CONTROLE DE GASTOS: UM MAL NECESSÁRIO?

Muitos artigos e white papers têm sido escritos sobre Controle e Análise de Gastos.

Vamos usar a Wikipedia para definir cada um:

Análise de Gastos é o processo de coleta, limpeza, classificação e análise dos dados de despesa.

Controle de Gastos é a forma que empresas controlam e otimizam o dinheiro que gastam.

Empresas têm investido dinheiro e pesquisas no controle com dois objetivos principais: agregar despesas para aumentar seu poder de compra e diminuir gastos dissidentes (compras de fornecedores não contratados).

Então, eu estava me perguntando: por que essa questão não foi feita ao longo dos anos?

Por que o Controle de Gastos está focando principalmente em Gastos Indiretos?

Investimentos em TI

A maioria das empresas tem seus investimentos em Tecnologia da Informação nos setores de Vendas e Finanças.

Do lado das Vendas, a meta é gerenciar cada produto vendido para gerar retorno total.

Para fazer isso, uma estrutura de códigos para os produtos foi criada e agora sabe-se onde e quando cada um foi vendido, sendo também possível agrupá-los em Famílias, Grupos, Subgrupos e tipos de Negócio, obtendo a transparência necessária nas vendas.

Nas Finanças, a meta é agrupar todos os custos, gastos e capital para atender a legislação fiscal e gerar os Relatório de Entradas, Balanço e Fluxo de Caixa.

Para calcular o gasto, é necessário primeiro analisar a Variação de Custos unitário de cada Matéria-Prima, Utilitários e período de Embalagem.

Da perspectiva do setor de Compras, fica claro que uma estrutura de códigos é necessária em um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) ou sistema de TI para que, após a implementação, esses cálculos sejam realizados e tornem possível o controle de custos diretos de materiais.

Os problemas com gastos indiretos aparecem porque a maioria dos ERPs e sistemas de TI não “forçam” a estrutura de códigos para esse tipo de despesa como para MRO (Manutenção, Reparo, Operação), Logística (Frete) e outras (RH, Marketing, TI).

Contadores, seguindo as leis de crédito e débito, definem em qual centro de custos cada despesa pode ser colocado para atender os relatórios, mas não as necessidades de compra em termos de totalização de despesas.

Software de Controle de Gastos

Por causa da falta de uma estrutura de códigos para gastos Indiretos, mais de 15 empresas listadas pelo Gartner incluindo grandes companhias como a SAP e IBM estão oferecendo soluções em software para o gerenciamento dos custos.

Elas compreendem as necessidades do setor de compras em termos de organização (ou a falta de uma estrutura) e oferecem soluções para coletar, limpar e classificar dados de despesas.

O princípio é relativamente simples:

1. Eles coletam dados dos diferentes sistemas de TI em um formulário estrutural;

2. O processo de limpeza detecta e corrige dados corrompidos ou imprecisos;

3. “Lendo” o que foi escrito no Pedido de Compra e/ou na Fatura, ele classifica os gastos em uma estrutura de códigos, que pode ser definida por sua empresa, ou com auxílio de consultoria específica.

Um exemplo de estrutura de código de um determinado item é composto de 5 dígitos duplos identificadores que, juntos, categorizam-no em uma hierarquia de quatro níveis: “Segmento”, “Família”, “Classe” e “Mercadorias”. Por exemplo:

Segmento – 40.00.00.00 = Sistemas de Distribuição e Condicionamento, Equipamentos e Componentes;

Família – 40.15.00.00 = Bombas industriais e compressores;

Classe – 40.15.15.00 = Bombas;

Mercadoria – 40.15.15.21 = Bombas rotativas;

Ter seus gastos sob controle de uma estrutura de códigos é melhor que nada, entretanto, a hierarquia contemplada não combina com o como a função do departamento de Compras é organizada, existindo ainda a necessidade de aprender e “traduzir” isso para sua empresa.

Somado a isso, o detalhamento não é profundo o suficiente.

Como no exemplo anterior, bombas rotativas de diferentes materiais e dimensões foram agrupadas em “Mercadorias”.

Além do mais, a maioria das empresas de software anunciam estar aptas a classificar 80% dos gastos, no mínimo: a pergunta chave é quanto foi classificado na pior das hipóteses?

Porque é nesse nível que o setor de compras pode fazer a diferença.

Solução

Não há dúvidas que a solução de longo prazo é ter uma estrutura de códigos para todas as compras de terceiros, produtos e serviços no sistema de TI ou ERP.

Além disso, é uma boa prática também desenvolver uma para fornecedores, fazendo com que seus nomes sejam iguais na mesma empresa e em suas subsidiárias.

Os sistemas mais avançados agora podem conseguir o código simultaneamente à digitação, “sugerir” alternativas e, em seguida, responder com as devidas correções, e então, mais tarde, o setor de compras é habilitado a lançar seus gastos corretamente.

O lado ruim desse abordagem é o custo.

É um grande projeto que demanda pesquisas específicas em Compras e TI, porque as empresas não podem parar seus sistemas apenas para mudar seus códigos.

Uma abordagem intermediária é usada com softwares de controle de gastos, utilizando uma estrutura de códigos desenvolvida especialmente para sua empresa.

Softwares desse tipo podem ser usados on-demand ou em nuvem, portanto têm um custo relativamente mais baixo e não irá “mexer” com seu sistema de TI.

Em curto prazo, você tem o agrupamento de gastos necessários com os códigos que desenvolveu e, mais tarde, se sua empresa decidir melhorar ou mudar seu sistema de ERP ou TI, você já terá a estrutura de códigos e o histórico de gastos por ela gerados.

Traduzido por Ibid do original: Benchmarking in Purchasing.

Autor: Paulo Morett

Fonte: http://www.mypurchasingcenter.com/technology/technology-blogs/spend-management-a-necessary-evil/  (link fora do ar)