COMO IMPLEMENTAR TECNOLOGIAS DE AQUISIÇÃO?

Implementar tecnologias digitais de aquisição é sempre um enorme desafio. Na realidade, mudanças que afetam o cotidiano, em geral, demandam empenho e algumas ações para que todo o contexto se encaixe corretamente.

Pensar em como implementar tecnologias de aquisição, hoje, não é apenas uma vantagem competitiva, é indispensável para a saúde da sua empresa. Mas, como qualquer mudança, essa implementação também possui uma série de desafios e obstáculos.

Isso inclui capacitação, novas políticas e aceitação de toda equipe. Mas, acredite, é possível implementar tecnologias de aquisição de uma maneira mais simples e eficaz.

Neste texto você terá acesso a dicas de ouro para aproveitar por completo novos sistemas e ferramentas digitais. Para isso, vamos listas alguns dos maiores desafios dessa função e como você deve agir para anular ou contornar estas questões.

Principais dificuldades ao implementar tecnologias de aquisição

O setor de aquisições de uma empresa deve ser visto e tratado de forma muito estratégica. Afinal, ele possui um dos maiores impactos no faturamento!

Até pouco tempo, essa etapa era realizada de forma manual, no máximo com o preenchimento de algumas planilhas, mas sem automação. O que, naturalmente, aumentava as chances de falhas, erros e custos ainda maiores.

Exatamente por isso que a melhor forma de se preparar para implementar tecnologias de aquisição é compreender o cenário que a sua empresa está inserida. Para isso podemos fazer um paralelo muito interessante entre a implementação digital e a Matriz SWOT.

Como?

Bom, para saber como implementar tecnologias de aquisição é preciso compreender as tendências, ou oportunidades, e ameaças do mercado. Assim como os pontos fortes e fracos da sua empresa.

Ainda não ficou tão claro? Então, veja só:

1 – Resistência a mudanças

Essa é uma das fraquezas mais comuns em empresas tradicionais e podem ter efeitos extremamente negativos. Afinal, vivemos em uma era digital e empresas resistentes a mudanças perdem completamente o poder de competitividade.

A resistência impede que os provedores de tecnologia consigam determinar exatamente como está a empresa e quais as soluções ideias para área de aquisição. E, posteriormente, também pode dificultar a visualização de resultados e a manutenção desta ferramenta em atividade, no cotidiano da empresa.

Imagine, por exemplo, que você queira implementar tecnologias de aquisição e adquira uma solução de e-procurement, como a IBID. O setor de compras acredita que não vale a pena substituir uma planilha de controle de fornecedores, por uma ferramenta automatizada.

Pronto! Você conseguiu um enorme desafio para implementar tecnologias de aquisição. Os colaboradores não gostaram nada dessa ferramenta e passam a não alimentá-la corretamente. Ou seja, quebram a comunicação necessária entre dados e resultados.

Com o tempo você vai notar ruídos nas análises e nos indicadores de resultados. Desta forma, ao invés de potencializar suas estratégias de aquisição, você vai ter um péssimo retorno sob o investimento destinado à tecnologia, além de abrir espaço para falhas e falsa percepção de resultados.

Entende como a resistência a mudanças pode congelar completamente a implementação de tecnologias de aquisição?

Veja também: GUIA COMPLETO: FERRAMENTAS DA INDÚSTRIA 4.0 – GANHOS E CUIDADOS!

2 – Dificuldade em comprovar o valor da implementação

Uma ameaça muito presente para o setor de TI é a dificuldade em demonstrar o valor das ferramentas digitais. Este é um desafio tanto para desenvolvedores, quanto para fornecedores e para as empresas.

Afinal, para implementar uma ferramenta de aquisição é preciso garantir que ela será a melhor solução, mas como? Utilizando experiências de outras empresas e resultados de negócios diferentes dos seus?

Pois é. Essa dificuldade em demonstrar valor é um dos motivos da resistência que citamos acima. O provedor da tecnologia, ou o desenvolvedor, precisa provar a capacidade em compreender as deficiências do setor de aquisições e fornecer uma solução personalizável e escalável.

3 – Capacitação

Chegamos a mais um item que pode ser uma fraqueza ou força da sua empresa: a capacitação dos colaboradores ao implementar tecnologias de aquisição. Algumas empresas são conhecidas pelo alto nível de padronização dos seus processos e escalabilidade de estratégias. Isso, normalmente, está ligado a uma preocupação com a continuidade de conhecimento.

Lembre-se que se a sua equipe não sabe como utilizar uma tecnologia de aquisição não haverá benefícios reais para o processo. Para criar uma rede de conhecimento, portanto, que seja possível replicar, a empresa precisa investir em métodos de capacitação, como workshop, cursos, certificados, e-books e manuais explicativos.

Quanto mais a empresa investe em capacitação, menores as chances de falhas na operação e, claro, menos dependente ela fica em relação ao desenvolvedor e colaboradores específicos.

Afinal, imagine que apenas o gestor de compras saiba como operar as tecnologias do setor e seja o único responsável por passar esse ensinamento a outros colaboradores. Se, por ventura, este gestor sair da empresa, todos os processos paralisam. Afinal, ele era o único que compreendia o funcionamento.

Essa dependência é um freio muito perigoso para o desenvolvimento da empresa e, claro, aumenta o tempo de adequação de novos funcionários.

Como driblar as dificuldades de implementar tecnologias de aquisição

1 – Planejamento

O planejamento é parte fundamental de como implementar tecnologias de aquisição, tanto para o desenvolvedor, quanto para a empresa contratante. Do lado da empresa, é nesta etapa que os objetivos são traçados, assim como o orçamento destinado a todo o projeto de criação, implementação e gerenciamento desta tecnologia adquirida.

Já, para o desenvolvedor, o planejamento é baseado em todas as informações colhidas a respeito do cotidiano da empresa, suas necessidades, expectativas, objetivos e, claro, orçamento.

Os dois planejamentos ocorrem separadamente, é claro, mas, quando você decide por um fornecedor, ou desenvolvedor, é interessante mostrar este conjunto de informações do seu planejamento. Desta forma, ele pode analisar e avaliar o quão adequada é a solução escolhida.

Não raramente, é neste momento que percebemos algumas discordâncias entre realidade e expectativa. E, acredite, esse embate pode ser extremamente produtivo. Pois é aqui que alinhamos o que de fato é possível implementar e, inclusive, descobrimos que alguns objetivos não são os melhores para a empresa.

2 – Fale diretamente sobre as mudanças com seus colaboradores

Um item muito importante em como implementar tecnologias de aquisição é incluir o anúncio interno e o teste entre colaboradores no seu cronograma. Muitas empresas esquecem de avisar que pretendem implementar tecnologias de aquisição e pegam seus colaboradores de surpresa.

Infelizmente, este é um erro que impacta diretamente na aceitação da equipe e acaba excluindo os principais agentes e operadores dessa nova ferramenta. Minha dica é que o gerente de aquisições reúna a equipe e faça uma apresentação sobre a proposta de implementação. Esse é um ótimo momento para receber opiniões, informações e dados que facilitam a escolha das melhores ferramentas.

Posteriormente, antes de aplicar de fato essa tecnologia, também é essencial realizar um teste interno. Desta forma, a equipe pode visualizar as funções na prática e dar feedbacks extremamente valiosos para correções e aperfeiçoamento dessa ferramenta.

3 – SLA

Os níveis de serviços são os pilares do sucesso para implementar tecnologias de aquisição. Mas, como mencionamos, provar o valor das tecnologias digitais é um grande desafio e estabelecer o SLA, ou acordo de níveis de serviço, talvez seja a melhor solução para transpor esse desafio.

Neste acordo, o desenvolvedor precisa estabelecer algumas diretrizes com muita rigidez, como:

• Prazos de entrega de cada processo, serviço, ou produto;
• Tempo de resposta da ferramenta;
• Data e períodos de atualização ou manutenção;
• Indicadores e métricas que serão utilizadas para analisar a performance e os resultados da ferramenta;
• Entre outros.

Os tópicos podem variar de acordo com as ferramentas tecnológicas utilizadas. Mas, resumidamente, é a forma mais segura de tornar palpável e contratual todas as promessas que o desenvolvedor fez para a empresa.

Ah! E o mais importante, no SLA é possível estabelecer multas e outras penalidades caso a empresa não receba os níveis de serviço prometidos.

4 – Monitoramento

A melhor forma de implementar tecnologias de aquisição é estabelecer um cronograma de monitoramento de resultados. Isso inclui o acompanhamento do design, logo no começo do desenvolvimento da solução, para alinhar se de fato o desenvolvedor compreendeu às expectativas.

Logo após, precisamos monitorar o cronograma e os testes para verificar se os prazos foram cumpridos e se a ferramenta funciona realmente no mundo real. E, por fim, é indispensável acompanhar os resultados que essa tecnologia trouxe para sua empresa. Para isso, utilizamos os indicadores especificados no SLA e outras métricas já comuns ao setor de aquisição.

Afinal, é só no dia a dia que conseguimos ter certeza que a implementação funcionou de fato e se trouxe os resultados esperados.

Dica extra – Bons parceiros

Não há nada melhor para garantir a eficiência da implementação de tecnologias de aquisição do que investir em bons parceiros. É importante compreender que você não está lidando com um gasto e sim com um investimento de alto valor para a sua empresa.

Afinal, esta tecnologia trará benefícios reais e retorno financeiro para o setor de aquisição. Tanto na economia de tempo, quanto no relacionamento com parceiros e fornecedores. Sem contar, é claro, no reflexo indireto na experiência do cliente final, que sentirá claramente o aumento da profissionalização dos processos, prazos mais atrativos e menores falhas na entrega.

Saiba mais: RELACIONAMENTO ESTRATÉGICO COM FORNECEDORES – COMO FAZER?

Ao saber como implementar tecnologias de aquisição você recebe um valor que é transferido completamente para os produtos e serviços que oferece ao cliente final. Gerando, assim, muito mais valor para toda cadeia.

E, outro ponto muito importante de reiterar é que o setor de aquisição, como já mencionamos, representa um dos maiores fluxos de capital, isso quer dizer que todo investimento precisa ser muito estratégico. A escolha, portanto, de um fornecedor, da equipe de TI e das tecnologias por trás de cada processo é fundamental para:

• Diminuir custos;
• Otimizar recursos;
• Potencializar estratégias;
• Padronizar processos;
• Facilitar o monitoramento e gerenciamento de aquisição.

Você está a procura de um sistema de e-procuremment capaz de transformar todas estas dicas em realidade? Então, você precisa conhecer a solução da IBID. Curioso? Então, veja só:

IBID

Nossa plataforma de compras trabalha para agilizar todos os processos de Supply Chain, minimizando os custos operacionais. Com a nossa ferramenta a sua empresa tem acesso a funções que permitem rastreabilidade e auditoria no processo de aquisição de materiais e serviços, provendo transparência e eficiência.

Além de promover colaboração eletrônica entre compradores e fornecedores, assim tornando-os reais parceiros de negócios.

Veja abaixo um pouco mais sobre os nossos números:

• Mais de 40 clientes, que revolucionaram o setor de compras e alcançaram resultados incríveis;
• 20 bilhões de reais em transações nos últimos dois anos;
• Mais de 300 mil fornecedores cadastrados.

Como conseguimos fazer isso? Como funções como:

• Gestão de Fornecedores, com propostas padronizadas e automatizadas, base de dados atualizada, comunicação ágil e eficaz.
• BI – Business Intelligence, com indicadores de performance (KPIs) focados para a necessidade de suprimentos. Além de gráficos inteligentes, sinalizadores de tendências e riscos;
• Follow-up preventivo e eletrônico;
• Etc.

Essas funções auxiliam na automação e na integração entre sistemas logísticos. Possibilitando, desta forma, que todos os processos se comuniquem em tempo real, com fluidez na troca de informações e facilidade no monitoramento

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