Automação do processo de compras: vantagens e 5 passos para iniciá-la

A automação do processo de compras é uma urgência para empresas de todos os portes e nichos. Afinal, o setor acumula grande parte de funções burocráticas e repetitivas que podem tomar tempo, capital e pessoal.

Quanto mais manual as operações de compras, mais prejuízo para a empresa. E, neste caso, estamos falando de limitadores de crescimento e faturamento. Isso porque o seu negócio deixa de atingir os objetivos, porque não consegue focar no core business, mesmo que possua potencial.

De acordo com Associação Brasileira de Automação, as empresas brasileiras evoluíram neste quesito nos últimos anos. Muito, claro, por influência da pandemia, que impactou diretamente a automação nos setores de relacionamento com os clientes e com os colaboradores.

Com o número elevado de empresas fechando e novos negócios abrindo com baixos níveis de automação, a evolução pode conter alguns vieses. Isso significa, superficialmente, que há uma densa disparidade entre os níveis de automação nos diferentes portes de organizações e, principalmente, entre seus setores internos.

Podemos olhar este cenário de maneira negativa, supondo que as indústrias e empresas brasileiras estão muito atrás no quesito tecnologia e inovação. No entanto, se analisarmos estrategicamente, há muito espaço para crescimento e aqueles que identificarem a oportunidade podem se destacar no mercado.

Se este é o seu caso, continue a leitura para entender melhor o cenário da automação do processo de compras e porque ela se faz tão importante para a gestão, a transparência e o potencial de crescimento das empresas.

Boa leitura!

Nível de automação do processo de compras e na logística

O processo de compras é uma etapa muito importante da logística. Afinal, uma gestão eficiente impacta diretamente a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Além, claro, do controle sobre custos e, consequentemente, do potencial de faturamento do negócio.

Mas não para por aí. Hoje, o setor de compras também afeta consideravelmente a imagem e reputação da empresa. Principalmente, nas áreas de responsabilidade socioambiental e de governança, o famoso ESG.

Apesar da crescente preocupação por processos mais eficientes, com menos desperdícios e impactos ambientais, esta não é uma realidade para grande parte das empresas. E se torna ainda menos presente em organizações de pequeno e médio porte.

Isso porque há o já conhecido debate entre ganhos e investimentos. E é exatamente aí que a automação pode ser a melhor solução!

As principais tendências dos últimos anos estão no relacionamento e comunicação com fornecedores e na última fase da logística, referente a entregas ao cliente final. Percebemos, portanto, que ainda há um grande hiato no quesito automação no processo de compras.

Mas é preciso mencionar que gestores com visão e atualizados a respeito das principais inovações do mercado já notaram as possibilidades para tornar o setor mais eficiente, lucrativo e responsável.

Percebendo, assim, que o investimento não é um contraponto a ganhos e sim um potencializador.

A questão é: onde estão os principais potenciais de automação?

Quais processos podem ser automatizados no setor de compras?

Podemos dividir o setor de compras em 7 processos básicos, são eles:

• recebimento da necessidade;
• escolha e análise de fornecedores;
• aprovação da requisição de compra;
• ordem de compra;
• concretização do pedido e faturamento;
• pagamento;
• integração e relacionamento com fornecedores.

Comumente o envio da ordem de compra e o pagamento são de responsabilidade do setor financeiro da empresa. No entanto, ambas etapas passam pela gestão do setor de compras, primeiro pela comunicação ao fornecedor sobre a aprovação de compra e segundo na informação sobre os trâmites da negociação a respeito do pagamento.

Todos os processos acima podem ser automatizados, quanto maior o processo burocrático e repetitivo, maiores os ganhos diretos com a automação. Afinal, estaremos transferindo para sistemas e ferramentas tecnológicas atividades que não precisam de operacionalidade humana.

Mas você sabia que os benefícios indiretos podem ser tão ou até mais relevantes para o seu negócio? Confira abaixo!

Quais os benefícios da automação do processo de compras?

Como visto acima, o principal benefício da automação do processo de compras é a economia de tempo, dinheiro e pessoal em etapas burocráticas. Tais como:

• cadastro de fornecedores,
• publicação de demandas;
• fluxos de recebimentos, faturamento e gerenciamento de pedidos,
• controle de estoque,
• compartilhamento de contratos e a
• comunicação de demanda.

Com as ferramentas corretas, a automação destes processos de compras possibilita:

• ganho de eficiência;
• aumento da produtividade;
• integração entre setores, etapas e ações da empresa;
• maior escalabilidade;
• diminuição de falhas e desperdícios;
• aumento do potencial de crescimento do negócio;
• economia de tempo e capital;
• disponibilidade para que os colaboradores operem no core business ao invés de focar esforços em ações repetitivas e secundárias.

Mas um dos maiores ganhos para o setor está relacionado à possibilidade de captura de dados valiosos essenciais para o planejamento estratégico de toda a empresa.

Com ferramentas robustas, como o e-procurement, é muito mais simples e efetivo reter e analisar dados por meio da integração, do follow-up eletrônico preventivo e corretivo e do registro de todos os processos.

Assim, os gestores podem identificar falhas e gargalos durante cada etapa, por meio da análise de indicadores de performance estratégicos. Além de antecipar os riscos e identificar tendências, para desenvolver soluções com menor tempo de resposta.

Por fim, e, hoje, um dos ganhos mais urgentes para as empresas, a automação do processo de compras é fundamental para aumentar a transparência do setor e da empresa em sua totalidade.

Por que a automação beneficia a gestão do setor de compras, confiabilidade, transparência e segurança do seu negócio?

O setor de compras movimenta, normalmente, boa parte do capital que circula pela empresa, certo? As possibilidades, portanto, de fraudes e golpes são elevadas.

Quando episódios assim ocorrem a empresa pode ter grandes perdas financeiras, mas, principalmente, é possível que sua imagem e confiança no mercado sejam severamente abalados. Se as ocorrências forem reiteradas ou internas, as fraquezas do seu negócio ficarão ainda mais evidentes.

Impactando, claro, o sucesso da empresa e a sua autoridade frente aos concorrentes, parceiros e clientes.

Com a automação do processo de compras, a performance de cada etapa será registrada por um sistema. O que, naturalmente, dificulta a manipulação, erros e ações maliciosas de operadores internos ou externos.

Na prática, os gestores terão mais facilidade na gestão de compras, assim como no fornecimento de materiais e ferramentas para auditorias. Ou seja, criamos um conjunto de processos muito mais transparentes, eficientes e seguros.

No final, essas ações serão determinantes para fortalecer a marca e criar autoridade no mercado. Impactando, desta forma, o crescimento saudável e estável da empresa.

Saiba mais: 3 maneiras de identificar melhorias para a gestão da área de compras.

Como dar início a automação do processo de compras?

Agora que você já sabe sobre a importância da automação do processo de compras, vamos à prática?

O plano de ação para automatizar sua empresa deve ser pensado e elaborado para atender suas demandas e possibilidades. Mas, para facilitar este processo, listamos alguns dos passos básicos que não podem faltar na sua jornada de automação, confira abaixo!

1. Mapeamento dos processos de compras

O primeiro passo da automação do processo de compras é o mapeamento de todo o setor. Cada etapa, cada atividade, ferramenta e colaborador precisam estar visíveis, especificados e discriminados detalhadamente.

Quanto mais eficiente e aprofundado for este levantamento, melhores resultados você terá com a estratégia de automação.

1. Análise de urgências

Com o mapeamento realizado na etapa 1, é possível fazer o levantamento de performance do setor de compras. Com a análise de resultados, as urgências ficarão muito mais claras e poderão ser quantificadas.

Processos com mais gargalos, ocorrências de fraudes e ineficiências devem ser colocados no início da lista. Em seguida, a empresa precisa verificar a sensibilidade deles para o desempenho do negócio e os possíveis ganhos com a automação.

E, novamente, quanto mais aprofundado este passo, mais acertada será a sua estratégia de automação.

1. Escolha das ferramentas

O terceiro passo é a escolha das ferramentas. Hoje, no mercado, existem centenas de opções para cada etapa ou processo da área de compras. Como, por exemplo:

• sistemas que utilizam Internet das Coisas para tornar estoques mais inteligentes, que se comuniquem com o setor de compras, ou automaticamente com fornecedores recorrentes para realizar o reabastecimento;
• ferramentas capazes de automatizar o recebimento de notas fiscais, cruzando dados, recepcionando arquivos, validando as informações, agendando pagamentos e muito mais;
• armazenamento na nuvem para inserir informações e o banco de dados em um local não físico, aumentando a segurança e a disponibilidade da informação;
• softwares de Big Data capazes de capturar e armazenar grandes dados valiosos para a empresa;
• outras soluções que utilizem Inteligência Artificial (IA), Learning Machine, Cloud Computing, IoT, Big Data Analytics e Robotic Process Automation (RPA).

O ideal é investir em ferramentas que sejam integráveis, para garantir a comunicação e a cooperação entre diferentes softwares e sistemas já existentes.

O ERP, apesar de não estar ligado diretamente com a gestão de compras, e o e-procurement são duas das ferramentas que mais podem auxiliar o seu negócio no processo de automação do setor.

Leia mais: Como saber qual é o momento certo para investir em um software de compras?

1. Planejamento

Com todas estas informações, dados e metas em mãos, é a hora de documentar e programar a automação de processos de compras. Isso deve ser realizado por meio de um plano de ação, nele deve conter:

• objetivos e metas;
• estratégias e ferramentas que serão utilizadas;
• orçamento disponível;
• processos que serão impactados direta e indiretamente;
• colaboradores responsáveis pela implantação de novas ferramentas;
• capacitação dos envolvidos;
• indicadores de performance para acompanhar o desempenho das estratégias;
• cronograma de execução;
• métodos de monitoramento.

Vale ressaltar que o planejamento, assim como os demais passos, são etapas importantes para a sua empresa automatizar com segurança e eficiência. Mas o nível de complexidade, acompanhamento de especialistas e a robustez do plano de ação podem – e devem – variar conforme a demanda do seu negócio.

1. Monitoramento e readequação

Por fim, a última etapa da automação de processos de compra é o monitoramento. Ele é um passo fundamental para verificar se as estratégias implantadas estão atingindo os resultados esperados.

Caso haja gargalos ou as soluções estejam abaixo das expectativas, é necessário analisar os motivos e buscar soluções rapidamente.

Pode ser que a ferramenta escolhida ofereça um pacote aquém do demandado pelas operações do seu negócio, ou o suporte não realizou o acompanhamento adequado para sua equipe utilizá-la com a máxima eficiência.

Em outros casos, a ineficiência pode ser da capacitação de colaboradores ou até mesmo da estrutura atual da empresa. É por meio de monitoramento e análises frequentes que os gestores poderão identificar estas questões e readequar suas estratégias.

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Podemos concluir que uma boa ferramenta de automação pode não apenas auxiliar pontualmente em uma etapa do seu processo de compras como também no monitoramento das suas demais estratégias.

E, assim, auxiliar sua empresa a construir uma cultura organizacional pautada em transparência, inovação e melhora contínua.

Quer investir na automação do processo de compras, mas não sabe muito bem por onde começar? Que tal contar com um sistema de e-procurement capaz de:

• manter sua base de fornecedores atualizada, com controle de todos os documentos necessários;
• aumentar a agilidade e eficácia da comunicação com sua rede de parceiros;
• padronizar e automatizar as propostas, tornando as transações mais rápidas e objetivas;
• desenvolver gráficos interativos, com indicadores de performance ricos para a sua empresa. Facilitando, assim, a identificação de tendências e antecipando riscos;
• aumentar a rastreabilidade e auditabilidade de todos os processos!

E tudo isso por meio de uma ferramenta simples, estável e segura! Sem contar o acompanhamento próximo de um time de especialistas, para melhorar seus resultados e a sua usabilidade!

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