DEPARTAMENTO DE COMPRAS 10 DICAS DE COMO APRIMORAR

Aprimorar o seu departamento de Compras é uma tarefa complexa. Você já sabe que para gerenciar é preciso receber pedidos, usar um software de gestão, contar com uma ferramenta de e-procurement, entre outras atividades fundamentais.

Agora, você já parou para pensar em como é importante atualizar as técnicas utilizadas e melhorar constantemente?

Acredite: esse é o segredo para o sucesso da sua equipe de Compras.

É por isso que neste post vamos apresentar 10 dicas para ser mais eficiente no setor e melhorar as ações executadas. Acompanhe!

1. Analise o contexto

O gestor ou empreendedor nem sempre está a par do que efetivamente acontece no dia a dia do departamento de Compras. No entanto, é importante fazer uma análise aprofundada das atividades.

Aproveite para passar um dia imerso nesse cenário e detectar situações positivas e negativas. Essa avaliação pode ser feita pela análise SWOT, que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos, falhas e oportunidades. A partir disso, é possível criar estratégias mais dirigidas.

Esse trabalho também pode ser executado por uma consultoria, já que os profissionais são autônomos e terão uma visão objetiva da empresa. Desse modo, podem propor inovações.

2. Adote um plano de ação

Esse documento deve estar alinhado ao plano estratégico da companhia para que todas as inovações adotadas atuem de modo sinérgico.

Perceba que as ações do setor de Compras precisam ser definidas a partir da consideração de onde a empresa quer chegar.

Por exemplo: imagine contratar um fornecedor sem verificar o plano estratégico organizacional. Nesse caso, ele pode entregar um produto de qualidade e no prazo, mas deixar de lado a legislação trabalhista, indo contra o que a sua companhia pretende promover.

O resultado é problemas no crescimento sustentável do seu negócio e que pode trazer implicações bastante complicadas.

3. Faça uma análise comparativa

O benchmark é uma boa estratégia para comparar os procedimentos adotados pela sua empresa com as de organizações líderes de mercado.

Com essa ferramenta você consegue saber se o departamento de compras está seguindo o caminho correto ou se ainda é necessário fazer ajustes.

4. Amplie a sua rede de fornecedores

Os parceiros podem ser buscados em qualquer lugar do Brasil e até do mundo. Ter uma lista estanque de fornecedores pode trazer grandes prejuízos organizacionais, que impactarão a reputação e imagem da empresa perante o público.

Lembre-se de continuamente revisar os parceiros, sempre analisando variáveis como qualidade dos itens, custos, prazos e posicionamento empresarial dos fornecedores.

5. Realize cotações online

O departamento de compras deve focar as vendas, mas também as compras realizadas. Essa é uma maneira de reduzir custos e obter benefícios.

Por isso, vale a pena estar atento às cotações online por meio de uma plataforma de e-procurement como a da IBID. Cuide para não aceitar os primeiros valores que surgirem nem considerar aqueles que pareceram bons anteriormente.

Tenha em mente que o contexto é diferente e que mudanças geográficas na busca podem melhorar muito a lucratividade do seu negócio.

6. Defina processos internos

A equipe e os clientes internos (ou seja, outros setores da empresa) devem seguir os processos estabelecidos na hora de fazer pedidos. Essa é a melhor maneira de organizar o trabalho e evitar contratempos e falhas.

Aproveite para contar com a tecnologia nesse momento, adotando softwares de gestão.

7. Controle o estoque

Essa medida é altamente necessária, tanto quanto adquirir itens a um preço atrativo. Perceba que os produtos armazenados representam custos e perdas para o seu negócio.

Por isso, o ideal é monitorar o estoque de modo rigoroso e relacioná-lo à automação dos pedidos.

O ideal é manter o equilíbrio entre o volume de entregas e de pedidos. Quando isso acontecer, sua empresa estará trabalhando bem.

8. Cuide dos pagamentos

O departamento de Compras tem atividades que vão além da aquisição de itens e gerenciamento de pedidos. Também é necessário cumprir as datas de pagamentos.

Assim, o fornecedor se sente obrigado a entregar no prazo. Ou seja, esse quesito é essencial para firmar uma parceria eficiente.

9. Trabalhe a motivação interna

A equipe deve estar sempre engajada e motivada a fim de alcançar melhores resultados. Faça reuniões, dê feedbacks construtivos e aposte nos treinamentos.

Dessa maneira, você incentiva o aprimoramento profissional e consegue fazer com que os colaboradores “vistam a camisa”.

10. Faça reavaliações

As ações tomadas devem ser constantemente reavaliadas e mensuradas para saber se você está chegando ao resultado esperado.

Essa também é uma forma de identificar o que é preciso ajustar e os motivos que ocasionaram essa situação.

Gostou de conhecer essas dicas para o departamento de Compras? Aproveite para ver os 3 erros que devem ser evitados por esse setor.

Para saber mais informações sobre departamento de compras como aprimorar confira aqui no nosso blog!