COMO FAZER STRATEGIC SOURCING CONCEITO, IMPORTÂNCIA E APLICAÇÃO O GUIA ABSOLUTAMENTE COMPLETO

Palavras chaves: Strategic Sourcing Matrix, Cinco Forças de Porter, Análise SWOT, Key Performance Indicator

Atualmente nas conversas entre profissionais que trabalham na área de compras fala-se muito em Strategic Sourcing, mas, ao mesmo tempo, não existe muito conteúdo sobre o assunto e poucos dominam o tema no meio empresarial.

Desta forma, escrevo o artigo a seguir abordando o Strategic Sourcing Matrix (Matriz Estratégica de Abastecimento) no contexto da área de suprimentos das organizações.

• O que é?
• Para que serve?
• Como montar?

Essas são algumas dúvidas frequentes que vou tentar sanar para você.

CENÁRIO ATUAL

No passado recente das empresas a área de suprimentos possuía papel apenas administrativo dentro das mesmas, onde compradores eram apenas “colocadores de pedidos”, ou seja, função meramente operacional.

A busca para: garantir a melhor opção de compra, competitividade aliada a eficiência e eficácia dos fornecedores e, ainda, ter um produto diferente do concorrente são algumas das funções do novo perfil do profissional que atua nessa área.

Com isso, nos dias de hoje, a área de compras passou a ocupar um lugar mais estratégico dentro das empresas.

A exigência do consumidor final em soluções que atendam de fato a necessidade dos mesmos faz do comprador peça chave na construção do produto final.

Quantas vezes você já se deparou em uma reunião sem informações gerenciais da empresa e dos produtos/serviços que estão negociando?

Estar participando em uma negociação de reajuste, seja ele positivo ou negativo, de algum produto, bens de consumo ou serviços, sem informações, não é mais aceitável para a nossa realidade de mercado.

É necessário, tanto para gestores, como para subordinados, ter toda e qualquer informação pertinente àquela negociação que está ocorrendo, aliado ao completo domínio e entendimento dos números em questão.

Novas tecnologias estão aí para auxiliar as empresas na busca por resultados, como por exemplo a ferramenta de e-Procurement.

Tal tecnologia é de suma importância na obtenção de informações para a tomada de decisões estratégicas e na análise dos KPIs (Key Performance Indicator) internos, como: performance e produtividade do comprador; e externos, ou seja, resultados que a área de compras está trazendo para a empresa como um todo: saving, cost avoidance, increase, risk assessment, entre outros.

Dentro desse contexto vou discorrer sobre a função do Strategic Sourcing no contexto das organizações atuais.

O QUE É O STRATEGIC SOURCING?

O Strategic Sourcing ou Matriz Estratégica de Abastecimento é um método para avaliar a complexidade de obtenção de determinado produto, bens de consumo ou serviços no mercado versus o impacto que o mesmo traz para o negócio.

Por meio desta análise podemos verificar e avaliar os custos internos e externos, rede de fornecimento e níveis de serviços prestados para determinado grupo de mercadoria ou família, com isso planejar ações específicas e estratégias distintas para cada um deles visando atender a necessidade da organização.

Em resumo, a Matriz Estratégica de Abastecimento é um gráfico de bolhas/círculos onde o tamanho das mesmas representa o valor do grupo de mercadoria ou família (mensurado pelo volume de compras anuais) e a posição das bolhas/círculos são divididas em 4 (quatro) aspectos do quadrante abaixo.

São eles: Não Críticos, Alavancados, Gargalo e Estratégicos.

Abaixo segue exemplo de gráfico utilizado na análise do Strategic Sourcing Matrix:

A estratégia de compra pode variar em “Explorar o Poder de Compra” (Vertical) ou “Otimizar os Processos” (Horizontal), vai depender do quadrante em que o grupo de mercadoria ou família estará inserido no gráfico e também do quanto o mesmo representa perante o volume de compras da empresa.

Além disso, como dito acima, cada aspecto do quadrante possui uma estratégia/planejamento de compra distinta para cada produto, bens de consumo ou serviços conforme ilustração a seguir:

Ter uma correta abordagem sobre os produtos ou serviços comprados pela empresa acelera a obtenção dos resultados pela área de suprimentos, maximizando assim possíveis savings em negociações.

DA TEORIA A PRÁTICA

O método mais comum de realizar uma análise estratégica sobre os itens que atendem a organização envolve 3 importantes pontos, são eles: entendimento de mercado, reconhecimento das forças e fraquezas e segmentação dos portfólios.

1 – Entendimento do mercado, ou seja, análise das Cinco Forças de Porter.

Michael Porter criou um modelo de análise mercadológica, conhecida como as Cinco Forças de Porter que visa estudar separadamente e identificar as forças atuantes do mercado sobre os produtos, bens de consumo ou serviços envolvidos na negociação.

Abaixo segue ilustração das cinco forças competitivas do modelo de Porter:

• Rivalidade entre concorrentes:

Nesta força deve-se considerar a atividade e necessidade dos concorrentes diretos: grau de competição, tipo de competição, perfil de ação e reação, entre outros. São as organizações que vendem um mesmo produto num mesmo mercado.

• Ameaça de entrada de novas empresas (Entrantes):

Já é uma atividade rotineira e necessária observar as atividades das empresas concorrentes, as barreiras criadas contra a entrada dos mesmos depende da estratégia adotada pela organização.

Quão agressivo a empresa é na busca por market-share? Existe investimento para aumentar a capacidade produtiva? Há facilidade no acesso a canais de distribuição? Tais barreiras são fatores que dificultam o aparecimento ou crescimento de novas empresas concorrentes no mercado.

• Ameaça de produtos e serviços substitutos:

Quem já utilizou produtos distintos para os mesmos fins? Ameaça de produtos e serviços substitutos são aqueles que não são os mesmos produtos que o seu, mas atendem à mesma necessidade. Mudança de tecnologia e análise de performance por exemplo faz valer a prudência das empresas em avaliar este tipo de produto e realizar uma análise nos mercados de atuação dos mesmos, pois surgem aos poucos e com o passar do tempo se estabilizam em toda a região.

• Poder dos fornecedores:

Atualmente, devido à instabilidade do mercado, é rotina fornecedores entrarem em contato solicitando aumento dos preços e muitas vezes ofertarem um produto de menor qualidade.

Nestas situações cabe a empresa identificar a nível de relação com seus principais fornecedores e verificar se o setor é dominado por poucos fornecedores e se os produtos são exclusivos ou diferenciados.

* Saliento que sempre que houver solicitação de aumento de preços pelos fornecedores é necessário realizar a análise do cost breakdown ou cost break-even, desta forma a tomada de decisão para um reajuste, positivo ou negativo, torna-se muito mais assertiva para a organização, comprador e fornecedor.

• Poder dos compradores (clientes):

Esta força considera de forma significativa o tamanho dos clientes na carteira de compras.

Entende-se como a capacidade de barganha dos clientes por menores preços e/ou melhor qualidade das empresas do setor em questão.

Normalmente leva-se vantagem quando as compras são de grande volume e por produtos padronizados.

O modelo de Análise de Porter permite reconhecer os fatores que influenciam o mercado e que afetam o comportamento de compra, onde o principal objetivo é entender o ambiente competitivo, riscos e oportunidades, identificando assim ações e estratégias futuras para se obter vantagem no mercado.

2 – Reconhecimento das forças e fraquezas no mercado, ou seja, Análise SWOT

A análise SWOT visa algo fundamental em qualquer tipo de negócio nos dias de hoje: planejamento.

SWOT quer dizer: strengths, weaknesses, opportunities e threats, que traduzidas para o português são: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A principal finalidade da análise SWOT é otimizar o desempenho e competitividade da organização no mercado, avaliando os ambientes internos e externos e formulando estratégias de negócios para a empresa.

Segue abaixo ilustração da matriz SWOT e comentários sobre os pontos de avaliação da mesma:

• Forças

São os pontos mais fortes da empresa em relação aos concorrentes.

Qual a maior vantagem competitiva que a empresa possui?

Qual as melhoras práticas ou atividades da organização?

Quanto mais vantagem em relação aos concorrentes, mais significativa ela será para a análise.

• Fraquezas

Por qual motivo o cliente optou pelo concorrente?

A empresa possui profissionais capacitados para exercer as suas funções?

As fraquezas são pontos que interferem e/ou prejudicam o andamento da organização, onde o ideal é analisar cada caso de forma separada e corrigir o problema o quanto antes.

Caso não seja possível resolver o mesmo no curto prazo, é necessário fazer um plano de ação para contorná-lo no futuro.

• Oportunidades

Não existe controle sobre essas forças. Elas podem ocorrer de diversas formas: alteração na política econômica do país ou estado, incentivo ao crédito ao consumidor final, investimentos externos, entre outros. São forças externas que influenciam de maneira positiva a empresa.

• Ameaças

Tudo que põe a empresa para baixo, ou seja, com influência negativa no negócio.

Cautela é a palavra chave para analisar as ameaças que cercam a empresa, pois podem prejudicar todo o planejamento e resultados da companhia.

A Matriz SWOT é uma ferramenta ampla na análise do ambiente corporativo de grandes, médias e pequenas empresas, atuando como base para gestão e planejamento estratégico de uma organização.

Devido à sua versatilidade, estamos utilizando, neste caso, como um dos pilares do Strategic Sourcing Matrix.

3 – Segmentação dos portfólios

É importante no terceiro ponto a ser analisado para a montagem da Matriz Estratégica de Abastecimento, a segmentação dos portfólios para realizar uma abordagem mais assertiva.

De acordo com o que foi comentado anteriormente temos dois segmentos: Impacto no Negócio e Complexidade de Obtenção, onde o primeiro trata-se da Análise SWOT e o segundo das Cinco Forças de Porter.

Aliado a segmentação natural que a ferramenta Strategic Sourcing Matrix nos traz, devemos buscar mais alguns pontos para delimitação da nossa análise.

É de suma importância possuirmos a lista da curva ABC dos produtos, bens de consumo e serviços da empresa do último ano.

Assim, é possível verificar a representatividade, em reais ou dólares, de cada grupo de mercadoria ou família perante o volume total de compras.

Atualmente no mercado há profissionais que quando realizam a análise da Matriz Estratégica de Abastecimento procuram fazer a divisão de materiais entre diretos e indiretos.

Outros já preferem fazer a mesma com todos os itens de compra juntos.

Fica a critério de cada empresa ou gestor escolher como realizará o gráfico e planejamento das atividades.

CRIANDO AS TABELAS E GRÁFICOS

Para criar as tabelas que vamos utilizar como base dos gráficos do Strategic Sourcing Matrix é necessário levar em conta o conteúdo comentado anteriormente.

O gráfico considera três informações para a sua montagem: média geral das notas dadas na análise das Cinco Forças de Porter (Ameaça de Substituição, Barreiras de Entrada, Forças do Fornecedor, Forças do Comprador e Soma da Concorrência), média geral das notas dadas na análise SWOT (Impacto na Base da Despesa, Impacto no Valor do Cliente, Diferenciação de Produto, Impacto na Liderança e Tecnologia e Impacto de Ocorrer Falhas) e valor anual total de compras para cada grupo de mercadoria ou família.

Quando falamos em valores é importante coletar os mesmos sempre na mesma base para todos os materiais: com ou sem impostos, em reais, em dólares, etc..

Para o cálculo das médias das Cinco Forças de Porter e da Matriz SWOT é necessário realizar a análise de cada força de forma separada, com questionamentos elaborados pelos gestores e compradores de acordo com a realidade da empresa e qualificar as mesmas com notas de 1 a 10, onde 1 é considerado baixo risco e 10 é considerado alto risco.

Abaixo cito exemplo de questionamentos pertinentes na análise de duas forças de cada conceito.

É necessário realizar o mesmo para cada grupo de mercadoria ou família que será utilizada no Strategic Sourcing Matrix.

Após o levantamento e preenchimento das tabelas e coleta dos dados referentes aos grupos de materiais ou famílias, cria-se então a visualização gráfica das informações, ou seja, a Matriz Estratégica de Abastecimento.

ABORDAGENS SOBRE OS RESULTADOS

Analisando o eixo “y” do gráfico, Criticidade/Impacto no Negócio, vamos ter na parte superior a concentração dos itens de maior peso financeiro para empresa, itens A e B da curva ABC, que são de maior importância estratégica (dependência para o negócio).

Por outro lado, na parte inferior do eixo “y”, vamos ter os itens de menor peso financeiro itens C da curva ABC e indiretos, muitos insumos e com pouca relevância para a empresa.

Verificando o eixo x do gráfico, Dificuldade de Obtenção/Complexidade de Mercado, temos a direita os materiais inseridos em um mercado mais complexo, com poucos fornecedores, preços influenciados, monopólios, cartéis, etc., e a esquerda estão os produtos ou serviços que estão em um mercado mais competitivo, com muitos fornecedores e brigas por contratos de fornecimento.

Abaixo segue ilustração da Matriz Estratégica de Sourcing versus as sugestões de abordagens a ser utilizadas para cada aspecto do quadrante:

OLHANDO PARA FRENTE

O Strategic Sourcing é mais um recurso dentre os tantos disponíveis no mercado para planejamento da área de compras (geralmente aplicado uma vez ao ano) que visa a otimização na estrutura dos produtos e maximização do custo benefício de determinada aquisição, possibilitando assim uma redução de custos mais significativa.

É importante comentar que não basta criar as tabelas e gráficos que citei.

É necessário também ter acompanhamento dos contratos de fornecimento e monitoramento dos resultados obtidos, além de buscar constantemente atualizações de novas tecnologias, conceitos e recursos para a área de compras.

Com certeza o profissional que possuir domínio destas práticas terá grande diferencial no mercado.

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