E-Procurement: O que é, funcionalidades e vantagens.

Plataforma de e-Procurement: como escolher a melhor?

Investir em uma boa plataforma de e-Procurement é um processo natural e necessário a todas as empresas que buscam inovação, eficiência e escalabilidade.

O Brasil permanece atrás de muitos países na corrida tecnológica e, principalmente, no nível de automação empresarial. Apesar da rápida evolução durante a recente pandemia, muitos setores ainda mantêm atividades e processos manuais, repetitivos e onerosos.

E as tarefas relacionadas a negociação, aquisição e gerenciamento de suprimentos é um destes casos. Apesar do ganho de relevância e de potencial estratégico do setor de compras, ele ainda permanece engessado e arcaico em muitos negócios.

Isso, claro, traz inúmeras consequências, como gastos desnecessários, retrabalho, falhas e ineficiência. Além de afetar negativamente o relacionamento com fornecedores e a qualidade entregue ao cliente final.

Quer dar início a automação de Supply Chain da sua empresa, mas não sabe muito bem por onde começar? Então, você precisa saber mais sobre a plataforma de e-Procurement.

Continue a leitura para saber o que é, vantagens e como escolher o melhor software de e-Procurement.

O que é uma plataforma de e-Procurement?

E-Procurement é o conjunto de processos relacionados a aquisição e gerenciamento de suprimentos e serviços por meios eletrônicos. Desta forma, uma plataforma de e-Procurement é um ambiente digital que agrupa ferramentas e soluções voltadas para este setor.

A ideia é, portanto, automatizar uma das áreas mais críticas de uma organização, tornando a interação entre empresa e fornecedores mais simples, padronizada e eficiente.

Isso é possível porque grande parte das atividades e operações de procurement podem ser transferidas para ferramentas tecnológicas inteligentes e programáveis de acordo com a demanda e possibilidade do negócio. Permitindo, assim, a digitalização do setor.

Mas o ERP já não tem essa função?

Na prática, o “Enterprise Resource Planning” ou sistema de gestão integrado, não suporta todas as etapas da área de compras, formado por:

• requisição;
• cotação;
• negociação;
• gestão de fornecedores;
• workflow de aprovação;
• etc.

Dessa forma, o ideal é contar com uma ferramenta específica de e-Procurement que se integre com outras soluções tecnológicas e com o ERP da sua empresa.

Vale ressaltar que é muito comum que as empresas utilizem o procurement e compras como sinônimos, mas o termo em inglês trata mais especificamente da análise de mercado, busca e gerenciamento de fornecedores. Sendo, portanto, ainda mais estratégico para o negócio.

Com o investimento correto em automação, o procurement pode gerar uma série de benefícios para o seu negócio.

Quais as vantagens de utilizar plataforma de e-Procurement?

A automação e digitalização do setor de compras e, especificamente, de procurement é uma urgência para manter o potencial de competitividade das empresas. Afinal, a tecnologia aumenta o potencial de escalabilidade, auxilia na redução dos custos, aumento de produtividade e eficiência em todas as etapas.

Veja como isso é possível abaixo!

• Profissionalismo

Quando automatizamos tarefas de procurement, diminuímos as variações durante alguns processos. A estabilidade e a padronização garantem que o Acordo de Nível de Serviço será o mesmo, mesmo com diferentes colaboradores operando.

Ou seja, a qualidade e o nível de confiança entregue aos parceiros e clientes não sofrerá alterações. E isso será fundamental para construir a imagem de profissionalismo e autoridade da sua empresa no mercado.

• Governança / Compliance

Uma boa plataforma de e-procurement também tem impactos positivos na Governança do seu negócio. Isso porque a automação é um fator importante para facilitar a gestão e a liderança para conquistar os objetivos traçados.

Afinal, ela agiliza e melhora o grau de efetividade da tomada de decisões, assim como a identificação rápida de falhas, gargalos, tendências e oportunidades.

• Gestão Baseada em Indicadores

Falamos acima sobre Governança, e um dos principais responsáveis por facilitá-la é, sem dúvidas, a construção de uma gestão baseada em indicadores. Quando investimos em ferramentas tecnológicas conseguimos registrar todos os processos envolvidos. O que, naturalmente, permite a extração de métricas e quantifica o desempenho das atividades.

Com as informações corretas, a empresa consegue melhorar seu tempo de resposta e ajustar as estratégias para atingir as metas esperadas, com mais segurança e agilidade.

• Relacionamento com Fornecedores

Uma das funcionalidades da plataforma de e-Procurement é facilitar a comunicação entre empresa e fornecedores. Tanto na negociação, quanto no recebimento das propostas e follow up de compras.

Como você já deve imaginar, respostas ágeis, dados atualizados e a padronização de propostas são extremamente positivos para a construção de um bom relacionamento com fornecedores.

• Auditoria e Rastreabilidade

Outra vantagem muito importante para as empresas é a facilitação de auditorias e da rastreabilidade devido ao armazenamento e à documentação de todos os processos envolvidos.

Isso é possível pela digitalização proporcionada pela plataforma de e-Procurement. Aumentando, assim, a confiança da empresa para seus clientes e parceiros.

• Visibilidade dos Gastos

Por fim, outra vantagem muito importante da plataforma de e-Procurement é a visibilidade dos gastos. Por meio dos indicadores, os gestores podem acompanhar em tempo real cada um dos custos, preços e investimentos.

Essa é uma ferramenta muito importante na hora de traçar novas estratégias e identificar pontos de economia.

Qual o melhor software de e-Procurement?

Assim como qualquer outra ferramenta de automação, a melhor solução será aquela que se adapta à demanda e às possibilidades do seu negócio. Não é estratégico uma empresa de pequeno porte investir em um sistema extremamente robusto, complexo e caro.

O tempo de retorno, neste caso, seria extremamente elevado, e, em alguns casos, o nível de complexidade da solução pode, inclusive, trazer prejuízos para a empresa.

Isso significa que a melhor plataforma de e-Procurement não é uma unanimidade, você precisa avaliar as funcionalidades necessárias para automatizar suas operações de maneira eficiente. Para facilitar esta análise, listamos algumas das principais ferramentas de um bom software de e-Procurement, confira.

Funcionalidades indispensáveis para um software de e-Procurement

Algumas soluções podem variar no nível de complexidade, abrangência, volume de colaboradores ou até mesmo planos adaptados a diferentes portes de empresa.

Independentemente da sua possibilidade atual, o ideal é que a plataforma de e-Procurement escolhida tenha as funções necessárias para automatizar as funções do setor. São elas:

• Processo de qualificação e homologação de fornecedores;
• Gerenciamento de fornecedores homologados;
• Cotação de pedidos;
• Negociação de contratos;
• Pedidos de compra e reposição de estoque;
• Pagamentos e cobranças;
• Follow up de transações.
• Análise de dados – KPIS

Para isso, busque pelas seguintes ferramentas:

• Publicação da demanda e requisição para a área de compras/suprimentos, organizando por tipo de compra com o conceito de RFX;
• Compartilhamento das necessidades aos fornecedores selecionados, com padronização de propostas e análise comparativa.
• Geração ágil de pedidos;
• Follow-Up eletrônico preventivo e corretivo;
• Acompanhamento de fluxos de recebimentos por meio da publicação automática dos seus históricos de faturas a fornecedores e prestadores de serviços;
• Gerenciamento automatizado de fornecedores;
• Etc.

Dicas de como escolher a melhor plataforma de e-Procurement para o seu negócio

A principal dica para definir a melhor plataforma de e-Procurement é conferir se a tecnologia utilizada é integrável com outras ferramentas já utilizadas na organização.

Por mais completa que seja a solução escolhida, você precisará de outras e a integração é um grande diferencial para o sucesso da automação. Busque, portanto, por ferramentas que possibilitem essa comunicabilidade.

Outra dica muito importante na hora de escolher o software de e-Procurement é o potencial de escalabilidade. Essa ferramenta tem a capacidade de crescer com a sua empresa? Se a demanda aumentar, os processos se tornarem mais complexos, ela poderá acompanhar?

E, por fim, fique atento ao suporte oferecido! Sua empresa só alcançará os melhores resultados com a plataforma, se os colaboradores souberem como ter sucesso com ela. Invista, portanto, em um fornecedor que tenha o customer success como missão.

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