Hoje é pouco provável que algum empreendedor consiga crescer no mercado sem acompanhar as evoluções tecnológicas. Alguns microempresários acreditam que manter os negócios focados apenas no outbound pode ser uma característica atrativa.
Mas não há como negar a facilidade, otimização de tempo e espaço, profissionalização e melhorias que as inovações podem proporcionar.
A área de compras de uma empresa é responsável por uma das etapas que mais ganha com o advento da internet. Afinal, os processos mecânicos, repetitivos e maçantes foram substituídos por inúmeras ferramentas facilitadoras de automação.
Hoje é irreal imaginar produções em larga escala sem o uso das esteiras, por exemplo. No setor de compras acontece o mesmo com as ferramentas de integração e os sistemas, CRM, por exemplo.
O portal de compras é outra ferramenta que facilita a comunicação, negociação e o processo de aquisição de insumos e serviços.
A eficiência do processo produtivo vai além de focar em vendas e novos clientes.
Quando olhamos para a cadeia de suprimentos – insumos, fornecedores e transporte – entendemos que existem custos que podem ser negociados, etapas otimizadas e ainda assim manter a qualidade do produto e se preocupar com a satisfação do cliente.
Bom, parece muita coisa para um setor, não é?
Exatamente para isso que novas tecnologias surgem a todo momento. Neste artigo você vai entender melhor a importância de um portal de compras, suas vantagens e como essa ferramenta pode interagir com outros setores.
Vamos lá?
Boa leitura!
O que é um Portal de Compras?
O termo portal de compras acaba gerando confusão se compararmos com um e-commerce ou Marketplace. Isso se dá, em grande parte, porque são termos que se assemelham bastante.
Para facilitar a compreensão podemos dizer que um portal de compras é um e-commerce voltado para o contato empresa-fornecedor.
No caso da loja eletrônica, o vendedor possui um site no qual oferece seus produtos e/ou serviços e os clientes podem se cadastrar e efetuar suas compras online.
O processo do portal de compras é um site idealizado pelo comprador, empresa, para facilitar o contato com possíveis fornecedores e efetuar os pedidos de maneira mais rápida e prática.
É uma ferramenta bastante eficiente para facilitar a comunicação entre as empresas e seus fornecedores.
Aqueles portais de compras que englobam diversas empresas e fornecedores são ditos como Marketplaces B2B. Portanto, todo Marketplace é um portal de compras, mas nem todos os portais de compras são Marketplaces.
Ficou confuso?
Então vamos conhecer um pouco mais de cada um destes termos.
Marketplace X Portal de Compras
Já falamos aqui no blog sobre Marketplace. Que, de maneira resumida, é um shopping online, no qual várias empresas, de pequeno a grande porte, podem exibir seus produtos, ofertas e catálogos em um único site.
O Marketplace gera uma série de benefícios para as empresas participantes, para o próprio site e clientes. Afinal, os preços tornam-se mais competitivos, o cliente pode conhecer novas marcas e comprar produtos de vários setores em um único local.
Este tipo de site, como Submarino, Extra, Americanas, são considerados, antes de serem Marketplaces, portais de compras.
Afinal, a ideia de um portal de compras é que fornecedores e compradores tenham um contato direto e com chances de escalar mais rapidamente no mercado.
O comércio eletrônico tornou-se tão necessário exatamente pela escalabilidade.
Por exemplo, se uma loja de ferramentas de bairro decidisse por focar em conquistar novos clientes. O máximo que ela alcançaria seria clientes do próprio bairro ou, no caso mais utópico, de bairros de toda a cidade.
O Marketplace possibilitou que essa microempresa tivesse contato com clientes que compram na Submarino, por exemplo, com o marketing, estratégias e nome que esta grande empresa tem.
E, nos casos B2B, esta mesma empresa pode tornar-se uma fornecedora para milhares de outras.
O portal de compras permite esta mesma escalabilidade, mas focado no setor de compras de uma única empresa.
Como assim?
Diferente do Marketplace, no portal de compras existe uma única empresa que exibe suas atividades e torna-se disponível para o contato com fornecedores. Tudo isso online, sem inúmeras planilhas, telefonemas, e-mails e visitas.
Como funciona um Portal de Compras
Dentro de um portal de compras empresas menores podem conseguir vantagens que, no mundo real, costumavam ser oferecidas apenas para grandes empresas do mercado. Mas como funciona um portal de compras, na prática.
Comprador
Supondo que você esteja a procura de suprimentos e através do e-procurement crie um portal de compras. O gerente de compras pode fazer o processo de busca por fornecedores de maneira autônoma ou através do sistema de autocadastro.
No primeiro caso é o gestor do portal de compras quem localiza e contata os fornecedores em potencial. Como é um sistema informatizado esse processo torna-se mais rápido e fácil.
A cadeia de possíveis fornecedores pode ser muito mais extensa do que sem o portal de compras. O comprador pode solicitar orçamentos e então começar as rodadas de negociações.
Depois de elencar os fornecedores que mais lhe agradem o processo de compras segue como se fosse por telefone ou e-mail. O pedido é concretizado, pagamento feito e basta aguardar a mercadoria.
Vale ressaltar que as qualificações dos produtos e serviços, prazos e meios de pagamento são expostos logo no início do processo, mas estes itens podem mudar conforme as negociações avancem.
Vendedor
No caso da empresa ser um fornecedor, ela deve se cadastrar como empresa vendedora dentro do portal de compras que utilize seus produtos e/ou serviços (autocadastro). Basta que ela possua um CNPJ e preencha as informações solicitadas.
É através do portal que ela fará sua oferta e entrará na rodada de negociações com outros fornecedores. Após o aceite, o pedido acontece seguindo as qualificações, prazos e opções de pagamento acordadas.
Vale ressaltar que existem muitos portais de compras na internet e alguns itens podem variar conforme a política e as normas internas de cada portal. A dinâmica de negociações, ofertas e pedidos costuma ser bastante semelhante.
Vantagens de um Portal de Compras
Como você deve ter notado existem algumas ferramentas de automação, em todas as áreas, que costumam facilitar muitas etapas e dificultar outras.
O Big Data, por exemplo, é uma ferramenta incrível, mas sem uma equipe muito capacitada suas análises e criação de estratégia podem ser complexas ou ineficientes.
No caso do portal de compras não temos isso. Ele costuma ser vantajoso para todos os participantes, tanto internamente (entre os setores), quanto externamente (fornecedor-comprador).
Não é necessário ter uma equipe especialista na criação ou manutenção do portal de compras. A ferramenta e-procurement realiza toda esta parte, basta que os gestores leiam as informações e criem as estratégias.
Vamos ver algumas das principais vantagens de fazer parte de um portal de compras.
AUMENTO DE PROFISSIONALISMO
Tornar o processo produtivo mais profissional é uma das estratégias de solidificação mais eficientes. Afinal, empresas amadoras, ou com gestores amadores, tendem a sair muito rápido do mercado devido à falta de poder competitivo.
Quando um gestor pensa em se tornar cada vez mais profissional em cada fase é natural que a produtividade e a satisfação dos clientes e parceiros aumentem.
Fazer parte de um Marketplace ou ter um portal de compras sinaliza para o mercado que você acompanha o que está acontecendo. Além, é claro, de deixar evidente que você é um forte concorrente.
GOVERNANÇA CORPORATIVA
Um portal de compras corrobora com a estratégia de governança corporativa. Como você já deve saber a boa governança inclui inúmeros itens, e grande parte deles pode ser beneficiado com o portal de compras.
Como, por exemplo:
Auditoria;
Transparência;
Prestação de contas;
Responsabilidade corporativa;
Relacionamento interno;
Dentre outros.
Vamos falar um pouco sobre alguns destes itens.
A transparência é um dos benefícios gerados por inúmeras ferramentas de automação, não somente no setor de compras como em todo processo produtivo.
Quando arquivamos e compartilhamos informações em nuvem ou em sistemas, os riscos de fraudes, falhas e ocultações caí consideravelmente. Afinal, estas informações ficarão disponíveis mesmo com a troca de pessoal.
Outro ponto da governança corporativa que pode ser beneficiado é a auditoria, e o item acima citado corrobora com a eficiência deste segundo. Afinal, a transparência em relação às transações financeiras do setor de compras é fundamental na auditoria.
Controle dos Gastos
Visualizar os gastos é a melhor maneira de identificar a alocação incorreta dos recursos financeiros. Ter um portal de compras permite que os gestores visualizem claramente quais itens são mais dispendiosos e quais apresentam menor lucratividade.
Este item é fundamental para impulsionar a busca por novos insumos e fornecedores.
Relacionamento com Fornecedores
Uma das maiores vantagens de um portal de compras é estender o ciclo de parceiros. O poder de alcance da internet deixa de ser regional para se tornar mundial. O aumento do contato com a China é um grande exemplo disso.
Afinal, quando conseguiríamos construir relações com fornecedores asiáticos utilizando telefonemas e emails? O processo não seria apenas mais caro como também muito mais demorado.
Através de um portal de compras é possível estabelecer uma comunicação muito mais ágil e cotidiana com os novos e antigos parceiros.
Gestão de Contratos e Pedidos
Esta vantagem é especialmente importante para empresas de médio e grande porte. O portal de compras permite que os gestores tenham à mão todos os pedidos de compras atuais e passados. Isso facilita o controle e a gestão de todos os contratos.
Além, é claro, de agilizar os pedidos com base nas solicitações anteriores.
Gestão Baseada em Indicadores de Performance
Uma das maiores vantagens da automatização é a análise de indicadores e construção de novas estratégias que potencializem pontos positivos e minimizem as falhas.
Através do portal de compras o gestor pode realizar a gestão dos indicadores e alinhar os próximos passos.
Preços mais competitivos
Com a facilidade de encontrar e se comunicar com um número maior de fornecedores o processo de negociação torna-se mais vantajoso. Afinal, a cotação com diversas empresas permite que o setor de compras tenha contra-propostas melhores.
Esse fato, naturalmente, possibilita o acesso a preços mais competitivos.
Outras Vantagens:
Aumento do lucro direto na compra;
Qualidade de informação;
Compliance;
Rastreabilidade.
Para as empresas Vendedoras (Fornecedores)
Aumento da lucratividade;
Transações mais ágeis;
Maior portfólio de clientes;
Escalabilidade mais rápida e menos custosa;
Automação do gerenciamento de negociações e pedidos;
Comunicação simplificada com as empresas parceiras;
Diminuição dos custos com prospecção e fidelização;
Dentre outros.
Quais empresas devem ter um Portal de Compras?
Como mencionamos anteriormente, o portal de compras é bastante democrático. Ele abrange empresas privadas de pequeno a grande porte. Além, é claro, dos portais de compras governamentais.
Portal de Compras Governamental
Os portais de compras B2G são os mais antigos e conhecidos. Afinal, as transações entre empresas e governos já ocorrem a bastante tempo.
Ter um portal de compras que facilite esta comunicação é imprescindível para que os governos tenham acesso a menores preços, transacionem de maneira transparente e aloquem melhor seus recursos.
B2B
As transações de empresa para empresa foram o foco deste artigo. Mas vale reiterar que as micro e pequenas empresas podem – e devem – automatizar o seu setor de compras utilizando o portal de compras.
As empresas de médio e grande porte, com certeza, já utilizam um portal de compras. Afinal, a vantagem competitiva da automação é um degrau necessário na expansão e solidificação de uma empresa.
Mas, afinal, você sabe o que é automação?
Automação do Setor de Compras
A automação do setor de compras já vem acontecendo há algum tempo. Sistemas de integração, padronizações de catálogo, robotização e muitas outras ferramentas e sistemas possibilitaram a diminuição de custos e potencializam os ganhos.
O Marketplace B2B e o portal de compras foram consequências diretas da automação e do aumento das transações através da internet. Hoje é muito difícil não encontrar um e-commerce das lojas, fábricas e distribuidores.
E, quando elas não possuem, costumam estar nos grandes Marketplaces. Não estamos falando apenas de grandes empresas como Nike, Apple, LG, mas também de micro e pequenas empresas.
Afinal, o e-procurement e o portal de vendas pode ser útil para todas as empresas que possuam um setor de compras.
Acompanhar as tendências de automação, fazer análise de compatibilidade com o seu setor e inserir as ferramentas adequadas, hoje, é o que torna a empresa mais competitiva no mercado.
Como o acesso à informação tornou-se mais abrangente a competição também se acirrou. Agilizar processos manuais e repetitivos fez com que empresas pequenas pudessem competir com outras mais sólidas e fortes.
E-procurement
E-procurement, como você já deve conhecer, é a tecnologia que permite criar um portal de compras. Através deste serviço o gestor de compras pode deixar a criação e manutenção do portal a cargo de uma empresa especializada.
traz economia para as empresas devido à redução dos custos para a aquisição de insumos;
trabalha diretamente com a possibilidade de rastreabilidade e auditabilidade;
promove o trabalho em equipe de compradores e fornecedores.
Para entender como esta tecnologia funciona vamos elencar quais são os módulos do e-procurement da IBID. Vale ressaltar que eles podem ser instalados conforme a necessidade da sua empresa:
Requisição:
As demandas podem ser publicadas para o departamento de compras, segmentando de acordo com o foco do comprador e o estilo da solicitação. Assim, é possível priorizar as demandas e identificar aquelas que possuem um fluxo menor e mais rápido.
Recebimento:
O follow-up de compras preventivo e corretivo pode ser realizado para que os processos ocorram da melhor forma possível. Além disso, é possível compartilhar com os fornecedores os dados dos bens e serviços comprados.
Pedido:
O sistema envia automaticamente os pedidos para a empresa vencedora da cotação e o fornecedor pode verificar o pedido rapidamente, evitando atrasos por falhas de comunicação ou divergências.
Os acordos de fornecimento podem ser compartilhados com os fornecedores, com todas as suas especificações. Desta forma, os pedidos são gerados automaticamente, o que aumenta a produtividade e eficiência.
Cotação:
Nesse processo, as necessidades de compras são publicados para os fornecedores, as propostas tornam-se, portanto, padronizadas. Todas as etapas do processo ficam visíveis e a documentação é disponibilizada com maior transparência.
Financeiro:
As contas a pagar são detalhadas, isso evita atrasos e insatisfações. A publicação de históricos de fatura também facilita o acompanhamento por parte dos fornecedores.
Gestão de fornecedores:
As informações cadastrais dos fornecedores podem ser vistas e atualizadas de acordo com os dados da Receita Federal e outras fontes de consulta.
Follow-up das compras:
O contato com os fornecedores pode ser feito automaticamente por meio eletrônico, aumentando a pontualidade da entrega.
Conclusão
A automação do processo produtivo é um assunto muito em voga e não deve deixar de ser tão logo. Afinal, novas ferramentas, tecnologias e estudos surgem diariamente no mundo.
Estar atento ao que ocorre e quais destas novidades tem surtido efeito deve tornar-se uma atividade rotineira para todas as empresas.
O portal de compras é uma destas ferramentas de automação que trouxe inúmeras vantagens não apenas para o setor de compras, mas também para o processo como um todo.
Afinal, menores custos, alocação correta de capital financeiro, boa governança corporativa são alguns dos benefícios que atingem a empresa por completo.
Você também conheceu qual a tecnologia que está por trás do portal de compras e-procurement. Mostramos também quais são os 8 módulos desta tecnologia para nós da IBID.
Pronto para inserir o setor de compras da sua empresa em um portal de compras?
Lembre-se de deixar nos comentários suas dúvidas ou sugestões.
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