamento de Compras, que precisa atuar de maneira transparente e estratégica.

A partir do cumprimento dessas 5 dicas, você chegará a uma eficiência maior no setor de Compras. Agora, só falta se aprofundar nesse assunto lendo sobre as etapas e as vantagens das compras estratégicas para a sua empresa.