MATRIZ GUT: SAIBA COMO MONTAR

O gestor cotidianamente enfrenta a situação crítica de definir prioridades.

Há um vasto leque de ações a ser implementado, mas por onde começar?

Quais critérios utilizar na análise?

Como reduzir o risco de crise?

Tais obstáculos podem ser superados com o uso da Matriz GUT, uma ferramenta de administração eficiente e de fácil aplicação.

A Matriz GUT foi desenvolvida em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em questões organizacionais.

A ferramenta tem como objetivo priorizar de forma racional as ações de tomada de decisão dentro da empresa. Para isso, ela trabalha com três variáveis:

•          Gravidade (G) – a intensidade do prejuízo ou dano decorrente de uma ação.
•          Urgência (U) – o tempo disponível para a solução do problema, evitando ou minimizando o dano.
•          Tendência (T) – o comportamento (melhora ou piora) do problema com o decorrer do tempo.

A aplicação da ferramenta dá ao gestor a orientação sobre o que deve ser feito primeiro, por que e por onde começar.

Dessa forma, ele tem condições de alocar recursos humanos e materiais de acordo com a necessidade.

A Matriz GUT dá apoio à concepção de planejamento estratégico, é aplicável na classificação de temas diversos e pode ser empregada na organização de tarefas com prazo rígido de entrega.

Para colocá-la em prática, é simples. Basta seguir apenas quatro etapas, que explicaremos a seguir:

Etapa 1

Liste todos os problemas que devem receber atenção da equipe.

Etapa 2

Atribua pontos a cada item em análise, levando em conta a gravidade do dano (G), o tempo (U) para tomada de decisão e as possíveis consequências (T).

A pontuação para cada item (G, U, T) vai de 1 a 5, expressando graus de complexidade. Eis os parâmetros de classificação:

G=1 → sem gravidade (dano mínimo);

G=2 → pouco grave (dano médio);

G=3 → grave (dano regular);

G=4 → muito grave (grande dano);

G=5 → extremamente grave (dano gravíssimo).

U=1 → longuíssimo prazo (a partir de dois meses) e não há pressa;

U=2 → longo prazo (um mês), podendo esperar;

U=3 → prazo médio (15 dias), atuar o mais rápido possível;

U=4 → prazo curto (7 dias), atuar com urgência;

U=5 → imediatamente (problema está ocorrendo), atuar instantaneamente.

T=1 → o problema desaparece ou não se agrava;

T=2 → o problema tende a piorar no longo prazo;

T=3 → o problema permanece ou tende a piorar no médio prazo;

T=4 → o problema aumenta ou vai piorar no curto prazo;

T=5 → o problema piora rapidamente e oferece grande risco.

Etapa 3

Classifique cada problema a partir da pontuação.

O cálculo é feito a partir da multiplicação dos valores de cada variável (G x U x T).

A prioridade se estabelece a partir da maior pontuação para a menor

Etapa 4

Defina as ações estratégicas para eliminação dos problemas, de acordo com as prioridades apontadas pela Matriz GUT.

O cenário ideal para aplicação da Matriz GUT prevê a participação do maior número de funcionários, pelos menos, nas três primeiras etapas.

Um conjunto ampliado de pessoas consegue identificar com maior exatidão os diversos ângulos de um problema.

Veja um exemplo de aplicação da Matriz GUT.

Familiarizado com a Matriz GUT?

Agora é só colocá-la em prática! Compartilhe a experiência nos comentários.