SETOR DE SUPRIMENTOS REMOTO: TENDÊNCIAS QUE SE TORNARAM EMERGÊNCIAS NA SUPPLY CHAIN

Uma das realidades de suprimentos durante – e pós – pandemia é o setor de suprimentos remoto. Apesar de já ser uma tendência muito forte no exterior, o trabalho remoto ganhou evidência nos últimos meses. Principalmente, para as empresas que precisaram se readequar para continuar suas atividades durante o isolamento.

Falamos, portanto, sobre home office e também da automatização para enfrentar os impactos do isolamento social. Essas foram algumas das melhores soluções para minimizar a paralisação do setor, exportando para o home office algumas das funções do setor de suprimentos.

Mas, essa transição não é assim tão simples. apesar dos inúmeros benefícios do home office, existem alguns obstáculos que podem tornar o setor de suprimentos remoto muito ineficiente. Para te ajudar a visualizar essas questões, listei algumas das principais dificuldades deste modelo de trabalho e 3 dicas para torná-lo muito mais eficiente.

Vamos lá?

Boa leitura!

Como funciona o setor de suprimentos remoto?

A ideia do setor de suprimentos remoto é operar exatamente como se estivesse dentro da empresa, com cada colaborador na sua mesa, com seu computador e toda a estrutura necessária para se comunicar com os fornecedores, fazer pedidos, etc. A diferença é que ele estará longe da empresa.

Portanto, todos da equipe de suprimentos realizam suas funções de casa, ou local escolhido fora da empresa, como um coworking, por exemplo. No cenário hibrido, no qual a empresa mescla entre o trabalho remoto e o presencial, é possível determinar alguns dias da semana para o trabalho presencial e remoto.

Vale ressaltar que isso deve ser uma tendência que se aplicará no cenário pós-pandemia. Na Europa, por exemplo, o trabalho remoto já era uma realidade bem conhecida dos colaboradores, neste modelo híbrido. E eles já percebiam alguns dos desafios que nós estamos vivenciando por aqui. Veja só alguns deles.

Principais dificuldades do setor de suprimentos remoto

O contexto que estamos vivendo foge de qualquer outro de crise, ou instabilidade. Isso fez com que muitas empresas precisassem se adequar de forma não planejada. Resultado? Mudanças sem a estrutura necessária para garantir eficiência.

Foi exatamente o que ocorreu com o setor de suprimentos remoto. O colaborador teve que mudar o seu ambiente para dentro de casa, sem o suporte e a estrutura adequados para manter suas atividades.

Ele, por exemplo, não possui o arquivo de fornecedores, ou memória suficiente para instalar todos os sistemas e programas aos quais tinha acesso na empresa. Sem contar a rotina de reuniões para atualizar informações de extrema importância sobre estratégias, resultados e novos dados do setor.

E, claro, muitos colaboradores também não tinham o espaço necessário para trabalhar, tão pouco o ambiente focado e tranquilo de uma sala de escritório. Neste momento você talvez esteja pensando: Bom, não é possível garantir eficiência no setor de suprimentos remoto.

É aí que está o engano! Na verdade, o trabalho remoto pode ser extremamente vantajoso para empresa. Inclusive, gerando um aumento da produtividade, melhora no bem-estar dos colaboradores, queda dos custos fixos e variáveis. Além, do aproveitamento criativo de áreas da empresa.

Mas, como?

Bom, a sua empresa precisa se estruturar adequadamente para atender este novo formato de trabalho. Veja abaixo 3 dicas, que aprendi na prática, para tornar mais eficiente o setor de suprimentos remoto.

Antes, não deixe de ler – PREVISÕES LOGÍSTICAS PÓS-PANDEMIA E COMO MINIMIZAR OS PREJUÍZOS NESSE SETOR.

Como tornar o trabalho remoto do setor de suprimentos mais eficiente

Apesar dos inúmeros desafios que citamos acima, você também percebeu que o setor de suprimentos remoto também pode ser muito vantajoso para a empresa e, claro, para o colaborador.

O que precisamos é planejar essa transição. É claro que, no cenário atual, essa mudança foi realizada de forma emergencial. Mas, agora, com mais calma, existem algumas ações que você pode incluir no planejamento estratégico para realinhar as atividades atuais, remotas, com o cotidiano esperado. Veja como:

1 – Ofereça a estrutura adequada para o colaborador

Se tem algo que pode impedir a sua empresa de transformar o setor de suprimentos remoto é a falta de tecnologia. Sim, é impossível implantar qualquer trabalho remoto sem estrutura tecnológica.

Você precisa, portanto, de:

• Canais rápidos de comunicação interna e externa;
• Sistema de compras integrado e eficiente;
• Máquinas, e demais ferramentas, para tornar o trabalho do colaborador possível.

De imediato pode parecer um investimento grande, mas, acredite, ele trará retorno no curto prazo. Principalmente se a sua empresa compreender os resultados reais do trabalho remoto.

É claro que, se esse não é um formato de trabalho que você pretende manter no longo prazo, o ideal é fazer o investimento de acordo com a usabilidade para o seu negócio.

Mas, um alerta! Muitos países da Europa e da Ásia, que acreditavam estar livres do COVID-19 estão passando pela segunda onda do vírus. Isso quer dizer que, apesar dos avanços relacionados a vacina e a curva, não há certeza alguma sobre o fim exato desse cenário pandêmico.

Portanto, vale a pena incluir isso no seu planejamento estratégico. E pesquisar ferramentas e sistemas que estejam de acordo com o orçamento disponível. Sem elas a sua empresa sentirá muito mais os impactos da paralisação, do que os concorrentes que estão pensando a longo prazo.

O sistema de e-procument da IBID pode ser a ferramenta certa para a sua empresa. Quer saber porquê? Então, fique por aqui, que no final vou explicar um pouco mais sobre a nossa ferramenta e como ela pode ser uma aliada perfeita para garantir a eficiência do setor de suprimentos remoto.

2 – Faça um planejamento de comunicação adequado

Você vai ler muito por aqui sobre planejamento. Por quê? Bom, eu acredito realmente que a falta de planejamento é um dos maiores responsáveis por tantas empresa não conseguirem neutralizar, mesmo que parcialmente, a avalanche de impactos do COVID-19.

Além do planejamento óbvio, relacionado a reservas e questões financeiras, o momento atual pede uma atenção extra para a comunicação interna. Afinal, depois da infraestrutura, que citamos acima, ela é o segundo fator mais prejudicado no setor de suprimentos remoto.

Quando transferimos o contexto de trabalho para casa, e separamos o cotidiano de cada colaborador, é natural que as trocas diminuam. Afinal, não há mais reuniões presenciais, ou aquela conversa sobre um fornecedor difícil no momento do café, tão pouco aquela consulta rápida na mesa ao lado para conferir alguma atualização.

Essas trocas são fundamentais para qualquer setor da empresa. São nestes momentos que ideias – e problemas – surgem e fatos tornam-se mais óbvios. Sabe aquele velho clichê que duas cabeças pensam melhor que uma? Pois é, ela faz sentido dentro da empresa.

Então, o que fazer para minimizar essa distância entre o seu time? Estabeleça canais de comunicação de acordo com as demandas. Por exemplo, uma ferramenta como o Skype, pode ser implantada para todos, tanto para realizar reuniões, como para trocar mensagens rápidas entre os colaboradores.

O Slack também pode ser utilizado com essa função e, inclusive, há a possibilidade de criar canais com equipes e projetos diferentes. E, claro, o e-mail também deve ser um canal de comunicação. Mas, como ele acaba sendo menos dinâmico que os demais, deixe esse meio de contato para notificações, lembretes e informações menos urgentes.

3 – Estabeleça reuniões e, se possível, encontros periódicos

Ainda no obstáculo da comunicação, temos uma terceira dica de como tornar o setor de suprimentos remoto muito mais eficiente: reuniões periódicas. No modelo de trabalho hibrido, esses encontros podem ser realizados pessoalmente. Mas, no cenário atual, o ideal é realizar reuniões por vídeo chamada, através do Skype, do Zoom, ou outra ferramenta que a empresa considerar compatível com o tamanho da equipe.

O importante é que estes encontros tenham pautas especificas e inclua o colaborador na rotina da empresa. Afinal, uma das maiores reclamações no modelo do setor de suprimentos remoto é a sensação de não pertencimento que a distância gera. Os colaboradores deixam de se sentir parte integrante da empresa. O que, naturalmente, gera desmotivação.

E isso impacta diretamente na produtividade e pro atividade da equipe.

Agora, vamos entender melhor como o sistema da IBID pode ser o aliado ideal para tornar o setor de suprimentos remoto muito mais eficiente? Veja só:

IBID

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Além de promover colaboração eletrônica entre compradores e fornecedores! Tornando-os, assim, reais parceiros de negócios. E, claro, colaborando para a eficiência do setor de suprimentos remoto.

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